Schlagwort: Langzeitarchivierung

Okt 19 2022 19. Oktober 2022 21. Oktober 2022 von Christian Schiller

Aufbewahrungsfristen für die Langzeitarchivierung

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Die wichtigsten Informationen zu den gesetzlichen Regelungen „Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen aufbewahrungspflichte Schriftstücke geordnet archiviert werden müssen.“ So steht es in Wikipedia. Was sind überhaupt aufbewahrungspflichtige Schriftstücke und wie lange sind sie zu archivieren? In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von geschäftlichen Dokumenten. Was bedeutet Aufbewahrungspflicht?…

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Okt 05 2022 5. Oktober 2022 7. Oktober 2022 von Christian Schiller

Standardisierte Langzeitarchivierung mit PDF/A

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Warum ein ISO-Standard aus dem Jahr 2005 immer noch zukunftssicher ist Analoge Archivierungsmedien wie Mikrofilm und Papier gehören längst der Vergangenheit an. Auch das Bildformat TIFF als erstes digitales Format ist schon in den 1990er Jahren durch ein leistungsfähigeres abgelöst worden, nämlich das von Adobe Systems veröffentlichte Portable Document Format (PDF). Auf dessen Grundlage entwickelte…

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Aug 11 2021 11. August 2021 11. August 2021 von Nele Zymek

PDF/A-Dokumente in ein Archivsystem überführen

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Archivsystem

In diesem konkreten Fall hatte ein Kunde die Anforderung PDF/A-Dokumente, die mit webPDF erzeugt wurden, anschließend automatisiert in ein Archivsystem zu überführen und den Dokumenten dabei eine Reihe von Metadaten mitzugeben. Die Dateien lagen zunächst in vielen unterschiedlichen Formaten vor und sollten dann in PDF/A umgewandelt werden sowie Metadaten hinzugefügt werden. Ziel und Inhalt des…

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Sep 16 2020 16. September 2020 17. September 2020 von Nele Zymek

E-Mails in PDF konvertieren

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Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Um eine dauerhafte und rechtssichere E-Mail-Archivierung umzusetzen ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, ein durchdachtes Konzept zu entwickeln, das festlegt in welchem Datenformat die E-Mails im Unternehmen abgelegt werden. Dafür ist es notwendig, dass alle E-Mails einheitlich aus dem Outlook (MSG) oder MIME (EML) Format in ein Archivformat wie PDF/A überführt werden. Hintergrund sind die…

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Aug 19 2020 19. August 2020 20. August 2020 von Nele Zymek

Langzeitarchivierung im PDF-Format

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Langzeitarchivierung

Aufgrund der wichtigen Aufbewahrungspflichten und gesetzliche Vorgaben in Deutschland ist es für Unternehmen zwingend notwendig sich mit einer gut organisierten Langzeitarchivierung auseinanderzusetzen. Die entsprechenden rechtlichen Vorgaben schreiben eine revisionssichere Speicherung in einem Langzeitarchiv vor, das es ermöglicht, dass die aufbewahrten Daten jederzeit wieder auffindbar und lesbar sind und das auch über lange Zeiträume…

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Jan 29 2020 29. Januar 2020 17. September 2020 von Nele Zymek

Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (2/2)

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rechtssichere emailarchivierung

In unserem ersten Teil zum Thema E-Mail-Archivierung ging es in erster Linie darum, warum eine rechtssichere Langzeitarchivierung so wichtig ist und was die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland sind. Wir haben gezeigt, was eine gute Archiv-Lösung mitbringen sollte und wollen jetzt im zweiten Teil dazu übergehen die Vorteile eines PDF-Archivs von E-Mails zu zeigen. Dabei stellen…

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Jan 22 2020 22. Januar 2020 17. September 2020 von Nele Zymek

Rechtssichere E-Mail-Archivierung in Unternehmen (1/2)

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Emailarchivierung mit webPDF

Ein Großteil heutiger Unternehmenskommunikation sowie Geschäftsprozessen laufen heutzutage über E-Mail-Korrespondenzen. Selbst in Unternehmen, die nicht komplett auf das papierlose Büro setzen ist das Thema rechtsgültige E-Mail-Archivierung bzw. Langzeitarchivierung angekommen. Das bedeutet: In der Regel benötigen alle Unternehmen eine professionelle Software-Lösung, um eine gut strukturierte E-Mail-Archivierung einzuführen…

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Dez 18 2019 18. Dezember 2019 17. Februar 2020 von Nele Zymek

Fallbeispiel: Professionelle PDF-Lösung für Unternehmen

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PDF-Lösung für Unternehmen

Was spricht für den Einsatz einer professionellen PDF Software Lösung wie webPDF? Beispiele für den Praxis-Einsatz in Unternehmen: Im Rahmen der elektronischen Personalakte (Hier zum Beispiel für drei unterschiedliche Funktionen: 1. Konvertierung Office in PDF /2. Umwandlung PDF in PDF/A und 3. Thumbnails, also Mini-Vorschaubilder erscheinen auf der ersten SeiteUmwandlung in PDF/A Rahmen einer Langzeitarchivierung…

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Jun 12 2019 12. Juni 2019 17. Februar 2020 von Nele Zymek

Dokumente mit Digitalen Signaturen sichern – Teil 3

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Digitale Signatur per Tastatur

Nach Teil 1 (Basics und Rechtliches) und Teil 2 (technischer Hintergrund) unserer Themenreihe über Digitale Signaturen wollen wir mit diesem dritten und letzten Teil die Verwendung mit webPDF konkret veranschaulichen. Wie sieht die konkrete Anwendung im webPDF-Portal aus? Mit webPDF können alle Mitarbeiter auf allen Endgeräten jedes Dokument konvertieren und PDFs anschließend digital unterzeichnen. Dafür…

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Dez 27 2018 27. Dezember 2018 17. Februar 2020 von Nele Zymek

Video: Wie kann ich E-Mails in PDF konvertieren?

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In dieser Video-Anleitung können Sie sehen, wie man mit webPDF E-Mails im Outlook (MSG) oder MIME (EML)-Format in PDF konvertieren kann. Dabei bleiben Textformatierungen und Grafikelemente erhalten. Sie können ihre E-Mails so in ein PDF umwandeln, dass die Nachricht genauso anzeigt wie sie auch der E-Mail-Client anzeigt. Im Video sehen Sie, wie wir ein E-Mail…

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