Alles, was Sie über die elektronische Signatur wissen müssen
Für alle Dokumente, die unterschrieben werden müssen, braucht das digitale Pendant einen entsprechenden Ersatz: die elektronische Signatur (auch e-Signatur genannt).
Fortgeschrittene elektronische Signaturen lassen sich mit einer Versiegelung vergleichen. Digitale Dokumente können so abgesichert werden. Das heißt: Authentizität (die Signatur ist einer Person zuordenbar) und Integrität (das Dokument wurde nicht nachträglich verändert) lassen sich prüfen.
Arbeitsprozesse durch elektronische Signaturen optimieren
Durch elektronische Signaturen können viele Prozesse vollständig digital ablaufen. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Ressourcen, weil Unterzeichner nicht physisch anwesend sein müssen und Ausdrucke entfallen.
Besonders bei Prozessen mit vielen zu signierenden Dokumenten oder mehreren Unterzeichnern entsteht hohes Potenzial zur Kosten- und Zeitersparnis.
Elektronische Signatur vs. digitale Signatur
Hinweis: Da es länderspezifische und sprachliche Unterschiede gibt, beziehen wir uns hier auf die Begriffe im deutschen Rechtsraum.
Die elektronische Signatur ist in erster Linie ein juristischer Begriff und wird funktional wie eine handschriftliche Unterschrift eingesetzt, z. B. zur Unterzeichnung von Verträgen.
Die digitale Signatur ist dagegen ein kryptografisches Verfahren. Dabei wird eine elektronische Signatur mithilfe eines geheimen Signaturschlüssels erstellt und vom Empfänger mit einem öffentlichen Schlüssel geprüft.
Die drei Arten elektronischer Signaturen
Man unterscheidet in der Regel SES (Simple Electronic Signature), AES (Advanced Electronic Signature) und QES (Qualified Electronic Signature). Diese drei Formen unterscheiden sich im rechtlichen Gewicht und in typischen Einsatzbereichen.
| Kriterium | SES - einfache elektronische Signatur | AES - fortgeschrittene elektronische Signatur | QES - qualifizierte elektronische Signatur |
|---|---|---|---|
| Unterschiede | Grundstufe, z. B. eingefügtes Unterschriftsbild, Stempel oder Siegel. | Zusätzliche technische Absicherung; Unterzeichner ist eindeutig mit der Signatur verknüpft. | Höchste Sicherheits- und Rechtsstufe; basiert auf qualifiziertem Zertifikat und sicherer Signaturerstellungseinheit. |
| Erstellung | Digitale Unterschrift oder Stempel wird eingefügt. | Meist mit fortgeschrittenem Zertifikat einer natürlichen oder juristischen Person; Ausgabe durch anerkannten Zertifizierungsdienst (CA). | Zertifikat durch staatlich anerkannten Vertrauensdiensteanbieter; Gültigkeit oft zusätzlich per Zeitstempel prüfbar. |
| Sicherheitsstufe | Gering, nachträgliche Veränderungen sind vergleichsweise leicht möglich. | Manipulationen sind in der Regel erkennbar; Vertrauensniveau deutlich höher als bei SES. | Sehr hoch; in vielen Anwendungsfällen rechtlich gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift (gemäß EU-Regelwerk). |
| Anwendungsbereiche | Interne Dokumente, E-Mails, Vorgänge mit geringem rechtlichem Risiko. | Verträge und Geschäftsdokumente mit mittlerem rechtlichem Risiko, z. B. B2B-Prozesse. | Regulatorisch anspruchsvolle Verfahren, z. B. öffentliche Vergaben oder bestimmte Rechts- und Verwaltungsprozesse. |
Zu den rechtlichen Rahmenbedingungen
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet eine gute Übersicht über Grundlagen und Rahmenbedingungen der elektronischen Signatur:
Mehr Infos zum Thema digitale Signatur mit webPDF auf unserer Website:
https://www.webpdf.de/pdf-dokumente-digital-signieren
Weitere Informationen zum Thema Signatur und Sicherheit:
- Formen von Signaturen: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Signatur
- Zur Verschlüsselungstechnik: https://de.wikipedia.org/wiki/Digitale_Signatur
- Verwendung mit webPDF: https://www.webpdf.de/pdf-dokumente-digital-signieren