Wie webPDF Personalprozesse vereinfacht

Die Arbeit im Personalbereich wird immer herausfordernder. Das liegt zum einen am Fachkräftemangel, der so gut wie alle Branchen betrifft, und vor allem Recruiting-Teams in Atem hält. Diese haben es immer schwerer, potenzielle Mitarbeitende zu gewinnen. Zum anderen führen aufwändige Personalprozesse dazu, dass schlichtweg die Zeit für die so wichtige strategische Personalarbeit fehlt. Doch wie schaffen es Organisationen, ihre Personalprozesse zu vereinfachen, um mehr Zeit für Strategie- und Beziehungsarbeit zu haben?

Die (Teil-)Lösung hierfür: eine digitale Personalakte.

Wozu eine digitale Personalakte?

Hauptzweck der digitalen Personalakte ist es, den Workflow im Personalbereich innerhalb eines Unternehmens möglichst effizient zu gestalten. Als Teil des Dokumentenmanagements sind in der elektronischen Akte alle dem HR zugehörigen Dateien gespeichert, z. B. Bewerbungsunterlagen, Personalgesprächsnotizen, Arbeitsverträge und Zeugnisse. Alles zentral gespeichert und verwaltet, mit einem Klick aufrufbar und – sofern gewünscht – verknüpft mit anderen Bereichen des Unternehmens. Schöner Nebeneffekt: Der Platz für große Aktenschränke bzw. Papierakten, der bisher nötig war, kann so anderweitig genutzt werden.

SAP und die digitale Personalakte

Neben branchenspezifischen Softwarelösungen gibt es diverse bekannte Anbieter, die sich auf SAP-Geschäftsprozesse spezialisiert haben, weil das mittlerweile als Standard bei vielen mittleren und größeren Unternehmen gilt. Einer dieser bekannten Dienstleister ist unser Partner XFT aus Walldorf, mit dem wir schon mehr als 10 Jahre erfolgreich zusammenarbeiten.

XFT ist SAP Silver Partner und entwickelt Software-Produkte, die nahtlos in bestehende SAP-Systeme integriert werden können. Mit maßgeschneiderten Lösungen deckt XFT auch Spezialanforderungen ab. Im Bereich Personalwesen bietet XFT eine ganze Reihe an Produkten und Erweiterungen an, die alle das Gleiche zum Ziel haben: Prozesse vereinfachen, damit mehr Zeit für andere wichtige Dinge in der Personalarbeit bleibt.

Mit den XFT-Produkten fürs Personalwesen ist es beispielsweise möglich,

• Alle Personalprozesse zu steuern und zu beschleunigen
• Dokumente zentral zu erstellen, zu verwalten und auch digital zu unterzeichnen
• Von unterwegs auf Dateien zugreifen zu können
• Alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten (DSGVO-konform)

Nahtlos lassen sich alle XFT-Produkte in ein bestehendes SAP-System integrieren, sodass am Basissystem nicht gerüttelt werden muss.

 „Man könnte sagen, SAP steckt in unseren Genen“, so liest man auf der Website von XFT. Dass der Dienstleister aus Walldorf durch und durch mit SAP verbunden ist, lässt sich ziemlich gut schon nach ein paar Zeilen feststellen. Nicht zuletzt liegt es daran, dass ehemalige SAP-Mitarbeitende das Software- und Beratungsunternehmen gegründet und so ihr tiefes SAP-Wissen von Anfang an mit eingebracht haben. Ein perfektes Match für alle, die schon mit SAP-Geschäftslösungen arbeiten und nun weitere Software für spezielle Anforderungen integrieren möchten.

 XFT bietet für sämtliche Unternehmensbereiche, wie z. B. Personalwesen, Einkauf oder Vertrieb, Produkte an, mit denen Organisationen ihre Prozesse vereinfachen können, um so mehr Zeit und Kosten zu sparen. XFT entwickelt nicht nur eigenständig Softwarelösungen, sondern arbeitet auch mit Drittanbietern zusammen, um das bestmögliche Ergebnis für seine Kundschaft zu erreichen. So kam vor mehr als 10 Jahren webPDF aus Fulda mit ins Spiel. Mit der Konvertierungslösung webPDF kann XFT die Prozesse seiner SAP-Kunden noch komfortabler gestalten. webPDF steckt beispielsweise im XFT Document Composer, mit dessen Hilfe sich neue Dokumente direkt aus der SAP-Anwendung erstellen lassen und mit dem Dateien automatisch in das einheitliche PDF-Format überführt werden. 

Kontaktdaten
XFT GmbH
Website: www.xft.com
E-Mail: hello@xft.com
Telefon: +49 6227 54 555 0

webPDF als smarte Konvertierungslösung

Im Personalprozessen werden typischerweise viele Dokumente angelegt, verwaltet oder archiviert. Dabei kann es sich um einfache Personalgesprächsnotizen handeln oder um ganze Bewerbungsakten, die in ein einheitliches Format gebracht werden müssen.

Dass eine digitale Personalakte genau solche Personalprozesse beschleunigt, haben wir bereits erörtert. Der Clou an der ganzen Sache ist: Unser Partner XFT bietet mit der SAP-Lösung für den Personalbereich eine Schnittstelle, über die sich webPDF als Konvertierungslösung ganz einfach anbinden lässt. So smart, dass der Nutzer bzw. die Nutzerin gar nicht bemerkt, dass eine neue Software bzw. ein weiterer Anbieter mit im Spiel ist.

Alle Dokumente lassen sich per Drag-and-drop in die Akte einfügen, diese innerhalb der Akte verschieben und das Beste: Automatisch werden die Dokumente in ein einheitliches PDF-Format konvertiert, sodass es fortan zu keinem weiteren Medienbruch mehr kommt.

Hunderte Dateiformate lassen sich mit webPDF konvertieren. Auch das Aufteilen oder Verbinden von Dokumenten ist ganz einfach. Außerdem können Nutzer und Nutzerinnen Dokumente drehen oder löschen und eine Dokumentenvorschau anzeigen lassen. Letzteres verschafft eine bessere Übersicht, gerade wenn in Personalprozessen sehr viele Dokumente bearbeitet werden müssen.

Personaldokumente langfristig und sicher archivieren

Wichtig im Personalbereich ist auch eine langfristige und sichere Archivierung der sensiblen Dokumente und Dateien. Dabei müssen Personalverantwortliche vor allem auf die gesetzlichen Regelungen der Langzeitarchivierung achten.

webPDF ist spezialisiert auf genau diesen Fall. Ganz einfach und gleichzeitig sicher lassen sich Dokumente ins PDF/A-Format überführen. Ein Quasi-Standard-Format für die langfristige Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente.

Zusätzliche Benefits der webPDF-Integration

• Integriert sich schnell und einfach in vorhandene Workflows
• Lässt sich an vorhandene Infrastrukturen anbinden
• Unterstützt mittels der Webservice-API alle Programmiersprachen
• Ist dynamisch nach Bedarf skalierbar
• Datenschutz-konform
• Enthält eine leicht verständliche Dokumentation
• Professioneller Support garantiert

Fazit: Digitale Personalakte mit webPDF-Integration vereinfacht Personalprozesse

Schlanke Prozesse in Unternehmen sind Gold wert, weil Sie die Arbeit nicht nur vereinfachen, sondern Ressourcen und vor allem Zeit sparen. So ist es auch bei der digitalen Personalakte, die im Vergleich zur analogen Handhabung einen großartigen Mehrwert schafft: Sie entlastet die Mitarbeitenden und spart zudem Kosten.

Besonders für mittlere und größere Unternehmen ist es sinnvoll, eine digitale Personalakte einzuführen, also überall dort, wo im Personalbereich viele Dokumente in verschiedenen Formaten verwaltet werden müssen. webPDF, z. B. integriert in der XFT-Lösung für SAP-Geschäftsprozesse, leistet hier einen erheblichen Beitrag, um mit mehr Übersicht, einheitlichen Formaten und einer sicheren Archivierung zu arbeiten. Und letztlich macht die Anwendung auch Freude, weil damit mehr Zeit bleibt für andere wichtige Aufgaben.

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