Alles was Sie über die elektronische Signatur wissen müssen
Für alle Dokumente, bei denen man eine Unterschrift tätigen muss, benötigt man für das digitale Pendant einen entsprechenden Ersatz, also eine elektronische Signatur (teilweise auch e-Signatur genannt).
Man kann fortgeschrittene, elektronische Signaturen mit einer Art Versiegelung vergleichen. Digitale Dokumente können so abgesichert werden. Das heißt, Sie können die Authentizität des Unterschreibenden (Signatur kann eindeutig einer Person zugeordnet werden) und die Integrität des Dokumentes überprüfen. Es ist sichergestellt, dass das Dokument nicht nachträglich manipuliert wurde.
Arbeitsprozesse durch elektronische Signaturen optimieren
Da durch die Nutzung einer solchen elektronischen Signatur viele Prozesse komplett digital ablaufen können, hat man die Möglichkeit deutlich an Zeit und Ressourcen zu sparen (der Unterzeichner muss nicht physisch anwesend sein und der Ausdruck ist nicht nötig).
Hinzu kommt, dass es Prozesse gibt, bei denen massenhaft Dokumente signiert werden müssen oder es mehrere Unterzeichner gibt. Hier bietet sich sehr viel Potenzial durch Signaturen Zeit und Kosten einzusparen.
Elektronische Signatur vs. Digitale Signatur
Hinweis: Das es länderspezifische und dementsprechend sprachliche Unterschiede gibt beziehen wir uns hier auf die e-Signatur in Deutschland.
Zunächst muss man zwischen elektronischer und digitaler Signatur unterscheiden, da die beiden Begriffe meistens auch synonym verwendet werden. Sobald von einer elektronischen Signatur die Rede ist, handelt es sich um einen juristischen Begriff. Eine elektronische Signatur wird konkret wie eine Handunterschrift eingesetzt, beispielsweise um Verträge zu unterzeichnen. Allerdings ohne ein optisches Erscheinungsbild (wie bei einer Unterschrift mit der Hand), da sie nur aus einem Satz von elektronischen Daten besteht. Das wiederum macht es möglich, dass ein PDF überprüfbar authentifizierbar wird.
Im Gegensatz dazu ist eine digitale Signatur ein kryptographisches Verfahren, bei der eine elektronische Signatur mit Hilfe eines geheimen Signaturschlüssels erstellt wird. Das ermöglicht dem Empfänger mit dem zugehörigen öffentlichen Schlüssel eine Signaturprüfung vorzunehmen. Des Weiteren muss man drei wichtige Abstufungen beachten, wenn man mit elektronischen Signaturen arbeitet:
Die drei Arten von elektronischen Signaturen
Man spricht in der Regel von SES (simple electronic signature), AES (advanced electronic signature) oder QES (qualified electronic signature). Diese 3 Formen der Signatur unterscheiden sich in ihrem rechtlichen “Gewicht” und haben unterschiedliche Anwendungsgebiete:
| SES – einfache elektronische Signatur | AES – fortgeschrittene elektronische Signatur | QES – qualifizierte elektronische Signatur | |
| Unterschiede | Einfachste Form (Grundstufe) Bild/Scan der Unterschrift oder ein Unternehmenssiegel bzw. Stempel – Diese Lösung ist kostenfrei und für jeden möglich | Nachricht oder ein Dokument welche zusätzlich durch eine Verschlüsselungstechnik gesichert ist. Der Unterzeichner kann eindeutig identifiziert und mit der Signatur verknüpft werden. – Eine geeignete Software wir benötigt | Sicherste Form, absolut rechtskräftig fortgeschrittene Signatur, die auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt wurde. Zertifikat sowie eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät zwingend erforderlich. |
| Wie wird die elektronische Signatur erstellt? | Digitale Unterschrift oder Stempel wird eingefügt. | Eine AES wird in der Regel mit Hilfe eines fortgeschrittenen Zertifikates erstellt, welches auf eine natürliche oder juristische Person ausgestellt ist. Fortgeschritten bedeutet, dass es von einem gesetzlich anerkannten Zertifizierungsdienst (CA = Certificate Authority) ausgestellt wurde, bei welchem sich der Signierende einmalig authentisieren muss. | Das Signaturzertifikat einer QES muss ebenfalls von einem staatlich anerkannten Zertifizierungsdienst ausgestellt werden. Bei einer qualifizierten Signatur kann auch per Zeitstempel geprüft werden, ob das Zertifikat zum Zeitpunkt der Erstellung gültig war bzw. nicht widerrufen wurde. |
| Sicherheits-stufe | Nicht ausreichend sicher, da die digitale Unterschrift in dieser Form nachträglich veränderbar ist | Ob die Signatur zweifelsfrei vertrauenswürdig ist, kann elektronisch überprüft werden. Manipulationen sind erkennbar. | Absolut rechtskräftig und entspricht der eigenhändigen Unterschrift. Aufgrund der zusätzlichen Sicherheitsstufe ist ein Dokument, das mit einer QES signiert wurde, in allen EU-Mitgliedsstaaten ebenso rechtlich bindend wie ein Dokument mit handschriftlicher Signatur. |
| Anwendungs-bereiche | Private oder geschäftliche E-Mail mit Signatur. Kann für Online-Bewerbungen, interne Dokumente, alle Transaktionen mit keinem oder geringem rechtlichen Risiko genutzt werden. | Beispielsweise unbefristete Verträge, B2B-Handelsverträge oder auch automatisierte Massensignatur von Belegen, Bankauszügen und Geschäftsdokumenten. Die Prüfung der Gültigkeit im Streitfall ist vereinfacht und eignet sich daher für Transaktionen, die mit einem mittleren rechtlichen Risiko verbunden sind. | Notare können Anmeldungen zum Handelsregister ausschließlich auf diesem elektronischen Weg vornehmen + Öffentliche Vergabeverfahren und Abrechnungen der gegenüber gesetzlich Krankenversicherten erbrachten ärztlichen Leistungen der Vertragsärzte/Kassenärzte gegenüber der Abrechnungsstelle der Kassenärztlichen Vereinigung. Oder: Personenstandsregister der Standesämter, Beurkundungen von Geburt, Eheschließung, Sterbefälle. Häufig auch im Einsatz bei Rechtsanwälten. |
Zu den rechtlichen Rahmenbedingungen
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bietet eine gute Übersicht über die Grundlagen der elektronischen Signatur. Hier finden Sie mehr Infos und Grundlagenwissen sowie mehr zur Umsetzung der eCard-Strategie der Bundesregierung:
Mehr Infos zum Thema Digitale Signatur mit webPDF auf unserer Website:
https://www.webpdf.de/pdf-dokumente-digital-signieren
Informationen zum Thema Dokumente mit Signaturen absichern:
Formen von Signaturen:
Zur Verschlüsselungstechnik:
Zur Verwendung mit webPDF: