10 hilfreiche Tipps für die Arbeit mit PDF

Bei der Arbeit mit PDF Dokumenten im webPDF-Portal kann man durch einige, einfache Tipps viel Zeit und Aufwand sparen:

1. Mehrere PDF-Dateien verbinden

Wenn Sie mehrere PDF Dokumente vorliegen haben und diese zu einem einzigen PDF verbinden möchten, dann ist das mit webPDF relativ einfach möglich: Im webPDF-Portal können Sie mit dem Dienst „Dokumente verbinden“ alle hochgeladenen Dokumente verknüpfen. Das geht sehr einfach mit wenigen Klicks oder per Drag & Drop. Die Reihenfolge der Dokumente kann im Nachhinein auf Wunsch auch noch geändert werden. Nach der Bestätigung des Vorgangs erhalten Sie ein neues PDF, welches weiter bearbeitet werden kann. Mit webPDF kann man problemlos PDFs trennen und verbinden. Mit dem Dienst „Aufteilen“ haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten PDF-Seitenbereich auszuwählen und dann ein neues Dokument zu erstellen.

2. PDFs mit Passwort schützen

Sie möchten für PDFs einen bestimmten Sicherheitsfaktor erreichen und die Dokumente mit einem Passwort schützen? Mit webPDF können Sie den Dienst „Verschlüsseln“ verwenden. Damit haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Zugriffsformen für PDF Dokumente festzulegen. Das kann beispielsweise das Löschen von Seiten o.ä. betreffen. Hier unterscheidet man rein lesenden oder bearbeitenden Zugriff. Legen Sie fest, welche Operationen am PDF erlaubt sein dürfen und welche nicht. Man sollte generell vorher das Verschlüsselungsverfahren für das PDF sowie ein Passwort für das Öffnen und für das Bearbeiten festlegen.

3. PDFs in PDF/A verwandeln

So gehts: Das PDF/A Format gilt als Standard Format für Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Inzwischen gibt es die Formate PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3. Wenn Sie den webPDF Dienst „PDF/A“ anwenden, können Sie Ihre Dokumente spielend leicht in PDF/A Dokumente umwandeln. Und ganz nebenbei können Sie bestehende PDF/A-Dokumente auf ihre Korrektheit überprüfen. Vor allem die Anforderungen an Langzeitarchivierung und Barrierefreiheit müssen bei PDF/A erfüllt sein. Speziell die Wiedergabe auf mobilen Geräten muss mit PDF/A möglich sein. Mit webPDF können Sie problemlos das PDF/A Format erstellen.

4. Beschreibung ändern mit webPDF

Die Dokumenten Beschreibung eines PDFs ist das, was man hinterher unter Eigenschaften abrufen kann und Angaben wie Titel, Verfasser, Thema oder Stichworte enthält. Mit dem Dienst „Beschreibung ändern“ bei webPDF können Sie diese Beschreibung (die Metadaten des PDFs) nach Ihren Vorstellungen anpassen. Entscheiden Sie vorher, welche Informationen dem Leser des Dokuments mitgegeben werden können und sollen. Wenn Sie die Dokumentenbeschreibung ändern, legen Sie Titel, den Verfasser oder das Thema ihres Dokuments fest. Die Dokumenteneigenschaften sollten die grundlegenden Informationen zum Dokument enthalten. Die Stichwörter können am Ende hilfreich sein, um Suchvorgänge zu beschleunigen, bestimmte Dokumente sind so leichter zu finden. Zudem kann es für Suchmaschinen im Internet wichtig sein, dass ein PDF-Dokument einen aussagekräftigen Titel hat, denn der wird von der Suchmaschine angegeben.

5. Grafikexport

Sie möchten PDF-Dokumente als Grafik exportieren? Mit dem webPDF Dienst „Grafikexport“ ist das kein Problem. Sie können einzelne Seiten oder das ganze PDF Dokument in Grafikformate überführen. Wenn mehr als eine Seite exportiert werden soll, dann wird vom webPDF Portal eine ZIP-Datei erstellt. Wählen Sie zwischen den Grafikformaten JPG, TIFF, PNG, GIF oder BMP aus und wählen Sie dazu die Auflösung aus.

6. PDF im Präsentationsmodus anschauen

Tipp: Wenn Sie ein PDF im Adobe Acrobat Reader öffnen, kann man PDF Dokumenten komfortabel als Präsentation starten. Sie starten die Präsentation dafür ganz einfach mit der Tastenkombination Strg+L. Vorher kann man auch noch im Dialog Bearbeiten/Voreinstellungen und Vollbild die Hintergrundfarbe ändern (besser: weiß) oder den Maus-Cursor auf „Nicht sichtbar“ stellen.

7. Ein PDF kommentieren und unterschreiben

Sie möchten PDF Dokumente bearbeiten und unterschreiben? Mit der Kommentar-Funktion im Acrobat Reader kann man (wie in Word) Kommentare im Text hinterlassen kann oder mit einem Textmarker Stellen im Text hervorheben. In der Leiste rechts sehen Sie weitere Auswahlmöglichkeiten, wie „Kommentar“ und „Ausfüllen und Unterschreiben“. Was viele Benutzer im Alltag nicht wissen: Sie können so PDFs ganz leicht ausfüllen und unterschreiben. Sie können beispielsweise im PDF ganz einfach Felder ausfüllen (hilfreich bei Dokumenten, Anträgen und Formularen, die Ausfüll-Kästchen enthalten). Sie können sofort Text eingeben oder Symbole, wie Häkchen oder Kreuzchen einfügen. Wählen Sie einfach den Dialog Ausfüllen und unterschreiben und klicken Sie dann oben die entsprechenden Symbole wie Text eingeben, Symbole einfügen oder Unterschreiben an. Danach kann man dann im PDF auf die gewünschte Stelle klicken und Entsprechendes einfügen. Hinterher kann man auf Wunsch noch die Position verschieben. Wenn Sie ein PDF Dokument im Adobe Reader am PC unterschreiben möchten, (auch sehr hilfreich bei Dokumenten, die man schnell online verschicken möchte oder Bewerbungsunterlagen o.ä.) geht das am einfachsten folgendermaßen: Klicken Sie auf Ausfüllen und Unterschreiben. Sie können hier Ihre Unterschrift per Touchscreen eingeben oder per Bild einfügen. Wenn Sie nicht per Touchscreen unterschreiben möchten oder können, dann klicken Sie auf Bild. Unterschreiben Sie nun auf einem weißen Blatt Papier und fotografieren Sie diese mit Ihren Smartphone. Schicken Sie das Bild an Ihre E-Mail Adresse auf die Sie auf dem PC Zugriff haben. Laden Sie das Bild herunter und fügen Sie es in das PDF ein. Danach können Sie die Unterschrift noch an den richtigen Platz schieben und das PDF Dokument ist fertig unterschrieben. Ihre Unterschrift bleibt nach dem Einfügen des Bildes in Adobe übrigens erhalten. Beim nächsten Dokument, das Sie unterschreiben möchten, wird Ihnen Ihre Unterschrift gleich als Auswahl angezeigt. Wenn Sie das nicht wünschen, können Sie die Unterschrift in der Auswahl auch mit dem Minus-Symbol löschen/entfernen.

8. Internetseite als PDF sichern

Mit webPDF erhalten Sie die Möglichkeit, eine URL-Konvertierung vorzunehmen. Mit diesem Dienst kann man ganz einfach HTML-Dokumente konvertieren. Sie müssen einfach nur die gewünscht URL aufrufen. Sollte die gewünschte Webseite in einem geschützten Bereich liegen, können Sie diese mit „Benutzernamen“ und „Passwort“ aufrufen. Anschließend noch Seitengröße und Ausrichtung des Dokuments sowie die Abstände wählen, danach erhalten Sie die URL als PDF-Dokument. Besonders nützlich ist diese Konvertierung für HTML-Inhalte über die Sie die Kontrolle haben, wie die eigene Website.

9. Einzelne Seiten aus PDF-Dateien herauslösen

Mit webPDF können Sie Seiten rotieren, löschen oder einzelne Seiten aus dem PDF lösen. Dafür muss man lediglich in einem PDF Dokument den gewünschten Seitenbereich auswählen und dann die Seiten entnehmen, die herausgelöst werden sollen. Über den Dienst „Seiten entnehmen“ werden ausgewählte Seiten zu einer ZIP-Datei zusammengefasst. Wählen Sie zwischen folgenden Optionen:

• Ausgewählte Seiten: Alle ausgewählten Seiten werden entnommen.
• Jede x-te Seite: Mit dieser Option kann ein Rhythmus festgelegt werden („Jede“), welche Seiten entnommen werden sollen ab einer bestimmten Startseite („ab Seite“). z.B. bei einer 10 seitigen PDF ab Seite 5 jede 2te wären die Seiten 5,7 und 9.
• Seiten Gruppieren: Über diese Option kann ab einer Startseite („ab Seite“) mehrere Seite („Anzahl“) zu einem PDF innerhalb des entstehenden Zips zusammengefasst werden.
• Seiten zerlegen: Mit dieser Option wird jede Seite zu einem eigenen PDF innerhalb des entstehenden ZIP-Archivs.

10. Digitale Signatur einfügen mit webPDF

Digitale Dokumente können aus Sicherheitsgründen mit einem sogenannten „Private Key“ oder Signaturschlüssel ausgestattet werden. Es geht hier um die Möglichkeit der Prüfung von Urheberschaft und Integrität der Nachricht. Man unterscheidet zwischen dem Begriff Digitale Signatur und Elektronische Signatur: Letzteres bezieht sich eher auf juristische Begrifflichkeiten. Das webPDF Portal ermöglicht die Funktion Digitales Signieren von PDF Dokumenten. Wie erstellt man eine Digitale Signatur? Um ein PDF digital zu signieren, also zu zertifizieren muss man es quasi elektronisch „unterschreiben“ durch das Anbringen eines Zertifikats. Dieses soll die Echtheit des Dokuments verbürgen und vor Veränderungen oder Manipulationen schützen. Mit webPDF können Sie die Zertifikaten einer Zertifizierungsstelle (Certificate Authority – kurz CA) oder „self-signed“ Zertifikaten nutzen. Die Dokumente werden nach gültigen Gesetzesrahmen signiert. Solche Digitalen Signaturen werden auch bei elektronischen Rechnungen (E-Invoice) oder für revisionssichere Archivierungslösungen genutzt.