ARAG setzt auf webPDF als Konvertierungslösung

Case Study: ARAG webPDF

Eines der größten Versicherungsunternehmen Deutschlands nutzt seit 2019 webPDF als Konvertierungslösung. Die ARAG beschäftigt mehr als 4.100 Mitarbeitende, hat Hauptsitze in Düsseldorf und München und ist in 19 Ländern aktiv.

Bei dieser Größenordnung fallen täglich große Mengen an E-Mail-Kommunikation und Dokumenten in unterschiedlichen Formaten an. Diese Inhalte müssen einheitlich für die Weiterverarbeitung und Langzeitarchivierung bereitgestellt werden.

Warum ist E-Mail-Archivierung eine Herausforderung?​

  • Rechtssichere Langzeitarchivierung erfordert ein einheitliches und geeignetes Zielformat.
  • Datenschutzvorgaben müssen gleichzeitig erfüllt werden.
  • E-Mails und Anhänge in unterschiedlichen Formaten müssen zuverlässig konvertiert werden.

Bei großen Datenmengen ist dafür eine leistungsfähige Konvertierungslösung nötig. Bei ARAG übernahm die ARAG IT GmbH die Integration von webPDF.

Ausgangssituation und Entscheidung für webPDF​

Vor webPDF war bei ARAG eine Eigenentwicklung im Einsatz. Mit zunehmendem E-Mail-Volumen und mehr Dateiformaten stieß diese Lösung an Grenzen. Zusätzlich waren Datenschutz und On-Premises-Betrieb zentrale Anforderungen.

Die Entscheidung für webPDF fiel nach der Suche nach einer integrierbaren Lösung mit passender API und lokalem Betrieb.

Einsatzbereiche von webPDF bei ARAG​

  • Konvertierung großer Mengen eingehender E-Mails und Anhänge
  • Einheitliche PDF-Ausgabe für Fachbereiche
  • Bessere Darstellungsqualität und geringere Fehlerquote in den Dokumentprozessen

Ergebnis nach Einführung​

Seit der Einführung Ende 2019 berichtet ARAG von deutlich effizienteren Prozessen, stabilerer Konvertierung und hoher Akzeptanz in den Fachbereichen.

webPDF wird als zentraler Baustein der Archivstrategie genutzt. Ziel ist ein möglichst einheitlicher "PDF-only"-Prozess über alle Eingangskanäle hinweg, inklusive OCR für Scans und Faxe.

Support und Zusammenarbeit​

Die technische Zusammenarbeit mit SoftVision wird als eng und lösungsorientiert beschrieben. Die API-Dokumentation und der Support haben die Einführung und den Betrieb wesentlich unterstützt.