Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format
Bei elektronischen Rechnungen hat sich in vielen Branchen das ZUGFeRD-Format etabliert. Der Standard unterstützt eine einheitliche und automatisierbare Verarbeitung für Unternehmen, Kunden und Steuerberatungen.
ZUGFeRD 2.x ist auf die europäische Norm EN 16931 ausgerichtet und damit für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung und für E-Invoicing-Prozesse relevant.
Das ZUGFeRD-Format
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es kombiniert menschenlesbare PDF-Daten mit maschinenlesbaren XML-Daten in einem einheitlichen E-Rechnungsformat.
Vorteile von ZUGFeRD
- standardisiertes, branchenübergreifendes Format
- rechtssichere Archivierung mit PDF/A-3
- digitale Übertragung per E-Mail, Download und weitere Kanäle
- effizientere Prozesse bei Prüfung, Freigabe und Zahlung
Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung
Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält:
- eine visuelle PDF-Darstellung für Menschen
- strukturierte XML-Daten für Maschinen
Je nach Prozess kann primär mit dem PDF oder mit den XML-Daten gearbeitet werden.
ZUGFeRD 2.x unterstützt außerdem verwandte Standards wie XRechnung und Factur-X.
PDF als Standardformat im Rechnungsversand
PDF ist ein plattformunabhängiges Format für den digitalen Dokumentenaustausch. Mit PDF/A-3 steht ein etablierter Standard zur Langzeitarchivierung und für die Kombination aus visueller Rechnung und XML-Daten bereit.
ZUGFeRD-XML mit webPDF verarbeiten
webPDF unterstützt bei der PDF/A-Konvertierung die Einbettung von XML-Daten gemäß ZUGFeRD 1.0 und 2.x.
Die XML-Daten werden vor dem Einbetten validiert und gegen das jeweilige Schema geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung erfolgt die Ausgabe als ZUGFeRD-konformes PDF/A-3.
Zusätzlich können gescannte Papierrechnungen per OCR aufbereitet und anschließend mit ZUGFeRD-XML angereichert werden.
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