Digitalisierung - Der Traum vom papierlosen Büro
Spätestens seit die Digitalisierung unseren Arbeitsalltag mitbestimmt und unzählige Dinge online oder per Smartphone erledigt werden können, geistert auch die Idee vom papierlosen Arbeiten durch Büros und Medien. Doch lässt sich diese Idee tatsächlich umsetzen?
Laut einer Umfrage von Bitkom will fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland stärker in die Digitalisierung investieren und sieht den Mehrwert eines papierlosen Büros. Wie so oft klaffen jedoch Theorie und Praxis auseinander.
Vorteile eines papierlosen Büros
- Zeitersparnis
- Mobiles und flexibles Arbeiten; der Arbeitsalltag wird produktiver
- Umweltfreundlicher und nachhaltiger
- Einsparung von Druckkosten
- Weniger Platz- und Materialverbrauch
- Digitale Ablage ermöglicht Zugriff und Bearbeitung von überall
- Schnelles Auffinden durch elektronische Suche
Warum gelingt es trotzdem nur wenigen Unternehmen, das papierlose Büro konsequent umzusetzen? Hier zeigen sich typische Hürden und Nachteile:
- Die Einführung ist oft schwieriger als gedacht: Mitarbeiter und Führungskräfte müssen mitziehen
- Bestehende Strukturen lassen sich oft nur langsam abbauen; Know-how und passende Geräte fehlen
- Wenn Geschäftspartner und Kunden weiterhin papierbasiert arbeiten, entstehen Medienbrüche in der Zusammenarbeit
Beispiele aus dem Alltag: Dokumente müssen weiterhin ausgedruckt oder eingescannt werden, Faxe werden angefordert, oder PDFs und E-Mails werden ausgedruckt, um sie per Post zu versenden.
Hier ist Konsequenz gefragt. Wer sich als Unternehmen für „digital only“ entscheidet, muss Prozesse und Kommunikation klar auf digitale Kanäle ausrichten.
Zur Sicherheit - lieber schwarz auf weiß?
Zusammenfassend gilt: Ein papierloses Büro ist möglich, in der Praxis aber oft schwer umzusetzen. Viele Unternehmen erkennen den Mehrwert und wollen umstellen. Trotzdem bleibt der Papierverbrauch seit dem Jahr 2000 vergleichsweise konstant. Papier hat weiterhin einen hohen Stellenwert, gerade bei Lieferscheinen oder Rechnungen.
Die Nutzung digitaler Medien hängt außerdem stark von Branche, Arbeitskultur und digitaler Kompetenz ab. Teams in Agenturen oder Softwareunternehmen arbeiten oft papierärmer als Bereiche mit geringer EDV-Erfahrung. Gerade in großen Organisationen, Behörden oder Ämtern bremsen Sicherheitsbedenken die vollständige Umstellung häufig aus.
Angst vor Datenverlust ist dabei ein häufiges Argument. Diese Sorge lässt sich jedoch durch eine verlässliche Strategie für Backup und Langzeitarchivierung deutlich reduzieren.
Adieu Zettelwirtschaft - zumindest teilweise
Für die Umsetzung eines papierlosen Büros braucht es Mut, klare Ziele und Verantwortliche, die den Wandel steuern. Da eine vollständige Umstellung häufig auf Hindernisse stößt, kann auch ein pragmatischer Zwischenweg sinnvoll sein: so wenig Papier wie möglich.
Im Vordergrund sollte stehen, die Papiernutzung schrittweise zu reduzieren. Zwei einfache Ansätze:
- Auf Ausdrucke verzichten, wenn sie nicht zwingend nötig sind
- Auf digitale Lohnabrechnungen umstellen
Dazu kommen zentrale Grundlagen für dauerhaft papierarme Prozesse:
- Kommunikation konsequent digital abwickeln
- Daten und Dokumente digital übertragen
- Durchdachte Ordnerstrukturen etablieren
- Einheitliche Benennungsregeln für Dokumente definieren