Verwaltung effizient gestalten mit elektronischen Unterschriften
Pandemiebedingt stieg seit 2020 die Notwendigkeit digitaler Angebote, von Homeoffice und digitaler Kommunikation mit Bürgern in der Verwaltung. Für die meisten digitalen Arbeitsprozesse, vor allem bei Behörden und in der Verwaltung, werden allerdings Unterschriften benötigt. Das bedeutet: Zwangsläufig muss man sich mit der Notwendigkeit elektronischer Unterschriften auseinandersetzen.
Durch eine elektronische Unterschrift (auch E-Signatur genannt) holt man sich auf digitalem Weg vom Unterzeichner die Zustimmung zu einem Vertrag, Formular oder einer Vereinbarung. Das kann beispielsweise durch Buttons, durch eine Unterschrift auf einem Touchpad, durch Eintippen des Namens in einem Formular oder das Einfügen einer Grafik geschehen. Wichtig ist dabei zu beachten, dass man zwischen drei Arten elektronischer Signaturen unterscheidet. Mehr zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) als sicherster Form und höchster Stufe der elektronischen Identifizierung erfahren Sie hier:
Elektronische Unterschrift: Rechtsbindend in der EU
In den letzten Jahren haben sich die Grundvoraussetzungen für digitale Arbeitsprozesse auch bei Behörden und Verwaltungen geändert. Die EU hat die Benutzerfreundlichkeit im Umgang mit der elektronischen Unterschrift in den Fokus gerückt und mit der europäischen Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) die sogenannte Fernsignatur ermöglicht.
Inzwischen sind digitale Signaturen bzw. elektronische Unterschriften in der gesamten Europäischen Union rechtlich bindend. Sie haben die Rechtsgültigkeit einer handschriftlichen Unterschrift. Außerdem können diese digitalen Dokumente noch weitere Informationen enthalten, etwa Zeitstempel. Ein weiterer Vorteil dieser digitalen Arbeitsweise ist, dass die Unterlagen nicht verloren gehen und nicht an andere weitergegeben werden können. Des Weiteren sind elektronische Unterschriften dauerhaft lesbar.
Umstellung auf digitale Verwaltung
Mehr Effizienz und weniger Bürokratie im Behördenalltag sind ein wichtiges Ziel, das in öffentlichen Verwaltungen aktuell stark an Priorität gewonnen hat. Entsprechend wird mit Hochdruck daran gearbeitet, klassische Fachverfahren zu digitalisieren.
Einer der wichtigsten Bausteine dafür ist die Einführung digitaler Signaturen und Siegel. Hier geht es auch darum, das Onlinezugangsgesetz (OZG) und das E-Government-Gesetz umzusetzen:
Leider ist es aber nach wie vor so, dass viele Genehmigungen und Anträge nur als Formulare erhältlich sind, die Bürgerinnen und Bürger ausdrucken müssen, um sie zu unterschreiben. Hier herrscht noch Nachholbedarf. Das ist vor allem deshalb ärgerlich, weil einige Dokumente wirklich ausschließlich für die Unterschrift ausgedruckt werden müssen. So wird der digitale Vorgang nicht konsequent zu Ende gedacht und die eigentlichen Vorteile, die eine elektronische Unterschrift mitbringt, werden nicht genutzt.
Vorteile elektronischer Unterschriften in der Verwaltung:
- Effizienteres und schnelleres Arbeiten
- Es sind nicht mehrere Geräte involviert wie bei der händischen Unterschrift (Drucker, Fax, Scanner)
- Die Unterlagen können nicht verloren gehen oder weitergegeben werden und sind dauerhaft lesbar und schnell auffindbar
- Versandkosten und Papier fallen weg, hier auch ökologische Vorteile
- Vor allem, wenn mehrere Unterschriften nötig sind, wird durch den digitalen Prozess viel Aufwand eingespart
- Bei Nutzung elektronischer Unterschriften bekommen alle Mitarbeiter die digitalen Dokumente gleichzeitig, womit der Gesamtprozess zusätzlich beschleunigt wird
- Bürokratieabbau
- Dokumente können ohne Medienbrüche übermittelt und maschinell weiterverarbeitet werden
Mit der Einführung der elektronischen Unterschrift können in jedem Fall hohe Gesamtkosten eingespart werden, da Prozesse schneller und effizienter ablaufen. Wenn manuelle Unterschriften nicht mehr notwendig sind, können Transaktionen nun wenige Minuten in Anspruch nehmen, obwohl sie sonst mehrere Tage gedauert hätten.
Quellen: