E-POST Solutions – digitale Post als PDF/A

Deutsche Post verschickt als Dienstleistung digitale Kopien als PDF/A

Die Deutsche Post baut ihre digitalen Angebote weiter aus. Sie bietet seit einiger Zeit Geschäftskunden an, ihre Briefpost automatisch in digitale Kopien umzuwandeln. Die Verarbeitung erfolgt in PDF/A.

Die Kunden erhalten ihre Post dann auf dem E-POST Portal oder in E-POST Apps. Die Briefe können dann mobil gespeichert und beantwortet werden. Dieses Angebot unterstützt Unternehmen dabei, nach und nach komplett auf Papier zu verzichten und ein digitales Büro umzusetzen. Damit können sie wesentlich effektiver und nachhaltiger arbeiten. Das PDF/A Format ist für diese Anwendung ideal. Mit diesem Format ist eine plattformunabhängige Darstellung auf allen Endgeräten möglich. Hinzu kommt die Möglichkeit der Volltextsuche sowie dass die Dokumente in PDF/A eine Archivierung und lange Lesbarkeit garantieren.

Die Deutsche Post wandelt bei diesem Service die Briefpost vollautomatisch in digitale Dokumente um. Falls Briefsendungen nicht scanbar sind, oder vertraulicher Natur werden sie ungeöffnet aussortiert und weitergeleitet.

E-POSTSCAN für den Mittelstand

Gerade Unternehmen mit kleineren und mittleren Sendungsvolumen können von dem Angebot der digitalen Post profitieren. Die Unternehmen können dann auf ihren gesamten physischen Posteingang digital zugreifen, ohne großen Aufwand damit zu haben. Die Unternehmen verbessern somit ihre Kundenkommunikation, sparen Kosten und Ressourcen ein und haben den Vorteil, ihr digitales Büro schnell und unproblematisch umsetzen zu können, ohne Mitarbeiter mit Mehrarbeit zu belasten. Und der Posteingang ist und das ist bei vielen Unternehmen der kritische Punkt somit schonmal komplett digitalisiert.

Der sogenannte E-POSTSCAN umfasst das Scannen der täglichen Posteingänge und bietet außerdem noch einige modulare Zusatzleistungen zur optimalen Integration ins Bestandssystem an:

Zu den wichtigsten Funktionen, welche angeboten werden, zählen auch:

• Vorgangstrennung: Der Sendungsinhalt wird nach Dokumenten getrennt, also sortiert
• Inhalte der PDF-Dokumente sind mit Ihren Folgensystemen durchsuchbar
• optional Rechnungsauslesung: Erfassung zahlungsrelevanten Daten der Geschäftsrechnungen
• Neben dem Posteingang haben Sie auch die Möglichkeit den Postausgang komplett organisieren zu lassen. Die Geschäftskorrespondenz kann so auch komplett von e-Post Solutions geregelt werden.

Mehr zu den Zusatzmodulen: https://www.deutschepost.de/de/e/epost-solutions/input-management.html)

Rechnungseingangsverarbeitung: Auslesen von Rechnungen durch die Post

Die Deutsche Post bietet als Service an, dass ihre erzeugten PDF-Rechnungen dann per Texterkennung bearbeitet werden, also die zahlungsrelevanten Daten erfasst werden. Danach erfolgt eine Bereitstellung der ausgelesenen Daten über eine XML-Datei für elektronischen Rechnungsaustausch mit Orientierung am ZUGFeRD-Format. Der Vorteil liegt für die Unternehmen darin, dass die PDF-Rechnungen dann mit den eingebetteten XML-Dateien direkt in den Workflow zur Rechnungseingangsbearbeitung übernommen werden können. Durch diesen Prozess, also die aufwendige Vorerfassung durch den Service der Deutschen Post wird der gesamte Ablauf deutlich beschleunigt und effizienter. Durch Zusatzmodule ist es außerdem möglich, den Service individuell an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und auf Wunsch entsprechend auszubauen.

Was ist der Vorteil eines komplett digitalen Posteingangs für Unternehmen?

• Die zu scannenden Dokumente kommen direkt in die Scanstation, das Unternehmen hat damit keinerlei Aufwand somit werden Kosten eingespart (auch Anschaffungskosten für Scaninfrastrukturen und Personalressourcen)
• Mit den Zusatzfunktionen kann man noch effizienter arbeiten in den folgenden Arbeitsprozessen
• Die tägliche Briefpost steht sofort für die Mitarbeiter bereit, digital und standortunabhängig
• Die Datenverarbeitung findet nach der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) statt

Quelle:

https://www.pdfa.org/deutsche-post-schickt-digitale-kopien-als-pdf-a/

https://www.deutschepost.de/de/e/epost-solutions/input-management/digitaler-posteingang-kmus.html