VHV Gruppe nutzt Vorschau-Funktion von webPDF

VHV Gruppe nutzt Preview-Funktion

Mit Beginn des Jahres 2017 hat sich die VHV Gruppe für die Arbeit mit der Softwarelösung webPDF entschieden. Die Preview-Funktion von webPDF wird dort eingesetzt, um mit einer Vielzahl digitaler Akten effizienter arbeiten zu können.

webPDF überzeugte im Praxistest​

Auf die Preview-Funktion von webPDF wurde die VHV Gruppe durch den Walldorfer SAP-Spezialisten XFT aufmerksam. Bei XFT wird die SoftVision-Software in Verbindung mit SAP bereits seit längerem eingesetzt und war entsprechend erprobt.

Die Empfehlung machte die Mitarbeitenden der VHV Gruppe neugierig. Das Tool wurde daraufhin - auch im Vergleich mit einem weiteren Produkt - einem Praxistest unterzogen. webPDF konnte dabei überzeugen und wird seitdem im Alltag bei der Arbeit mit digitalen Akten eingesetzt.

„Die individuell anpassbare Softwarelösung war sofort einsetzbar, wurde problemlos eingeführt und verrichtet seitdem ohne jegliche Auffälligkeiten ihren Dienst. Die Vorschau-Funktion ermöglicht dem Benutzer vor allem einen flüssigen Workflow und schnelle Übersicht bei der Suche nach Dokumenten oder Inhalten.“

erklärt Andreas Schaeff, Entwickler im SAP Kompetenz-Center bei VHV solutions.

Schnelle und einfache Einführung von webPDF​

„Wir konnten direkt von den Erfahrungswerten von XFT profitieren und wussten im Vorfeld, wie einfach die Einführung von webPDF sein würde. Eine klassische Schulung war nicht nötig, da webPDF für die Key User in der Fachabteilung selbsterklärend ist. Bei der Einführung gab es zunächst IT-seitig etwas Bauchweh aus Sorge um die Stabilität. Im Zusammenspiel mit der Beratung durch SoftVision lief aber alles einwandfrei. Die Konvertierung der bestehenden Akten lief zweieinhalb Tage ohne Vorkommnisse, und seit etwa sechs Monaten ist webPDF nun produktiv bei VHV im Einsatz.“

So fasst Andreas Schaeff den Ablauf der Einführung zusammen.

Zusätzlich wurden die Software-Architekten mit einem direkten Produktvergleich beauftragt. webPDF setzte sich am Ende durch, unter anderem wegen:

  • bestehender Empfehlung und Erfahrung aus dem XFT-Umfeld
  • fehlender Notwendigkeit für kostenintensive externe Beratung
  • zusätzlicher Funktionen mit strategischem Potenzial für den Ausbau

„Die Unterstützung durch das SoftVision-Support-Team war im Vorfeld der Einführung wirklich perfekt. Wir bekamen alle Informationen schnell und zuverlässig, und die Kommunikation verlief reibungslos.“

Wo kommt webPDF bei VHV konkret zum Einsatz?​

webPDF wird bei der VHV Gruppe zur Konvertierung von PDF-Dateien in kleine Grafikdateien genutzt (Preview-/Vorschaufunktion).

„Wir nutzen webPDF, um bei digitalen Personalakten Vorschaubilder zu sehen. Wir arbeiten häufig mit Akten, die mehrere hundert Seiten umfassen. Die Vorschau hilft dabei, den Überblick zu behalten und Inhalte mit wenigen Klicks sichtbar zu machen.“

Der Einsatz erfolgte zunächst an einem Standort in der Personalabteilung. Zu konkreten Zeit- und Kosteneffekten war zum damaligen Zeitpunkt noch keine belastbare Aussage möglich. Klar war jedoch: Die Arbeit wurde leichter und übersichtlicher, und das Feedback der Anwender war durchweg positiv.

Anforderungen an webPDF​

Laut Andreas Schaeff gab es zwei zentrale Anforderungen:

  • Die Preview-Funktion sollte mehr Hilfe und Übersicht bei der Dokumentensuche bieten.
  • Die Lösung musste vor allem stabil und zuverlässig laufen.

Diese Erwartungen wurden erfüllt. Zusätzlich ergaben sich weitere Überlegungen zur Nutzung zusätzlicher Funktionen, insbesondere der Stempelfunktion.

Weitere Funktionalitäten: Ausbau geplant​

Mit dem erfolgreichen Alltagseinsatz entstanden weitere Ausbaupläne. Zum damaligen Zeitpunkt nutzten etwa 10 bis 15 Anwender webPDF; perspektivisch war eine deutliche Ausweitung geplant.

Auch die Vorschauleiste sollte perspektivisch erweitert werden. Zum Zeitpunkt des Berichts war in der Vorschau primär die erste Seite sichtbar, was als ausreichend bewertet wurde, jedoch Potenzial für spätere Erweiterungen bot.

Ein weiterer Anwenderbericht ist hier verfügbar: Die webPDF-Preview-Funktion für digitale Personalakten bei nora systems in Weinheim