Der Alltag großer Unternehmen ist durch eine große Vielzahl an Dateiformaten geprägt, die gehandhabt und weiterverarbeitet werden müssen. Für die Arbeit mit einigen Formaten müssen zusätzliche Programme installiert und gewartet werden. Die Folgen sind ein Mehraufwand, der verhindert werden kann. Eine Möglichkeit zur Reduzierung des Aufwandes ist die Reduzierung der Anzahl der Dateiformate auf das standardisierte PDF-Format. Dies kann beispielsweise mit der webPDF-Lösung geschehen.

ZUGFeRD als Datenmodell für den elektronischen Rechnungsaustausch findet Anwendung: Steuerrelevante Dokumente in das Portable Document Format (PDF) zu konvertieren und in dieser Form zu archivieren, ist vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun explizit befürwortet worden.

Mit den neuen Bestimmungen werden die seit 1995 geltenden Grundsätze abgelöst und den Bedingungen der heutigen Arbeitswelt angepasst. Mit Veröffentlichung der neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat das Bundesministerium für Finanzen nun die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in Form von PDF-Dokumenten genehmigt. Das wiederum führte zur Entwicklung vom Rechnungsformat und Datenmodell ZUGFeRD um das es hier gehen soll. ZUGFeRD steht dabei für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Im Gesundheitssektor ist eine vertrauensvolle Kommunikation zwischen Versicherungsnehmern und Krankenkassen das A und O. An zentraler Stelle steht dabei der E-Mail-Verkehr: Die tagtägliche E-Mail-Flut auf der einen Seite - gesetzliche Anforderungen an Sicherheit und Archivierung auf der anderen - stellen Mitarbeiter und IT-Abteilungen vor besondere Aufgaben. Ein professionelles E-Mail-Management kann Krankenkassen bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Die Techniker Krankenkasse (TK) entschied sich daher, Kommunikationsprozesse zu optimieren und Workflows zu automatisieren. Mithilfe einer hochfunktionellen Software werden E-Mails samt Anhang in PDF/A-Dateien konvertiert. Die rechtsgültige Archivierung der Dokumente kann so schnell und einfach sichergestellt werden.