Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (2/2)

rechtssichere emailarchivierung

In unserem ersten Teil zum Thema E-Mail-Archivierung ging es in erster Linie darum, warum eine rechtssichere Langzeitarchivierung so wichtig ist und welche gesetzlichen Vorgaben in Deutschland gelten. Wir haben gezeigt, was eine gute Archiv-Lösung mitbringen sollte. Im zweiten Teil gehen wir nun auf die Vorteile eines PDF-Archivs für E-Mails ein. Dabei stellen wir unsere Archiv-Lösung webPDF detaillierter vor. Im Anschluss finden Sie außerdem eine Linkliste, mit der sich die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung in Unternehmen nachvollziehen lassen.

E-Mail-Archivierung mit webPDF​

Mit webPDF haben Sie eine Software-Lösung an der Hand, mit der Sie komfortabel eine E-Mail-Archivierung durchführen können. Gleichzeitig kann Ihr Unternehmen noch effektiver mit PDF-Dokumenten umgehen, da Sie mit dem zentralen PDF-Server zahlreiche Dateiformate in das PDF-Format konvertieren und PDF-Dokumente bearbeiten, signieren oder exportieren können.

Die PDF/A-Konvertierung und Validierungsfunktionen von webPDF erlauben eine professionelle und automatische Langzeitarchivierung all Ihrer Dokumente, unabhängig vom Ursprungsformat. Mit dem PDF/A-Format können Sie ein Archiv für E-Mails und andere Dokumente erstellen und gesetzliche Bestimmungen zuverlässig erfüllen.

Mit webPDF steht Ihnen eine sauber organisierte Ablage für E-Mail-Dokumente zur Verfügung. Alle E-Mails werden in PDF beziehungsweise PDF/A umgewandelt. Die bei der Konvertierung verwendeten Webservices können Sie in Ihre bestehenden Unternehmenslösungen, zum Beispiel Notes Domino, Exchange oder SAP, integrieren.

Was spricht für eine E-Mail-Archivierung mit webPDF?​

  • Sie erhalten mit webPDF eine Rundum-Lösung für die PDF-Verarbeitung Ihres gesamten elektronischen Postverkehrs.
  • Bei der E-Mail-Konvertierung in das PDF-Format, also bei der Umwandlung von Outlook-(MSG-) oder MIME-(EML-)Formaten in PDF-Dokumente, bleiben Textformatierungen und Grafikelemente erhalten. Die erzeugten PDF-Dokumente zeigen die E-Mails genauso an, wie sie der E-Mail-Client darstellt.
  • Mit webPDF konvertieren Sie E-Mails entweder aus der Datei oder direkt vom Mail-Server. Exchange, IBM Domino und alle gängigen Server-Arten werden durch die Integration der Webservices unterstützt.
  • Sie können sowohl breit angelegte Archivierungsprozesse durchführen als auch gezielte Einzelkonvertierungen zentral organisieren.
  • Sowohl HTML- oder RTF-formatierte E-Mails als auch sämtliche Anhänge können in PDF-Dateien umgewandelt werden.
  • Es werden über 100 Dateiformate unterstützt, ohne Zugriff auf die Ursprungssoftware, um alle Anhänge einer E-Mail nach PDF oder PDF/A zu konvertieren.
  • Mit webPDF können Sie E-Mails samt Anhängen problemlos trennen oder zusammenführen und damit Ihre Korrespondenzen gebündelt archivieren.
  • Sie können sensible Dokumente mit digitalen Signaturen versehen.
  • Die direkte PDF/A-Konvertierung ermöglicht den unmittelbaren Anschluss an Ihre bestehenden Archivsysteme.

Linkliste: Gesetze zur Regelung der E-Mail-Archivierung​

Mehr zur E-Mail-Konvertierung mit webPDF oder n2pdf​