Archivierung von E-Mails – So machen Sie es richtig
Die E-Mail hat längst anderen Kommunikationsformen, wie dem Brief oder dem Fax, den Rang abgelaufen – auch und vor allem im Arbeitsalltag. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Kommunikationsfluss wird rapide beschleunigt und erleichtert. Einzelne Empfänger oder auch große Empfängergruppen können in Sekundenbruchteilen überall auf der Welt erreicht und mit Informationen versorgt werden. Vor dem Hintergrund, dass mehr und mehr auch geschäftsrelevante Informationen per Email ausgetauscht werden, besteht in vielen Unternehmen die Notwendigkeit den E-Mailverkehr zu organisieren und ordnungsgemäß zu archivieren. Denn Verträge, Angebote oder ähnliche Dokumente müssen entsprechend der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nachgehalten werden. Die herkömmliche Form der Papierdokumentation ist dabei keine echte Alternativen – denn der Ausdruck von E-Mails und Dateianhängen sowie die händische Archivierung würden enorme zeitliche Ressourcen in Anspruch nehmen.
Lesetipp: Leitfaden der BITCOM zum Thema E-Mail Archivierung
Wie genau lässt sich also eine sinnvolle E-Mail Archivierung bewerkstelligen? Der BITKOM e.V. hat hierzu einen lesenswerten Leitfaden erstellt, in dem relevante Aspekte behandelt und häufig gestellte Fragen beantwortet werden. Berücksichtigt werden unter anderem die Themen Rechtgrundlagen und Compliance, Optimierung von Speicherkosten und revisionssichere Archivierung. Das Fazit: „Bei der Planung einer Einführung von E-Mail-Archivierung sollten aber die Auswirkungen und Konsequenzen betrachtet werden und gegebenenfalls der Focus erweitert werden. E-Mail-Archivierung ist keine per Doppelklick zu installierende IT-Anwendung.“
Das bevorzugte Dateiformat bei der digitalen Archivierung und eine entscheidende Grundlage bildet das PDF/A Format. Mit webPDF lassen sich elektronische Dokumente problemlos in das PDF/A-Format umwandeln. Ergänzend kann webPDF ideal als Gateway zum Langzeitarchiv eingesetzt bzw. installiert werden, da es die Möglichkeit bietet zu validieren, ob ein beliebiges PDF-Dokument mit dem PDF/A-Standard übereinstimmt. Auf diese Weise kann das Tool entscheidend dazu beitragen, dass eine revisionssichere Archivierung sichergestellt wird.