Elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format
Bei elektronischen Rechnungen hat sich in vielen Branchen das ZUGFeRD-Format etabliert. Der Standard unterstützt eine einheitliche und automatisierbare Verarbeitung für Unternehmen, Kunden und Steuerberatungen.
ZUGFeRD 2.x ist auf die europäische Norm EN 16931 ausgerichtet und damit für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung und für E-Invoicing-Prozesse relevant.
Das ZUGFeRD-Format
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es kombiniert menschenlesbare PDF-Daten mit maschinenlesbaren XML-Daten in einem einheitlichen E-Rechnungsformat.
Vorteile von ZUGFeRD
- standardisiertes, branchenübergreifendes Format
- rechtssichere Archivierung mit PDF/A-3
- digitale Übertragung per E-Mail, Download und weitere Kanäle
- effizientere Prozesse bei Prüfung, Freigabe und Zahlung
Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung
Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält:
- eine visuelle PDF-Darstellung für Menschen
- strukturierte XML-Daten für Maschinen
Je nach Prozess kann primär mit dem PDF oder mit den XML-Daten gearbeitet werden.
ZUGFeRD 2.x unterstützt außerdem verwandte Standards wie XRechnung und Factur-X.
PDF als Standardformat im Rechnungsversand
PDF ist ein plattformunabhängiges Format für den digitalen Dokumentenaustausch. Mit PDF/A-3 steht ein etablierter Standard zur Langzeitarchivierung und für die Kombination aus visueller Rechnung und XML-Daten bereit.
E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze verbindlich eingeführt:
| Zeitraum | Pflicht |
|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können |
| Ab 01.01.2027 | Unternehmen bis 800.000 € Jahresumsatz müssen strukturierte E-Rechnungen senden |
| Ab 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen senden |
Als strukturierte E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931 gelten in Deutschland vor allem ZUGFeRD 2.x und XRechnung.
ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X im Vergleich
Alle drei Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 – unterscheiden sich aber in Aufbau und Einsatzschwerpunkt:
| Format | Aufbau | Lesbarkeit | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| ZUGFeRD 2.x | PDF/A-3 + eingebettetes XML | Mensch + Maschine | B2B, allgemein |
| XRechnung | Reines XML (kein PDF) | Nur Maschine | Öffentliche Auftraggeber (B2G) |
| Factur-X | PDF/A-3 + eingebettetes XML | Mensch + Maschine | B2B, DE/FR-grenzüberschreitend |
ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 sind auf Ebene des XML-Schemas identisch – beide folgen der Cross Industry Invoice (CII) Syntax der UN/CEFACT. Ein ZUGFeRD-2.1-Dokument ist damit zugleich ein gültiges Factur-X-Dokument.
Praxisbeispiel: Typischer ZUGFeRD-Prozess
- Rechnungserstellung — Buchhaltungssystem erzeugt Rechnungsdaten
- PDF/A-3-Erzeugung — Visuelle Darstellung als PDF/A-3 aufbereiten
- XML-Einbettung — ZUGFeRD-konforme XML-Datei (
factur-x.xml) einbetten - Validierung — XML gegen ZUGFeRD-Schema prüfen
- Versand — Per E-Mail, Upload-Portal oder EDI
- Empfang — Buchhaltungssoftware des Empfängers liest XML automatisch aus
ZUGFeRD-XML mit webPDF verarbeiten
webPDF unterstützt bei der PDF/A-Konvertierung die Einbettung von XML-Daten gemäß ZUGFeRD 1.0 und 2.x.
Die XML-Daten werden vor dem Einbetten validiert und gegen das jeweilige Schema geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung erfolgt die Ausgabe als ZUGFeRD-konformes PDF/A-3.
Zusätzlich können gescannte Papierrechnungen per OCR aufbereitet und anschließend mit ZUGFeRD-XML angereichert werden. Der gesamte Prozess lässt sich über den webPDF-Webservice automatisieren und in bestehende Systeme integrieren.
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