Aufbewahrungsfristen für die Langzeitarchivierung

Aufbewahrungsfristen und Archivierung

Die wichtigsten Informationen zu den gesetzlichen Regelungen​

"Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungspflichtige Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen." So steht es in Wikipedia. Doch was sind aufbewahrungspflichtige Dokumente überhaupt und wie lange müssen sie archiviert werden? In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geschäftlicher Unterlagen.

Was bedeutet Aufbewahrungspflicht?​

Im Geschäftsleben müssen Dokumente aufbewahrt werden, da sie als Nachweise dienen. Das ist gesetzlich im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) sowie in der Abgabenordnung (§ 147 AO) geregelt. Teile dieser Regelungen sind deckungsgleich. Wer sich nicht daran hält, riskiert Geldbußen und steuerliche Nachteile.

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?​

Aufbewahrungspflichtig ist grundsätzlich jede Person, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist. Dazu zählen insbesondere:

  • Geschäftsinhaberinnen und Geschäftsinhaber von Einzelunternehmen
  • Gesellschafterinnen und Gesellschafter einer GbR oder OHG
  • persönlich haftende und geschäftsführende Gesellschafterinnen und Gesellschafter einer KG
  • Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer einer GmbH

Wie lange müssen geschäftliche Dokumente aufbewahrt werden?​

Die Fristen hängen von der Art der Dokumente ab. Üblich sind Fristen von 2 Jahren (für Nichtunternehmer), 6 Jahren, 10 Jahren und in Einzelfällen unbegrenzt (z. B. bestimmte Grundstücksunterlagen).

Faustregel: Alle Dokumente, die für Buchhaltung und Besteuerung relevant sind, unterliegen in der Regel der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.

Folgende Dokumente müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden:

  • Bücher und Aufzeichnungen (z. B. Grundbuch, Hauptbuch, Nebenbücher)
  • Jahresabschlüsse
  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Inventurunterlagen)

Für andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen, etwa Angebote, Mahnungen oder Verträge, gilt häufig eine Frist von 6 Jahren. Im Zweifel ist die längere Frist empfehlenswert.

Wichtig: Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat, unterliegt in der Regel nicht der Aufbewahrungspflicht.

Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist​

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Beispiel: Wird der Jahresabschluss für 2019 im Dezember 2020 erstellt, beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres 2020 und endet im Jahr 2030.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?​

Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Anforderungen:

  • Jahresabschlüsse sind gemäß § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren.
  • Handels- und Geschäftsbriefe müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen.
  • Buchungsbelege müssen ebenfalls bildlich mit dem Original übereinstimmen.
  • Für andere Unterlagen genügt in vielen Fällen die inhaltliche Übereinstimmung.

1. Aufbewahrung im Original​

Wenn Papierunterlagen im Original aufbewahrt werden müssen, hat dies geordnet und gesichert zu erfolgen. Bei Thermopapier sollten rechtzeitig Kopien angefertigt werden, da die Schrift mit der Zeit verblasst. Dokumente sind zudem vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit zu schützen.

2. Bildliche Wiedergabe​

Bei Handels- und Geschäftsdokumenten ist eine originalgetreue bildliche Übertragung auf das Speichermedium erforderlich. Ein anderes Größenformat ist zulässig, sofern die Lesbarkeit erhalten bleibt.

3. Inhaltliche Wiedergabe​

Der Inhalt eines Dokuments darf während der Aufbewahrung nicht verändert werden. Informationen müssen vollständig und korrekt übernommen werden.

4. Elektronische Rechnungen​

Elektronische Rechnungen müssen in der Form aufbewahrt werden, in der sie eingegangen sind. Das Speichermedium darf keine nachträglichen Änderungen ermöglichen.

Kriterien für die korrekte Aufbewahrung​

Geschäftsunterlagen sind korrekt aufbewahrt, wenn sie:

  • jederzeit abrufbar sind
  • unveränderbar sind
  • vollständig vorliegen
  • lesbar sind
  • nachvollziehbar sind
  • maschinell auswertbar sind

Langzeitarchivierung leicht gemacht​

Die gesetzlichen Vorgaben wirken auf den ersten Blick komplex, sind mit der richtigen Software jedoch gut umsetzbar. Eine geeignete Lösung übernimmt viele Aufgaben, die für die revisionssichere Archivierung erforderlich sind.

Konvertierung ist häufig der erste Schritt zur Archivierung. In Unternehmen treffen Dokumente in vielen Dateiformaten ein und müssen zunächst vereinheitlicht werden, um sie beispielsweise im Standardformat PDF/A zu speichern. Idealerweise werden sowohl die Originaldatei als auch die konvertierte PDF/A-Datei abgelegt.

Mit webPDF lassen sich mehr als 100 Dateiformate in PDF konvertieren und weiterverarbeiten. So wird die Vielfalt an Formaten reduziert und die nachgelagerten Archivierungsprozesse deutlich vereinfacht.