ARAG setzt auf webPDF als Konvertierungslösung

Eines der größten und bekanntesten Versicherungsunternehmen Deutschlands nutzt seit 2019 webPDF als Konvertierungslösung. Das Familienunternehmen ARAG beschäftigt heute mehr als 4.100 Mitarbeiter, hat seine zwei Hauptsitze in Düsseldorf sowie München und ist in 19 Ländern aktiv.

Man kann sich vorstellen, dass bei solchen Unternehmen täglich sehr große Mengen an E-Mail-Kommunikation (intern wie extern) stattfindet. Dabei fallen immer Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten an, die hinterher entsprechend weiterverarbeitet oder archiviert werden müssen. Diese E-Mails und Dokumente sollten nachträglich alle in einem einheitlichen Format zur Verfügung stehen und für die Weiterverarbeitung oder Langzeitarchivierung entsprechend bereitgestellt werden.

Warum kann die E-Mail-Archivierung für Unternehmen eine Herausforderung sein?

• Die Langzeitarchivierung aller E-Mails und Dokumente muss rechtssicher sein, d.h. alle Daten müssen in einem einheitlichen, geeigneten Format vorliegen.
• Vorgaben des Datenschutzes müssen zugleich eingehalten werden.
• Alle Dokumente (also auch alle E-Mails und Anhänge) in sämtlichen Formaten müssen fehlerfrei und ohne großen Aufwand in ein einheitliches Archivierungsformat wie PDF bzw. PDF/A vereinheitlicht, also konvertiert werden.

Bei einer großer Datenflut (besonders durch E-Mails) in größeren Unternehmen benötigt man also unter Umständen eine entsprechende Konvertierungslösung. Häufig wird das von der jeweiligen IT-Abteilung eines Unternehmens umgesetzt. In diesem Fall setzte die ARAG IT GmbH mit Sitz in Düsseldorf als IT-Dienstleister die Integration von webPDF für den Konzern ARAG um.

Gesucht und gefunden: Glückstreffer webPDF

Frank Gronenborn von der ARAG IT-Anwendungsentwicklung und Markus Schreiner (Teamleiter Dokumenten Management bei ARAG) beschreiben beide aus ihrer Sicht die Situation vor dem Einsatz von webPDF und wie es zur Zusammenarbeit mit SoftVision Development kam:  

„Etwa seit 2005 hatten wir bei ARAG eine Eigenentwicklung im Einsatz, die dafür benötigt wurde E-Mails und deren Anhänge zu archivieren bzw. vorher (in tif oder jpg) zu konvertieren. Danach wurden die Daten ins System überführt. Nach 2005 kam es zu einem sehr großen Mehraufkommen von E-Mail-Korrespondenz und einer Flut von reinkommenden Daten-Formaten täglich. Dabei kam schließlich das hausinterne Konvertierungstool nicht mehr hinterher und es wurde nach einer entsprechenden Lösung gesucht. Die Suche lief klassisch erstmal über Internetrecherche ab, wobei hier zunächst kein passender Anbieter gefunden wurde. Häufig gab es datenschutzrechtliche Bedenken. Ein weiterer, wichtiger Faktor war, dass die Lösung eine On-Premises Lösung sein musste. Dann haben wir den Glückstreffer mit webPDF gemacht.“ F. Gronenborn und M Schreiner erläutern schließlich die Vorteile der Lösung detaillierter:

„Im Hause ARAG läuft in vielen Fachbereichen 70-80% der Kommunikation/Anfragen bereits über E-Mail. Vor der Einführung von webPDF war es notwendig, dass im Nachgang jede E-Mail bzw. die reinkommenden Dokumente mit den unterschiedlichsten Formaten in einem komplexen Prozess, teilweise mit manuellen Eingriffen, umgewandelt und abgelegt werden mussten. Mit webPDF kommt es somit jetzt zu einer maximalen Zeitersparnis und die ganze Lösung kommt sehr viel schlanker daher.“

Einführung der Konvertierungslösung bei ARAG

F. Gronenborn und M Schreiner beschreiben, was sich nach der Einführung von webPDF bei ARAG getan hat: „Seit der Einführung von webPDF Ende 2019 spüren wir eine große Verbesserung. Beispielsweise konnten wir früher bestimmte Formate gar nicht konvertieren, was mit webPDF der Vergangenheit angehört und auch eine Verbesserung für unsere Kunden darstellt. Aktuell wird webPDF an unseren beiden Standorten in Düsseldorf und München eingesetzt. Mit den PDF-Dokumenten arbeiten letztendlich ja alle Fachbereiche der ARAG. Der Anwender selbst bekommt von webPDF nichts mit, aber es fällt schon auf, wenn die webPDF Anzeige vernünftige PDFs wiedergibt, was in der Vergangenheit eben öfter nicht der Fall war. Und somit bekommen wir auch hier äußerst positive Rückmeldung. Nach der Konvertierung sieht das Dokument genauso aus wie eine echte E-Mail, was auch den Anwender positiv auffällt. Man muss sagen unsere Resonanz fällt durchweg positiv aus und die Konvertierungslösung webPDF macht für uns einen bahnbrechenden Unterschied aus!“

F. Gronenborn erinnert sich an die Einführung: „Die Einführung von webPDF lief auch einwandfrei und professionell ab. Zunächst sind wir an die Einführung etwas vorsichtiger und ängstlich rangegangen, da der Bereich-E-Mail einfach sehr groß ist und hier viele, weitreichende Probleme entstehen können. Zunächst haben wir deswegen vorsichtshalber nur einen Teil der E-Mails konvertiert und einen Teil auf dem alten System belassen. Anfang 2020 sind wir dann in die Breite gegangen mit webPDF und nun werden alle E-Mails mit webPDF konvertiert. Daneben arbeiten wir noch mit einem „Fall-back“ System, d.h. unser alter Konverter greift im Notfall noch, aber soll dann in Zukunft komplett wegfallen. Deutlich hervorheben kann man hier, dass die Geschwindigkeit der Umsetzung, trotz der vorsichtigen Herangehensweise sehr gut war.“

SoftVision Support und Blick in die Zukunft

Gronenborn bringt die aktuelle Situation auf den Punkt:

„Die Kommunikation mit dem SoftVision-Support läuft absolut einwandfrei, es herrscht reger Kontakt und super Austausch zwischen uns. Sicherlich gibt es für uns noch hier und da Bugs zu fixen, aber man kann das Support-Team wirklich nur lobend erwähnen. Die Kommunikation findet auf sehr tiefer, technischer Ebene statt, was wirklich außergewöhnlich ist.“

„Nach der erfolgreichen Einführung von webPDF als Konvertierungslösung soll die Zusammenarbeit mit SoftVision in Zukunft weiter ausgebaut werden“, so Gronenborn. „Der Fokus liegt hier darauf, dass als Archivformat bei ARAG nur noch PDF zum Einsatz kommen soll. Dabei bildet das Tool webPDF dann einen enorm wichtigen Baustein für unsere Archivlösung.

Das Ziel ist, dass jegliche anfallenden Dokumente am Ende als PDF vorliegen sollen. Diese Dokumente sollen letztendlich auch durchsuchbar sein bzw. über Coded Information verfügen. Die Sachbearbeiter der Fachbereiche können Inhalte aus den PDF-Dokumenten dann auch einfach per Copy and Paste bearbeiten, was beim Handling und bei der Antragsbearbeitung enorm hilfreich sein wird. Ein weiterer Ausblick ist, diese PDFs vom Anwender auch um Kommentare, Markierungen etc. anreichern zu lassen und im Dokument mit abzuspeichern. Doch dieser Schritt setzt natürlich eine Umsetzung der PDF-only-Schritte voraus.

Unser Blick in die Zukunft sieht so aus, dass für uns aktuell sehr viele Möglichkeiten denkbar sind, bis hin zur Prozessautomatisierung per RPA. Im Vordergrund steht aber zunächst, dass alle E-Mails schlussendlich als PDF vorliegen und dann auch per OCR durchsuchbar sein werden. Innerhalb dieses Jahres 2020 sollen auch die Papierdokumente und die Scans sowie Fax-Dokumente auf die Konvertierung mit webPDF umgestellt werden.“

„Aktuell spart man jetzt schon enorme Prozess Zeiten ein, da durch die E-Mail-Konvertierung mit webPDF ein riesiger Schwung an Dokumente bereits sauber und zuverlässig konvertiert wird. Somit fallen früher notwendige und zeitaufwendige Arbeitsschritte komplett weg und es fallen auch deutlich weniger Fehler an.“

Markus Schreiner vom Bereich Dokumenten Management fügt hinzu: „2019 liefen 52,4% der Eingangsdokumente bei ARAG per E-Mail. Die übrigen Prozente teilen sich Fax-Dokumente und klassische Papierdokumente. Je nach Fachbereich ist es sehr unterschiedlich mit welchen Medien gearbeitet wird. Es gibt Fachbereiche, die nur mit E-Mails arbeiten, andere vornehmliche mit Scanner, Faxgerät oder Papier. Bisher haben wir also bereits den größten Kanal (E-Mail) bei ARAG umgestellt und durch webPDF homogenisiert. Da uns das sehr positiv gelungen ist, wollen wir sehr gerne mit den zwei weiteren Kanälen (Scans und Faxe) nachziehen. Der Plan ist dann auch mit den webPDF Webservices umzusetzen, dass per OCR auch Faxe und Scans zu durchsuchbaren PDFs werden. Ziel ist bestenfalls, dass es gar keine Medienbrüche mehr gibt und alles über PDF bzw. dann im Nachgang per OCR läuft. Diese OCR wird in der finalen Ausbaustufe, mit genau einem vereinheitlichten Format und den maschinenlesbaren Daten aus dem Dokument, viel besser als heute operieren können.“