Digitalisierung – Der Traum vom papierlosen Büro
Spätestens seitdem die Digitalisierung unseren Arbeitsalltag mitbestimmt und unzählige Dinge online oder vom Smartphone aus erledigt werden können, geistert auch die Idee vom papierlosen Arbeiten durch die Büros und durch die Medien. Doch lässt sich diese Idee überhaupt umsetzen?
Laut einer Umfrage der bitkom will eigentlich jedes zweite Unternehmen in Deutschland mehr in die Digitalisierung investieren und sieht ganz klar den Mehrwert eines papierlosen Büros. Doch wie so oft klaffen auch hier Theorie und Praxis weit auseinander. Die Idee hört sich erst einmal gut an.
Vorteile eines papierlosen Büros:
- Zeitersparnis
- Mobiles und flexibles Arbeiten, der Arbeitsalltag gestaltet sich produktiver
- Umweltschonend, nachhaltig
- Druckkosten Ersparnis
- Platz und Material wird eingespart
- Durch die Ablage in digitaler Form kann jeder Mitarbeitet von überall zugreifen/bearbeiten
- Schnelles Auffinden durch elektronische Suche möglich
Doch wieso gelingt es dann nur den wenigsten Unternehmen, die Idee eines papierlosen Büros wirklich konsequent umzusetzen? Hier kommen wir zu den Nachteilen und Problemen bei der Umsetzung:
- Die Einführung gestaltet sich schwieriger als gedacht, jeder Mitarbeiter/Chef muss überzeugt sein und mitziehen – viele schrecken noch immer davor zurück
- Die bestehenden Strukturen lassen sich nur langsam und schwer abbauen und stehen dem Papierlosen Büro im Weg – Knowhow und entsprechende Geräte fehlen
- UND: Wenn Geschäftspartner und Kunden immer noch viel mit Papier arbeiten, kann es zu Schwierigkeiten kommen bei der Zusammenarbeit – Beispiele, die jeder aus dem Arbeitsalltag kennt: Immer wieder kommt man an einen Punkt, an dem ein umständliches Einscannen oder Ausdrucken unumgänglich ist. Es kommen auch im Jahr 2018 immer noch zu Anfragen, ob die Übermittlung eines Fax möglich sei oder man muss über Umwege PDFs oder E-Mails ausdrucken, um Sie per Post zuzuschicken…
An dieser Stelle ist natürlich Durchhaltevermögen gefragt. Man müsste es hier konsequent durchziehen d.h. Rechnungen und Briefpost zurückschicken mit dem Hinweis, dass alles nur noch digital abläuft, wenn man als Unternehmen die Entscheidung trifft ganz auf digital umzustellen.
Zur Sicherheit – Lieber schwarz auf weiß
Zusammenfassend kann man sagen: Wo ein Wille ist, ist auch ein Weg. Ein papierloses Büro ist zwar möglich, allerdings: An der Umsetzung hapert es trotzdem noch gewaltig. Die meisten Unternehmen erkennen den Mehrwert und wollen auf das digitale Büro umstellen. Trotzdem bleibt der Papierverbrauch seit dem Jahr 2000 erstaunlicherweise relativ konstant. Papier hat weiterhin einen wichtigen Stellenwert und viele Angestellte halten ganz bewusst daran fest. Insbesondere wenn es um Lieferscheine oder Rechnungen geht, dann gilt das gute alte Prinzip: „Besser schwarz auf weiß…“
Aber: Sicherlich hängt die Nutzung der digitalen Medien, die heutzutage zur Verfügung stehen auch stark davon ab in welcher Branche sie eingesetzt wird. Ein Team in einer Medienagentur oder Software-Firma wird sicherlich eher auf papierlose Medien zurückgreifen als ein Team aus Mitarbeitern, die wenig EDV-Erfahrung haben und nicht Computer-affin sind. Hier scheuen auch die Mitarbeiter der oberen Ebenen das Durchsetzen des papierlosen Büros, da man Schulungen einsetzen müsste, um die Digitalisierung umsetzen zu können. Gerade Behörden und Ämter bremsen die vollständige Digitalisierung aus und äußern Sicherheitsbedenken. Angst vor Datenverlust ist hier eins der stärksten Argumente gegen das Papierlose Büro, wobei diese unbegründet ist wenn eine Langzeitarchivierung konsequent und vernünftig durchgezogen wird.
Adieu Zettelwirtschaft – Zumindest teilweise..
Zur Umsetzung eines papierlosen Büros bräuchte man also definitiv Mut und eine klare Strategie und einen Verantwortlichen, der die Richtung vorgibt. Da eine Umsetzung des digitalen Büros auf viele Hindernisse stößt, kann man sich auch an einer Zwischenlösung versuchen. Also: Ein Büro mit so wenig Papier wie möglich. Hier kann man von einer partiellen/teilweisen Umstellung auf ein papierloses Büro sprechen.
Im Vordergrund sollte hier immer stehen: Die Papiernutzung so gut es geht abzuschaffen. Zwei gute Ansätze, über die man privat oder im Büro einmal nachdenken sollte, sind: Verzichten Sie auf jeden Ausdruck, den Sie vermeiden können und stellen Sie auf Digitale Lohnabrechnungen um. Beginnen Sie die Grundlage für ein papierloses Büro zu schaffen: Die Kommunikation sollte nur digital erfolgen, das gilt auch für jede Form der Übermittlung von Daten und Dokumenten. Außerdem extrem wichtig: Eine wirklich durchdachte Ordnerstruktur sowie eine konsequente Form der Benennung aller Dokumente.