Dokumente mit digitalen Signaturen sichern - Teil 3

Digitale Signatur per Tastatur

Nach Teil 1 (Basics und Rechtliches) und Teil 2 (technischer Hintergrund) unserer Reihe zu digitalen Signaturen zeigen wir in diesem dritten und letzten Teil die praktische Anwendung mit webPDF.

Wie sieht die konkrete Anwendung im webPDF-Portal aus?​

Mit webPDF können Mitarbeitende auf allen Endgeräten Dokumente konvertieren und PDFs digital signieren. Dafür stehen verschiedene Signaturstufen zur Verfügung. Für die Langzeitarchivierung spielen Signaturen, Zertifikate und Zeitstempel eine zentrale Rolle. Mit passenden Zertifikaten erhält eine elektronische Unterschrift Rechtsgültigkeit; Zeitstempel ergänzen den Archivierungsprozess sinnvoll.

Alle Fakten im Überblick​

  • Mit webPDF können Sie zentrale Funktionen zur digitalen Unterschrift und Zertifizierung von PDF-Dokumenten nutzen.
  • Lokale und Smartcard-basierte Zertifikatsspeicher werden unterstützt.
  • PDF-Dokumente lassen sich zentral und servergestützt signieren.
  • Zeitkritische Dokumente können mit Zeitstempeln versehen werden.

Wie bringt man digitale Signaturen mit webPDF an?​

Nach dem Hochladen eines Dokuments wählen Sie die Position der Signatur. Über das Symbol „Feder“ öffnen Sie den Dialog Signatur hinzufügen. Dort stehen unter anderem folgende Optionen zur Verfügung:

  • Zertifikate
  • Erscheinungsbild (Datei verwenden)
  • Deckkraft
  • Position
  • Zertifizierungsstufe

Zusätzlich können persönliche Daten, Organisationsangaben und lokale Daten gesetzt werden. Anschließend lässt sich das Dokument digital unterzeichnen.

Wenn Sie auf Ausführen klicken, wird das PDF digital signiert. Es wird kein neues Dokument erzeugt; stattdessen wird das bestehende Dokument geändert. Der Dienst Digitale Signatur ist nur für PDF-Dokumente vorgesehen, nicht für Fremdformate.

Hintergrundwissen für Entwickler: Webservice Signature​

Die Funktion zum digitalen Signieren basiert auf dem Webservice Signature. Das technische Coding-Beispiel finden Sie hier: webPDF Webservices Signature

Zusätzlich verweisen wir auf die Kategorie webPDF Webservices, in der nach und nach weitere konkrete Coding-Beispiele zur Nutzung mit der webPDF-wsclient-Bibliothek veröffentlicht werden.

Wofür werden digitale Signaturen verwendet?​

Mit der Signaturfunktion können Sie PDF-Dokumente digital signieren, elektronisch unterschreiben oder zertifizieren. Eine Signatur bestätigt die Echtheit des PDFs und schützt vor Manipulationen. Fortgeschrittene elektronische Signaturen sind beispielsweise bei elektronischen Rechnungen oder bei revisionssicherer Archivierung relevant.

Für die Signatur wird ein asymmetrisches Kryptoverfahren eingesetzt. Dadurch können Dokumente eindeutig identifiziert werden. Zusätzlich schützt ein Zertifikat vor nachträglichen Veränderungen. Mit webPDF können Zertifikate einer offiziellen Zertifizierungsstelle (Certificate Authority, CA) verwendet werden.

Mehr Details: BSI - Digitale Signatur