XRechnung bei allen deutschen Behörden
Ab 2020 werden alle Rechnungen bei Behörden als German CIUS XRechnung gestellt.
Seit nunmehr 8 Jahren stellen immer mehr Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsversand um. Das heißt, dass Rechnungen nur noch auf digitalem Weg gestellt werden können. Das kann beispielsweise per E-Mail oder Download geschehen. Dazu gehört natürlich, dass dem elektronischen Übermittlungsverfahren zunächst zugestimmt wurde. Man kann von den Vorteilen eines digitalen Büros unmittelbar profitieren: Insgesamt spart man durch elektronische Rechnungen sehr viel Zeit und Geld.
Aktuelle Entwicklungen beim elektronischen Rechnungsversand in Deutschland
Ab November 2020 müssen alle Behörden in Deutschland ihren elektronischen Rechnungslauf auf das Format XRechnung umstellen. Stichtag ist der 27.11.2020. XRechnung bedeutet XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell.
XRechnung betrifft sämtliche öffentlichen Einrichtungen und Behörden. Es ist dabei egal, ob der Auftragnehmer aus Deutschland oder aus einem anderen Land der EU kommt. Alle Rechnungen an Behörden müssen im XRechnung-Format gestellt werden. Nicht betroffen sind Unternehmen aus dem Bereich B2C oder B2B.
Seit der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind öffentliche Auftraggeber in Europa verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Im Zuge dessen wurde die Norm EN 16931 entwickelt, die festlegt, welche Elemente eine E-Rechnung standardmäßig enthalten muss. XRechnung ist eine XML-Datei, die den XML-Schemavorgaben gemäß der Europäischen Norm EN 16931 vollständig entspricht und deshalb verwendet werden muss.
Die vorgesehenen XML-Schemata, die zum Einsatz kommen sollen, sind UBL und CII, also Universal Business Language und UN/CEFACT Cross Industry Invoice. Nur diese beiden Syntaxen sind zulässig. Die XRechnung muss in einer dieser beiden Syntaxen übermittelt werden und ist auch nur dann gültig.
Hier können erste Herausforderungen entstehen, da beispielsweise SAP im Bereich Sales and Distribution diese Formate nicht direkt erzeugen kann. Zukünftig kann es außerdem häufiger vorkommen, dass Unternehmen ein visuelles Abbild der XML-Daten benötigen. Denn neben der rein digitalen Rechnung besteht oft auch der Wunsch, ein PDF als visuelle Darstellung der Rechnung zu erhalten. Dafür müssten die XML-Rechnungsdaten validiert und per Transformation in das HTML- beziehungsweise PDF-Format überführt werden. Dazu stellt der Bund auch ein entsprechendes "SDK" mit XSL-Dateien als öffentliches Projekt bereit: https://github.com/itplr-kosit/xrechnung-visualization.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Für den elektronischen Rechnungsversand wird bereits sehr oft das sogenannte ZUGFeRD-Format verwendet. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. ZUGFeRD 2.0 erschien im März 2019, nachdem seit 2014 bereits Version 1.0 verfügbar war.
Mehr Infos dazu finden Sie auch bei uns im Blog.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) besteht aus Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland und existiert seit 2010. Mehr zur FeRD-Organisation finden Sie hier.
ZUGFeRD gilt als elektronisches Rechnungsdatenformat. Es handelt sich um ein hybrides Datenformat, da in einem PDF, genauer gesagt in PDF/A-3, Rechnungsdaten im XML-Format integriert werden. Somit können Daten wie Betrag oder Rechnungsnummer problemlos ausgelesen werden. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob bei der Weiterverarbeitung eine PDF-Datei oder ein XML-Datensatz genutzt werden soll.
Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.0 basiert zwar ebenfalls auf der Norm EN 16931. Grundsätzlich soll XRechnung jedoch der zentrale Standard für die öffentliche Verwaltung in Deutschland werden. Hier müssen die weiteren Entwicklungen noch abgewartet werden. Ziel ist es, einen gemeinsamen, einheitlichen und verbindlichen technischen Standard zu schaffen, was sich für alle Auftragnehmer und Auftraggeber vorteilhaft auswirken wird. Natürlich gibt es neben XRechnung auch andere E-Rechnungsstandards, aber XRechnung ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
Wie wird auf XRechnung umgestellt?
Es gibt Konvertierungslösungen, die aus nahezu jeder Rechnung eine XRechnung erzeugen können. Dies geschieht in der Regel aus einem ERP-System von Microsoft, SAP, Oracle oder ähnlichen Anbietern heraus. Eine solche Konvertierungslösung wird benötigt, wenn die ERP-Systeme kein UBL oder keine UN/CEFACT Cross Industry Invoice anbieten. Die erstellte XRechnung wird dann als E-Mail oder De-Mail mit XML-Anhang versendet, über EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) beziehungsweise VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes) übertragen oder über ein ausgefülltes Online-Formular eingereicht.