Digitale Signaturen als Digitalisierungsbeschleuniger
Viele Unternehmen drucken immer noch Dokumente aus, um sie zu unterschreiben und an die Vertragspartei zurückzuschicken. Ein meist umständlicher Prozess, der sich mit Hilfe von digitalen Signaturen ganz einfach vermeiden lässt. Das spart nicht nur Zeit und schont Umweltressourcen, rechtskräftig sind (PDF-)Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur ebenso. Wir gehen in diesem Artikel auf fünf Pluspunkte ein, die für die Verwendung von digitalen Signaturen sprechen.
Erst einmal Klartext: Digitale und elektronische Signatur – das Gleiche?
Digitale Signaturen sind der Beweis für die Echtheit eines Dokuments und eine bestimmte Art der Implementierung der elektronischen Unterschrift. Die digitale Signatur ist eine besondere Art der elektronischen Unterschrift, bei der ein kryptografisches Verfahren angewendet wird, um eine eindeutige Identifikation des Unterzeichners zu ermöglichen. Das stellt außerdem sicher, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde.
Es gibt mehrere elektronische Signaturtypen. Drei davon sind:
- Einfache elektronische Signatur (SES)
Das kann eine eingescannte Unterschrift, ein Bild oder eine andere digitale Markierung sein, die an ein Dokument angehängt wird. Obwohl sie weniger sicher ist als andere Signaturtypen, wird sie in vielen alltäglichen Situationen akzeptiert.
Anwendungsbeispiele: Angebote, Bestellungen, Datenschutzerklärung
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Fortgeschrittene elektronische Signaturen, zu denen auch die digitale Signatur zählt, gewährleisten ein höheres Sicherheitsniveau im Vergleich zur einfachen elektronischen Signatur. Sie erfordern eine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners bzw. der Unterzeichnerin. Und sie nutzen kryptografische Verfahren, um die Unversehrtheit des Dokuments sicherzustellen. Deshalb werden sie häufig in rechtlichen und geschäftlichen Transaktionen angewendet, wo erhöhte Sicherheitsanforderungen gelten.
Anwendungsbeispiele: Mietvertrag, Kaufvertrag, Geheimhaltungsvereinbarung
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Stufe der rechtlichen Anerkennung elektronischer Signaturen. Sie basiert auf einer digitalen Zertifizierung, die von einer anerkannten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird. QES erfüllt strenge gesetzliche Anforderungen und wird in rechtlich bindenden Dokumenten und Transaktionen eingesetzt, die besonders hohe Sicherheitsstandards erfordern, wie zum Beispiel bei Behördendokumenten oder Verträgen. Die QES ist gleichgestellt mit einer Unterschrift auf Papier.
Anwendungsbeispiele: Bankkontoeröffnung, Kreditvertrag
Im Folgenden verwenden wir digitale und elektronische Signatur als Synonym, auch wenn aus juristischer Sicht und nach der aktuellen Rechtslage in der eIDAS-Verordnung von elektronischer Identifizierung und Vertrauensdiensten die Rede ist.
Unterschrift nur Kosmetik
Bei digital signierten Dokumenten wird oft eine handschriftliche Unterschrift hinzugefügt, die symbolisch dazu dient, Inhalte desselben Dokuments zu bestätigen. Theoretisch könnte am Ende des Vertrags oder entsprechenden Dokuments auch etwas anderes zu sehen sein. Rechtskräftig wird das Ganze durch den im Hintergrund ablaufenden digitalen Vorgang. Auch wenn es nur Kosmetik ist: Erst mit der handschriftlichen Unterschrift am Ende des Dokument sieht ein Vertrag für unser menschliches Auge vollständig aus.
Fünf Pluspunkte, die für den Einsatz digitaler Signaturen sprechen
- Wichtiger Denkanstoß
Wer sich in seinem Unternehmen zum ersten Mal mit digitalen Signaturen beschäftigt, kommt nicht daran vorbei, interne Prozesse zu überdenken und rechtliche Workflows auf den Prüfstand zu stellen. Das kann dazu führen, dass noch blinde Flecken entdeckt werden oder Potenziale in anderen digitalen Geschäftsprozessen erkannt werden. - Ressourceneinsparungen
Unternehmen, die mit digitalen Signaturen arbeiten, sparen Papier-, Druck- und Versandkosten und erreichen schneller das Ziel eines papierlosen Büros. Nicht zuletzt schon das auch die Umwelt. - Zeit- und Kostenersparnis
Ganz klar: Wer seine Verträge oder anderen wichtigen Dokumente nicht ausdrucken und im Zweifel mit der Post um die halbe Welt versendet, spart dank der digitalen Signatur enorm viel Zeit. Wenn später für die Langzeitarchivierung ohnehin wieder alles digitalisiert werden muss, entsteht kein weiterer Medienbruch, weil alles schon digital vorliegt. Insgesamt spart das also nicht nur Zeit. Mitarbeitende, die mit dem Versenden der Papiere und der erneuten Digitalisierung beschäftigt wären, können so ihre Arbeitszeit anderweitig nutzen. - Mehr Sicherheit und Integrität
Digital signierte Dokumente sind fälschungssicher und vertrauenswürdig, denn der Absender ist eindeutig identifizierbar. Grund dafür ist das kryptografische Verfahren, das über digitale Schlüssel beim Signaturprozess die Urheberschaft und Integrität der Signaturen sicherstellt. Dieser Prozess der Ver- und Entschlüsselung läuft dabei im Hintergrund ab, ohne dass es die unterschreibenden Parteien mitbekommen. - Vielseitig einsetzbar
Der Anwendungsbereich digitaler Signaturen erstreckt sich über diverse Branchen. Banken und Versicherungen nutzen sie für digitale Prozesse wie Kreditvergabe, Kontowechsel oder Gesundheitserklärungen. Behörden verwenden sie für Förderanträge, Baugenehmigungen und Ausschreibungen. Unternehmen profitieren von digitalen Signaturen in Verträgen mit Lieferanten und beim Einstellen neuer Mitarbeitender.
Digitale Signaturen beschleunigen digitale Workflows
Mit Hilfe digitaler Signaturen werden Geschäftsprozesse in Unternehmen enorm beschleunigt. Digitale Signaturen ermöglichen es, Dokumente und Transaktionen schnell und nahtlos online abzuwickeln, sodass Geschäftsprozesse deutlich effizienter werden. Die Folge: Ein Dominoeffekt, der weitere Digitalisierungsschritte in Organisationen vorantreibt.
Weiterführende Informationen:
Dokumente mit Digitalen Signaturen sicheren – Teil 1, Teil 2, Teil 3