Aufbewahrungsfristen für die Langzeitarchivierung

Die wichtigsten Informationen zu den gesetzlichen Regelungen

„Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungspflichte Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.“ So steht es in Wikipedia. Was sind überhaupt aufbewahrungspflichtige Schriftstücke und wie lange sind sie zu archivieren? In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von geschäftlichen Dokumenten.

Was bedeutet Aufbewahrungspflicht?

Im Geschäftsleben müssen Dokumente aufbewahrt werden, da sie als Nachweise dienen. Das ist gesetzlich im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) geregelt. Zum Teil sind die Regelungen im HGB und in der AO deckungsgleich. Wer sich nicht daran hält, dem drohen Geldbußen und steuerliche Nachteile.

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Aufbewahrungspflichtig ist grundsätzlich jede/r, die oder der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist. Das sind im Einzelnen:

• Geschäftsinhaber*innen bei Einzelunternehmen
• Gesellschafter*innen bei GbR oder OHG
• die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter*innen bei einer KG
• Geschäftsführer*innen bei einer GmbH

Wie lange müssen geschäftliche Dokumente aufbewahrt werden?

Die Fristen sind je nach Art der Dokumente unterschiedlich lange. Es gibt Regelungen für Fristen von 2 Jahren (gelten für Nichtunternehmer*innen), 6 Jahren, 10 Jahren und unbegrenzt (z. B. Grundstücksunterlagen).

Faustregel: Alle Dokumente, die auch für die Buchhaltung nötig sind, unterliegen der 10-Jahres-Aufbewahrungsfrist. Ausgenommen sind hier Kleinunternehmer*innen und Selbstständige, die keine Mitarbeitenden beschäftigen.

Die folgenden Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
  • Grundbuch
  • Hauptbuch
  • Nebenbücher
• Jahresabschlüsse
• Handels- oder Geschäftsbriefe
  • die Eingangsbestätigung bei Online-Bestellungen (vgl. § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und die Auftragsbestätigung,
  • der Lieferschein und der Frachtbrief,
  • Auskunft über die versendeten Waren,
  • jegliche Korrespondenz, die die Vertragsabwicklung betrifft
• Buchungsbelege
  • Rechnungen bzw. Rechnungskopien
  • Lieferscheine
  • Auftragsbestätigung
  • Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen usw.

Generell sollten alle geschäftlichen Dokumente, die als Grundlage für die Buchhaltung/Besteuerung dienen 10 Jahre aufbewahrt werden. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Geschäftsbriefe, Mahnungen, Verträge, gilt entsprechend die Frist von 6 Jahren – im Zweifel lieber die 10-Jahres-Frist wählen.

Übrigens: Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat, unterliegt nicht der Aufbewahrungspflicht.

Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Wenn Ihr Steuerberater Ihren Jahresabschluss für das Wirtschaftsjahr 2019 im Dezember 2020 fertig gestellt hat, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist für diesen bestimmten Jahresabschluss mit Ablauf des Jahres 2020 und endet im Jahr 2030.

In welcher Form müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Das Gesetz schreibt für die verschiedenen Unterlagen unterschiedliche Formen vor:

• Jahresabschlüsse sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren.
• Handels- und Geschäftsbriefe sind so aufzubewahren, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen (bildliche Widergabe).
• Buchungsbelege sind ebenfalls so aufzubewahren, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen.
• Für alle übrigen Unterlagen genügt es, wenn sie inhaltlich mit dem Original übereinstimmen (inhaltliche Wiedergabe)

1. Aufbewahrung im Original

Wenn Papierunterlagen im Original aufbewahrt werden müssen, muss sichergestellt werden, dass dies „gesichert“ und geordnet“ geschieht. Bei Thermopapier müssen beispielsweise rechtzeitig Kopien erstellt und dazu geheftet werden, da die Schrift im Laufe der Zeit verblasst. Dokumente müssen insbesondere auch vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt werden.  

2. Bildliche Wiedergabe

Wichtig bei der bildlichen Wiedergabe für Handels- und Geschäftsdokumente ist die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium. Dabei kann ein anderes Größenformat genutzt werden.

3. Inhaltliche Wiedergabe

Während der Aufbewahrung darf der Inhalt des Dokuments nicht verändert werden. Informationen müssen immer vollständig und richtig übernommen werden.

4. Elektronische Rechnungen

Für elektronische Rechnungen gilt eine Besonderheit: Sie müssen zwingend in der Form aufbewahrt werden, in der sie eingegangen sind. Wichtig ist zudem, dass das Speichermedium, auf dem die Rechnung aufbewahrt wird, keine nachträglichen Veränderungen zulässt.

Kriterien für die korrekte Aufbewahrung

Geschäftsunterlagen sind dann korrekt aufbewahrt, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

• Jederzeit abrufbar
• Unveränderbar (Originale!)
• Vollständig
• Richtig lesbar
• Nachvollziehbar
• Maschinell auswertbar

Langzeitarchivierung leicht gemacht

All die gesetzlichen Regelungen und Kriterien schrecken auf den ersten Blick ab. Dabei ist die Langzeitarchivierung weniger zeitaufwändig, wie manche vielleicht vermuten. Denn die richtige Softwarelösung nimmt einen Großteil der Aufgaben ab, die nötig sind, um Dokumente ins Archiv zu überführen.

Konvertierung ist meist der erste Schritt zur Archivierung. Schließlich kommen unzählige Dokumente in verschiedenen Dateiformaten im Unternehmen an, die zunächst vereinheitlicht werden müssen, um sie beispielsweise als PDF/A, dem Standardformat für die Langzeitarchivierung, speichern zu können. Idealerweise sollten die ursprüngliche Datei sowie die konvertierte Standardformatdatei (PDF/A) gleichzeitig gespeichert werden.

Mit webPDF beispielsweise lassen sich mehr als 100 unterschiedliche Dateiformate in PDF konvertieren und weiterverarbeiten. So werden unzählige Dateiformate auf ein einziges Format im Unternehmen reduziert. Das vereinfacht die weiteren Prozessschritte für die Archivierung ungemein.