Langzeitarchivierung: Lesetipp zum Thema PDF/A

Wozu PDF/A?

Die normierte Variante des herkömmlichen PDF-Formates wurde Ende 2005 – in seiner ursprünglichen Version PDF/A-1 – als internationaler Standard ISO 19005-1 etabliert und ist seit Juli 2011 beziehungsweise Oktober 2012 in den erweiterten Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3 erhältlich – ebenfalls als ISO-Standard. Seitdem bildet das PDF/A-Format für viele Unternehmen die Grundlage zu einer unkomplizierten und sicheren Langzeitarchivierung. Der unschlagbare Vorteil des Dateiformates: Die Dokumente enthalten selbst alle zur Darstellung erforderlichen Bestandteile.

„Was Sie schon immer über PDF/A wissen wollten…“ lautet die Überschrift eines lesenswerten Artikels im Online-Magazin eGovernment zu diesem Thema. Die Autoren Olaf Drümmer und Gerald Viola beschäftigen sich hierin intensiv mit der Aufgabe der Langzeitarchivierung im öffentlichen Raum und der wichtigen Rolle des PDF/A-Formates in diesem Zusammenhang. Tenor: Das PDF/A-Format setzt sich, ob seiner universellen und zuverlässigen Anwendbarkeit, zunehmend in der Öffentlichen Verwaltung durch und ist mittlerweile als Werkzeug zur revisionssicheren Langzeitarchivierung nicht mehr wegzudenken. Darüber hinaus findet sich eine Reihe von Praxisbeispielen im Artikel, welche die enormen Vorteile veranschaulichen.

Mit webPDF von SoftVision lassen sich elektronische Dokumente unmittelbar in das PDF/A-Format umwandeln. Außerdem kann es ideal als Gateway zum Langzeitarchiv eingesetzt werden, da es die Möglichkeit bietet zu validieren, ob ein beliebiges PDF-Dokument mit dem PDF/A-Standard übereinstimmt. Auf diese Weise kann das Tool entscheidend dazu beitragen, dass eine ordnungsgemäße Archivierung gemäß ISO-19005 jederzeit sichergestellt wird.