E-Mails in PDF konvertieren

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Um eine dauerhafte und rechtssichere E-Mail-Archivierung umzusetzen, ist für jedes Unternehmen ein durchdachtes Konzept erforderlich. Dieses legt fest, in welchem Datenformat E-Mails abgelegt werden.

Dafür ist es notwendig, E-Mails aus Outlook (MSG) oder MIME (EML) in ein geeignetes Archivformat wie PDF/A zu überführen. Hintergrund sind rechtliche Vorgaben in Deutschland. Für die Archivierung gelten unter anderem GoBD, HGB, AO und UStG.

Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach DSGVO und GoBD​

Geschäftliche E-Mails müssen GoBD- und DSGVO-konform aufbewahrt werden. Das betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine Betriebe. E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten müssen in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden.

Von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen sind rein private E-Mail-Kommunikation von Mitarbeitenden sowie bestimmte vertrauliche Kommunikationsformen, beispielsweise mit dem Betriebsrat oder mit Betriebsärzten.

Wie lange sollten E-Mails aufbewahrt werden?​

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus HGB und AO:

  • Handelsbriefe per E-Mail: in der Regel 6 Jahre
  • Steuerrechtlich relevante Inhalte: in der Regel 10 Jahre

E-Mail-Langzeitarchivierung: wichtige Bedingungen​

  1. E-Mails inklusive Anhänge müssen im Originalzustand vorliegen.
  2. Dokumente müssen manipulationssicher (revisionssicher) gespeichert werden.
  3. E-Mails müssen maschinell lesbar und auswertbar sein.
  4. Verschlüsselte Nachrichten müssen im Bedarfsfall in den Originalzustand zurückgeführt werden können.

Anders formuliert: E-Mails im Langzeitarchiv müssen vollständig, manipulationssicher, verfügbar und maschinell lesbar sein.

E-Mails einheitlich konvertieren​

Um gesetzliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen, setzen viele Unternehmen auf etablierte Archivlösungen und eine einheitliche Konvertierung nach PDF/A. E-Mails und Anhänge werden dabei mit einer Konvertierungslösung wie webPDF revisionssicher aufbereitet und anschließend in ein Langzeitarchiv überführt.

webPDF lässt sich in bestehende IT-Landschaften integrieren. Konvertierungs- und Formatierungsprozesse können zentral serverseitig gesteuert werden.

Ausführliche Hintergrundinformationen:

https://www.webpdf.de/pdf-e-mail-konvertieren/