Otto Group nutzt webPDF für interne Recruiting Suite

Recruiting

Die Otto Group ist eine weltweit agierende Handels- und Dienstleistungsgruppe mit rund 52.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 14,3 Milliarden Euro. Mit 30 wesentlichen Unternehmensgruppen ist sie in mehr als 30 Ländern Europas, Nord- und Südamerikas sowie Asiens präsent.

Täglich gehen über die intern entwickelte Recruiting Suite zahlreiche Bewerberdokumente ein. Hinzu kommen weitere Dokumente aus dem Bewerbungsprozess, etwa Vertragsunterlagen und Formulare. All diese Dokumente müssen sicher und zuverlässig in ein einheitliches Datenformat konvertiert und bereitgestellt werden.

Otto Group nutzt webPDF als Konvertierungslösung​

Laut Tobias Hauser (Produktmanager SAP HR bei Otto) übernimmt webPDF drei zentrale Aufgaben:

  1. Konvertierung der Bewerberdokumente
  2. Konvertierung weiterer Dokumente im Bewerbungsprozess inklusive Barcodes
  3. Merge aller Dokumente zu einer digitalen Bewerbermappe

"Unsere Recruiter schätzen vor allem die Möglichkeit, exakt die gewünschten Dokumente für Gespräche zusammenzustellen, zu sortieren und als eine einzige PDF-Datei bereitzustellen. Das vereinfacht Druck und digitale Mitnahme erheblich."

Ausgangssituation vor der Einführung​

Vor dem Einsatz von webPDF mussten für verschiedene Bewerberformate mehrere Programme verfügbar sein. Dokumente mussten heruntergeladen und einzeln geöffnet werden. Mit webPDF stehen die benötigten Unterlagen nun direkt als PDF bereit und können in der internen App ohne separaten Download eingesehen werden.

Die Otto Group wurde 2017 auf dem DSAG-Jahreskongress auf SoftVision und webPDF aufmerksam und nutzte anschließend die API zur nahtlosen Integration in die eigene Recruiting Suite.

Vorteile von webPDF bei der Otto Group​

  1. Einheitliche Bewerberdokumente, die über einen PDF-Viewer dargestellt werden können.
  2. Flexible Upload-Möglichkeiten für Bewerbende, unabhängig vom Ursprungsformat.
  3. Bedarfsgerechtes Zusammenführen mehrerer PDFs.
  4. Barcode-Erzeugung und Integration in bestehende Prozesse.
  5. Höhere Sicherheit durch temporäre Ablage auf lokalem webPDF-Server inklusive Virenscan.

Wichtige Anforderungen an die Lösung​

Zentrale Voraussetzung war eine API zur einfachen Integration in die bestehende Softwarelandschaft. Zusätzlich waren schnelle Konvertierung, verständliche Fehlermeldungen, zuverlässige Office-/Word-Konvertierung sowie lokales Hosting ohne Cloud-Abhängigkeit wichtig.

Fazit nach der Einführung​

Die Otto Group bewertet den Einsatz von webPDF durchweg positiv: höhere Effizienz, bessere Sicherheit und bessere Unterstützung der DSGVO-Anforderungen in Recruiting- und HR-Prozessen. Inzwischen wird webPDF in mehreren Tochterunternehmen eingesetzt.

"Die Implementierung war sehr einfach, die API ist gut dokumentiert, und der Support war durchgehend schnell und lösungsorientiert."