Digitale Verwaltung: E-Akte bei Behörden

E-Akte bei Behörden

Neben der Umstellung auf elektronische Patientenakten im Gesundheitswesen und dem Einsatz der E-Rechnung bei Behörden trat 2013 ein Gesetz in Kraft, das die elektronische Verwaltung bei Kommunen und Behörden weiter vorantreibt. Hierbei handelt es sich um das sogenannte E-Government-Gesetz. In diesem Zusammenhang wurden auch einige Grundsätze der elektronischen Aktenführung und des ersetzenden Scannens festgelegt.

Im Vordergrund steht dabei, dass in Verwaltung und Behörden ein modernes Dokumentenmanagement umgesetzt werden soll und Papierprozesse auf digitale Prozesse umgestellt werden. Die Arbeitsprozesse sollen schnell und effizient ablaufen und möglichst transparent sein.

Elektronische Akten in der öffentlichen Verwaltung​

Die Einführung der E-Akte (elektronische Akte) setzt einerseits einen Veränderungsprozess in Gang, andererseits bringt sie langfristig eine große Erleichterung für Kommunen mit sich. Sowohl die Beschäftigten als auch die Bürger wünschen sich mehr elektronische Möglichkeiten und die Freiheit, interne Arbeitsprozesse digital zu vereinfachen und zu modernisieren. Genau das ermöglicht die Umstellung auf digitale Akten.

Alle öffentlichen Verwaltungen haben somit begonnen, auch aufgrund des E-Government-Gesetzes die Voraussetzungen zu schaffen, um komplett auf elektronische Prozesse umzustellen. In diesem Zusammenhang wird dann die sogenannte E-Akte eingeführt.

Beispiel: Verwaltung und die Digitalisierung der Bundesverwaltung mit der E-Akte Bund

Einführung der E-Akte​

Basis für die Umsetzung des E-Government-Gesetzes bei Behörden ist zunächst immer ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement-System (DMS). Die Abläufe in Kommunen waren zuvor vollständig auf die Arbeit mit Papierakten abgestimmt. Hier müssen Prozesse angepasst werden. Inzwischen haben die meisten Behörden Dokumentenmanagementsysteme im Einsatz. Wichtig ist dabei, dass diese die jeweiligen individuellen Anforderungen erfüllen, die Arbeit der Mitarbeiter wirklich erleichtern und zugleich alle Zertifizierungsanforderungen erfüllen. Neben Unternehmen arbeiten also viele Kommunen, Verwaltungen, Behörden und auch die Justiz mit der sogenannten E-Akte.

Fest steht: Mit Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes, dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, wurde der Grundstein für die digitale Kommunikation in Behörden gelegt. Dazu gehört vor allem auch das passende Dateiformat, das eine rechtskonforme Archivierung digitaler Dokumente ermöglicht. Die entsprechenden Dokumente müssen dafür in einem einheitlichen Format vorliegen. Hier ist das Dateiformat PDF/A zu nennen, das für eine solche Form der Archivierung geeignet ist.

Was ist eine E-Akte genau?​

Die E-Akte ist quasi das digitale Pendant zur Papier-Akte. Es handelt sich um eine Zusammenstellung digitaler Dokumente, deren Inhalt wichtige behördliche Entscheidungen oder Verwaltungsabläufe enthält. Wichtig ist, dass aktenrelevante Schriftstücke automatisch, rechtssicher und ohne Medienbrüche in einer digitalen Akte zusammengeführt werden. Alle Vorgänge, die zu einem Verfahren gehören, sollten dort dokumentiert sein.

Zunächst basiert eine E-Akte auf einem guten Dokumentenmanagement. Das Grundprinzip der E-Akte ist, dass alle Dokumente (unabhängig von ihrem Ursprung) entweder direkt digital vorliegen oder durch Scannen digitalisiert und anschließend zentral in einem elektronischen Archiv abgelegt werden. Die E-Akten können danach von jedem berechtigten Mitarbeiter aufgerufen werden, und auch alle weiteren zugehörigen Dokumente der Akte sind verfügbar (wie in einer Papierakte). Andere Schriftstücke, die während eines Verfahrens nach und nach erstellt werden, werden automatisch in die passende E-Akte einsortiert.

Digitalisierung des Dateneingangs​

Alle Daten und Dokumente, die eine Behörde oder Verwaltung erhält oder erarbeitet, müssen digitalisiert (beispielsweise eingescannt) werden, sofern sie nicht bereits digital vorliegen. Alle Dokumente werden anschließend in ein einheitliches Datenformat überführt und in die passende E-Akte abgelegt.

Was sind die Vorteile von E-Akten?​

  • Zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste sind möglich (standortübergreifend und medienbruchfrei arbeiten)
  • Erleichterung beim Ablauf von Fachverfahren: Durch DMS-Lösungen ist es möglich, Akten digital auf Plattformen zu verwalten
  • Automatische Ablage im digitalen Archiv ist möglich
  • Nutzung einer intelligenten Klassifizierung ist möglich: Ihre Post wird vollautomatisch an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet
  • Vorteil für Bürger ist, dass durch elektronische Abläufe Bürokratie und Wartezeiten deutlich abgebaut werden können
  • Die E-Akte ist nur für berechtigte Mitarbeiter verfügbar - Rechte- und Zugriffsverwaltung sind einfach und klar geregelt
  • Zugang und Austausch von Informationen ist sehr schnell und einfach möglich
  • Per digitaler Suche sind die Inhalte viel schneller und einfacher auffindbar als bei Papierakten
  • Die Informationen sind nicht mehr personengebunden, sondern alle berechtigten Mitarbeiter können parallel die E-Akte einsehen und nutzen. Hinzu kommt der Fakt, dass man sehr viel Platz und Papier einsparen kann.
  • Die Bündelung mehrerer Dokumententypen wie Textdokumente, Scans, Briefe, Rechnungen oder E-Mails in einer Akte ist möglich
  • E-Akten bringen außerdem den Vorteil mit sich, dass Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig auf elektronischem Wege geregelt werden können
  • Ein zusätzlicher Vorteil kommt ins Spiel bei der Nutzung einer serverbasierten Lösung wie webPDF: Dokumente können einfach konvertiert und in ein Archivsystem überführt werden. Die Mitarbeiter der Kommunen können abteilungsübergreifend Dokumente ablegen. Sobald ein Bescheid oder ein Dokument gedruckt wird, wird es parallel als E-Akte angelegt und als PDF archiviert.

Fazit:​

Die E-Akte ist für Behörden eine zentrale Lösung, um digitalen Anforderungen gerecht zu werden. Einerseits müssen sie mit der wachsenden Datenflut umgehen und gleichzeitig rechtskonform und effizient unter Beachtung der E-Government-Gesetze arbeiten.

Case Studies zur Umsetzung digitaler Personalakten in unserem Blog​

In der Vergangenheit haben wir gemeinsam mit unseren Partnern bereits Projekte zur Einführung von digitalen Akten und Personalakten für Unternehmen und Behörden umgesetzt. Als Basis für die Konvertierung und Umsetzung der PDF/A-Anforderungen wird webPDF als zentraler PDF-Server zur Erstellung und Verarbeitung von PDF-Dokumenten eingesetzt. Passende Beispiele dazu finden Sie hier in unserem Blog:

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