Bußgeldbescheide vollautomatisch in PDF/A-Dateien konvertieren
Mit Tempo dem Temposünder auf der Spur.
Rund drei Millionen Mal pro Jahr werden deutsche Autofahrer mit überschrittener Höchstgeschwindigkeit geblitzt. Auch die Bußgeldstelle der Stadt Leverkusen hat es tagtäglich mit Geschwindigkeitsübertretungen zu tun. Vor allem auf der Rheinbrücke der A1 kommt es regelmäßig zu Geschwindigkeitsverstößen. Erlaubt sind hier 60km/h, da die baufällige Brücke bei einem höheren Tempo unter den Erschütterungen leidet. Für Fahrzeuge ab 3,5 Tonnen gilt ein generelles Durchfahrverbot. Was nach der Erfassung durch den Blitzer bis zum Eintreffen des Schreibens der Bußgeldstelle folgt, ist ein aufwändiges bürokratisches Verfahren. Die Umwandlung in das Format PDF/A spielt dabei eine wichtige Rolle. Die Stadt Leverkusen macht daher neben einer digitalen Akte auf SAP-Basis von einem Tool Gebrauch, das die Konvertierung ermöglicht – und dies vollautomatisch.
Die Hauptaufgabe der Bußgeldstelle Leverkusen besteht im Erlass von Verwarngeldern und Bußgeldbescheiden, die im Zuge einer Geschwindigkeitsübertretung für den Temposünder fällig werden. Bei einem Verstoß erhält der Halter des entsprechenden Fahrzeugs innerhalb von vier bis sechs Wochen ein Anschreiben der Bußgeldstelle. Anders verhält es sich auf der Leverkusener Rheinbrücke der A1 – hier erhält der Fahrzeughalter innerhalb weniger Tage ein Anschreiben.
Die schnellere Bearbeitung eines Geschwindigkeitsverstoßes ist seit dem Einsatz einer neuen Kameraanlage im Zusammenspiel mit einer digitalen Akte möglich. Dirk Herzog, Rechenzentrumsleiter des für die Stadt zuständigen IT-Dienstleisters IVL, erinnert sich: „Anfang des Jahres wurde die Blitzanlage auf der Brücke an der A1 erneuert und mit ihr der gesamte Prozess automatisiert. Seitdem sind dort sechs Kameras im Einsatz, die bei einer Geschwindigkeitsübertretung auslösen und die aufgenommenen Bilder auf dem zentralen Server der Stadt Leverkusen zusammenlaufen lassen.“ „Diese werden dann an den zuständigen Mitarbeiter in der Bußgeldstelle weitergeleitet, der das KFZ-Kennzeichen erfasst und das Gesicht des Fahrers markiert. Anschließend gehen die Daten in das SAP Bußgeldverfahren über“, ergänzt Gerd Dreier, Mitarbeiter in der Bußgeldstelle Leverkusen und zuständiger Projektleiter bei der Umstellung des Überwachungssystems auf der A1 Autobahnbrücke.
Die digitale Akte auf SAP-Basis ermöglicht den weiteren automatisierten Ablauf. Anhand der übermittelten Daten kann über das Kraftfahrtbundesamt die Anschrift des KFZ-Halters ermittelt werden, an den schließlich ein Schreiben der Bußgeldstelle geschickt wird. „Sowohl das Schreiben an den KFZ-Halter als auch die Rückantwort ist mit einem Barcode versehen, Dokumente können so schnell dem entsprechenden Fall zugeordnet werden“, so Dreier.
Schnell und unkompliziert
Sämtliche Dokumente der digitalen Akte laufen über den webPDF Server aus dem Hause SoftVision, der den gesamten Schriftverkehr vollautomatisch in PDF/A-Dateien – das rechtskonforme Format zur Langzeitarchivierung – konvertiert. Die im Hintergrund laufende Lösung ist eines von vielen Zahnrädern, die einen optimierten Prozess und eine zügige Bearbeitung ermöglichen.
Bereits vor Installation der neuen Blitzanlage konnte sich die Stadt Leverkusen von der zuverlässigen Arbeitsweise von webPDF überzeugen. „Wir hatten die Lösung schon viele Jahre für die digitale Personalakte im Einsatz. Damals wurde uns diese von dem Anbieter, der bei uns die digitale Personalakte implementierte, empfohlen“, berichtet Dreier. „Als die Einführung des automatisierten SAP Bußgeldverfahrens beschlossen wurde, stand für uns sofort fest, dass auch hier wieder webPDF zum Einsatz kommen wird.
Mit Erfolg: Die 15 Mitarbeiter der Bußgeldstelle profitieren von der benutzerfreundlichen SoftVision-Lösung, die zuverlässig im Hintergrund läuft und für einen optimierten Workflow sorgt. Dank der beschleunigten Prozesse ist eine zeitnahe Bearbeitung der Verstöße auf der Rheinbrücke gewährleistet – der Bescheid im Regelfall nach wenigen Tagen im Briefkasten des PKW-Halters. Das spart nicht nur Zeit bei der Bearbeitung eines Falls, sondern auch Geld.
In der Bußgeldstelle Leverkusen ist man froh, auf eine Lösung zurückgreifen zu können, die als notwendiger Baustein im System zuverlässig ihren Dienst tut. Dreier ist zufrieden: „Das Tool tut das, was es soll – Dokumente im passenden Format übergeben, ohne dass die Mitarbeiter manuelle Schritte unternehmen müssen. Einfach und unkompliziert – genau so haben wir uns das vorgestellt.“