ZUGFeRD: Neuer Standard für E-Rechnungen
PDF/A-3 als bevorzugtes ZUGFeRD-Format
Mit den Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland – kurz ZUGFeRD – wird ein neues Dokumenten- und Datenformat für den Austausch elektronischer Rechnungen beschrieben. Ziel der Initiatoren ist es, einen neuen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch zu etablieren, der als nationale Norm formuliert und schließlich beim europäischen Komitee für Normung (CEN) eingereicht werden soll. Das PDF spielt dabei eine entscheidende Rolle: Denn die visuelle Darstellung der Rechnungsdaten wird über ein PDF/A-3 Dokument hergestellt und gleichzeitig eine Rechnungsdatendatei im XML-Format in das PDF/A-3 Dokument eingebettet.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), bestehend aus Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland, hat ein standardisiertes Format für den Austausch elektronischer Rechnungen erarbeitet. Erklärtes Ziel ist es, ein Format zu etablieren, welches für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern verwendet werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und -empfänger gewährleistet. An der Entwicklung des Formates waren unter anderem Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie und dem öffentlichen Sektor beteiligt.
Als favorisiertes Trägerformat wurde PDF/A-3 definiert: Dabei sollen XML-Dateien, die den Anforderungen des ZUGFeRD-Formates entsprechen, in PDF/A-3-Dokumente eingebettet und somit für Menschen wie Programme lesbar gemacht werden. Dadurch lassen sich Rechnungsdaten in strukturierter Weise senden und empfangen sowie unkompliziert auslesen und verarbeiten. Grundsätzlich ermöglicht wird dies dadurch, dass PDF/A-3 die Option bietet, beliebige Dateiformate einzubetten. Als Richtlinie dafür, welche Eigenschaften das resultierende PDF/A-3 Dokument aufweisen muss, um konform zu dem ZUGFeRD Standard zu sein, wurde ein Leitfaden entwickelt. Demnach muss erstens das Ausgangsdokument ohne die eingebetteten Daten bereits PDF/A-3 konform sein. Zweitens die XML-Datei mit Bezug auf das gesamte Dokument (Typ „Alternative“) eingebettet sein. Und drittens ein spezifisches Erweiterungsschema zur Identifizierung des Dokuments als ZUGFeRD-konforme Rechnung sowie entsprechende Metadaten implementiert werden.
Mithilfe des ZUGFeRD-Rechnungsformates soll es möglich werden, den Umgang mit elektronischen Rechnungen zu vereinheitlichen, um die wesentlichen Daten über alle Branchen hinweg abbildbar zu machen.