Schlagwort: Archivierung

Okt 19 2022 19. Oktober 2022 21. Oktober 2022 von Christian Schiller

Aufbewahrungsfristen für die Langzeitarchivierung

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Die wichtigsten Informationen zu den gesetzlichen Regelungen „Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungspflichte Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.“ So steht es in Wikipedia. Was sind überhaupt aufbewahrungspflichtige Schriftstücke und wie lange sind sie zu archivieren? In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von geschäftlichen Dokumenten. Was bedeutet Aufbewahrungspflicht?…

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Okt 05 2022 5. Oktober 2022 7. Oktober 2022 von Christian Schiller

Standardisierte Langzeitarchivierung mit PDF/A

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Warum ein ISO-Standard aus dem Jahr 2005 immer noch zukunftssicher ist Analoge Archivierungsmedien wie Mikrofilm und Papier gehören längst der Vergangenheit an. Auch das Bildformat TIFF als erstes digitales Format ist schon in den 1990er Jahren durch ein leistungsfähigeres abgelöst worden, nämlich das von Adobe Systems veröffentlichte Portable Document Format (PDF). Auf dessen Grundlage entwickelte…

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Aug 11 2021 11. August 2021 11. August 2021 von Nele Zymek

PDF/A-Dokumente in ein Archivsystem überführen

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Archivsystem

In diesem konkreten Fall hatte ein Kunde die Anforderung PDF/A-Dokumente, die mit webPDF erzeugt wurden, anschließend automatisiert in ein Archivsystem zu überführen und den Dokumenten dabei eine Reihe von Metadaten mitzugeben. Die Dateien lagen zunächst in vielen unterschiedlichen Formaten vor und sollten dann in PDF/A umgewandelt werden sowie Metadaten hinzugefügt werden. Ziel und Inhalt des…

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Mrz 25 2020 25. März 2020 27. Mai 2020 von Nele Zymek

Archivierungs- und Migrationsprojekte mit webPDF

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E-Mail-Archivierung

Bei sehr vielen Kunden entsteht aktuell der Bedarf unterschiedlichste Archivierungsprojekte durchzuführen. Das beruht auf der Tatsache, dass jedes Unternehmen seine E-Mails und weitere Daten rechtssicher archivieren muss. Hinzu kommt, dass auch bereits bestehende Archive oftmals vereinheitlicht werden müssen. Für diese Projekte benötigen Unternehmen und auch IT-Abteilungen häufig beratende Unterstützung oder eine Software, mit deren Hilfe…

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Aug 14 2019 14. August 2019 17. Februar 2020 von Nele Zymek

Fallbeispiel: Fusion von Archiven bei Firmenübernahmen

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Fallbeispiel: Fusion von Archiven

Die Software webPDF ist vielseitig einsetzbar, das zeigen immer wieder unsere Fallbeispiele und Anwenderberichte, die konkrete Beispiele aus der Praxis beschreiben. Unter anderem kann webPDF auch bei der Fusion von Unternehmen zum Einsatz kommen. In diesem Zusammenhang wird häufig nach einer Software gesucht, die sich nahtlos und unkompliziert in die bereits vorhandenen Software-Strukturen einfügen lässt…

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Apr 18 2018 18. April 2018 27. August 2020 von Christian Schiller

GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

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GDPdU Grundsätze: Symbolbild

Bei den Stichworten Elektronische Archivierung und E-Mail-Archivierung muss man sich als Unternehmen immer mit der sogenannten GDPdU beschäftigen. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Spätestens wenn eine steuerliche Betriebsprüfung ansteht, kommt die Frage auf: Welche Regeln gibt es zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen? Diese sind durch eine Verwaltungsanweisung des…

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Mai 18 2017 18. Mai 2017 17. Februar 2020 von Nele Zymek

Was ist Hybride Archivierung? Zusatz zu PDF/A-3

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Daten Aufbewahrung: Laptop mit Akten

Kleiner Zusatz zu unserer PDF-Reihe: PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil1: PDF/A-1 PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 2: PDF/A-2 und PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 3: PDF/A-3 Wie die PDF Association berichtet, bietet der dritte Normteil von PDF/A nun die Möglichkeit zur „hybriden Archivierung“. Unter diesem Ausdruck…

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Jul 12 2016 12. Juli 2016 17. Februar 2020 von Nele Zymek

PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 3: PDF/A-3

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Attachment anbringen

Der dritte Teil unserer Reihe zum Thema PDF/A behandelt das PDF/A-3 Format, welches als aktueller Standard in Bezug auf Archivierung und E-Rechnungen gilt. Das bedeutet aber nicht, dass die Formate PDF/A-1 oder PDF/A-2 keine Gültigkeit mehr hätten oder nicht mehr verwendet werden dürften. Je nach Einsatzzweck, können die bisher verwendetet PDF Formate weiterhin völlig ausreichen. Die…

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Jan 27 2016 27. Januar 2016 20. Juli 2022 von Nele Zymek

PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 2: PDF/A-2

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PDF Erstellung per Knopfdruck

Wie bereits im ersten Teil unserer Blogreihe „PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 1: PDF/A-1“ beschrieben, wird das PDF/A-Format (A=Archiv) bereits sehr erfolgreich für die Archivierung von Daten eingesetzt. Die Vorteile sprechen in jedem Fall für das PDF/A als Format und so hat es sich bei Unternehmen, inzwischen auch bei Ämtern und Verwaltungen,…

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Sep 14 2015 14. September 2015 17. Februar 2020 von Nele Zymek

PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil1: PDF/A-1

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ISO Norm Kugel

Seit vielen Jahren hat sich das PDF (Portable Document Format) etabliert, um Dokumente in einer Form übermitteln zu können, die übergreifend funktioniert. Elektronische Dokumente können so originalgetreu weitergegeben und unabhängig von Betriebssystemen oder Programmen geöffnet und gedruckt werden. Der Autor kann vorher festlegen in welcher Form das Dokument sichtbar sein soll. Alle Probleme, die sonst…

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