Langzeitarchivierung im PDF-Format
Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ist eine strukturierte Langzeitarchivierung für Unternehmen und Behörden unverzichtbar.
Rechtliche Vorgaben verlangen eine revisionssichere Speicherung in einem Langzeitarchiv. Daten müssen über Jahre hinweg lesbar, auffindbar und verlässlich verfügbar bleiben.
Was bedeutet Langzeitarchivierung?
Langzeitarchivierung (LZA) bezeichnet die langfristige Aufbewahrung digitaler Dokumente. Die zentrale Herausforderung: Daten müssen auch nach vielen Jahren technisch zugänglich und inhaltlich nutzbar sein.
Dazu gehören nicht nur stabile Dateiformate, sondern auch gepflegte Metadaten für Suche, Zuordnung und Nachvollziehbarkeit.
Welche Formate eignen sich?
Für Archivprozesse müssen Dokumente einheitlich vorliegen. Nicht jedes Datenformat erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung.
Offene und standardisierte Formate wie XML oder vor allem PDF/A sind hier besonders relevant.
Warum PDF/A für rechtssichere Archivierung?
PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format für Langzeitarchivierung und in vielen Branchen etabliert. Es unterstützt:
- langfristige Lesbarkeit
- plattformunabhängige Reproduzierbarkeit
- konsistente Dokumentdarstellung
- revisionssichere Aufbewahrung
Gerade für Gerichte, Behörden und Unternehmen ist PDF/A ein zentraler Standard.
Langzeitarchivierung mit webPDF
webPDF kann als zentrale Konvertierungslösung in bestehende Systemlandschaften integriert werden. Damit lassen sich Dokumente automatisiert und einheitlich in PDF/A überführen.
Zusätzlich bietet webPDF Validierungsfunktionen, um zu prüfen, ob Dokumente dem relevanten ISO-Standard entsprechen, bevor sie in den Archivprozess übernommen werden.