PDF/A zur Langzeitarchivierung erstellen

Elektronische Dokumente langfristig aufbewahren

Das PDF/A-Format entspricht dem ISO-Standard 19005 und garantiert die langfristige Lesbarkeit von Dokumenten. Dadurch bietet es sich als Format für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente an. Der in 2005 fesgelegte PDF/A-1-Standard entspricht der ISO-Norm 19005-1:2005 und ist über die Jahre zu den Varianten PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) und PDF-A3 (ISO 19005-2:2012) weiterentwickelt worden. Durch die Verwendung der genormten PDF-Varianten kann sichergestellt werden, dass sich Dateien nach einer langfristigen Archivierung immer noch öffnen lassen.

Hintergrund sind gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungspflichten in Deutschland. Diese schreiben eine revisionssichere Speicherung in einem Langzeitarchiv vor, welches es ermöglicht, aufbewahrte Daten über lange Zeiträume jederzeit wieder zu finden und lesen zu können. Im Zuge der zunehmenden, branchenübergreifenden Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen sehen sich Unternehmen und auch Behörden vor der Herausforderung, elektronische Dokumente langfristig und rechtssicher zu archivieren. Neben der Archivierung von Dokumenten ist die Ablage von E-Mails inklusive Anhängen meist eine wichtige Anforderung beim Aufbau eines Langzeitarchivs.

webPDF bietet eine zentrale Erzeugung von PDF/A-Dokumenten und ermöglicht im Anschluss eine automatisierbare, präzise konfigurierbare und absolut einheitliche Archivierung von Vorgängen in Ihrem Unternehmen. Über die Webservices kann webPDF problemlos in bestehende Businesslösungen wie z. B. SAP, Microsoft Exchange oder HCL Notes integriert werden. Nahezu alle anfallenden Dokumente lassen sich serverseitig und ohne Zugriff auf die Ursprungssoftware konvertieren und somit auf die Archivierungsprozesse vorbereiten. webPDF verfügt über eine integrierte Prüffunktion zur Validierung von PDF-Dokumenten, um sicher zu stellen, dass nur Dokumente in den Archivierungsprozess überführt werden, die auch tatsächlich dem offiziellen ISO-Standard entsprechen. Mit der webPDF Engine erhalten Sie alle nötigen Tools, um Dokumente professionell auf die Langzeitarchivierung vorzubereiten und die gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung zukunftstauglich zu erfüllen:

• webPDF konvertiert Dokumente aus über 100 Dateiformaten direkt in eine PDF/A-Datei und führt alle notwendigen Korrekturen und Ergänzungen durch.
• webPDF unterstützt alle Konformitätsebenen (A Accessible, B Basic und U Unicode).
• webPDF bietet eine zentrale und automatisierbare PDF/A-Erstellung für die Langzeitarchivierung.
• Die webPDF Engine prüft auf Wunsch auf die Einhaltung der gängigen Standards PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005), PDF/A-2 (ISO 19005-2:2011) und PDF/A-3 (ISO 19005-2:2012).
• webPDF bietet die Möglichkeit zur Ausgabe von detaillierten Berichten im XML-Format für Vorgänge, in denen Sie PDF/A erstellen und prüfen.