E-POST Solutions - digitale Post als PDF/A

Deutsche Post

Deutsche Post bietet digitale Kopien als PDF/A an​

Die Deutsche Post baut ihre digitalen Angebote weiter aus. Geschäftskunden können ihre Briefpost automatisch in digitale Kopien umwandeln lassen. Die Verarbeitung erfolgt im PDF/A-Format.

Kunden erhalten ihre Post anschließend im E-POST Portal oder in den E-POST Apps. Briefe können mobil gespeichert und beantwortet werden. Das unterstützt Unternehmen dabei, schrittweise auf Papier zu verzichten und ein digitales Büro umzusetzen.

PDF/A eignet sich dafür besonders gut: Das Format ist plattformunabhängig darstellbar, unterstützt Volltextsuche und ermöglicht langfristige, verlässliche Archivierung.

Die Deutsche Post wandelt beim Service die Briefpost vollautomatisch in digitale Dokumente um. Nicht scanbare oder vertrauliche Sendungen werden ungeöffnet aussortiert und weitergeleitet.

E-POSTSCAN für den Mittelstand​

Gerade Unternehmen mit kleinen und mittleren Sendungsvolumen profitieren vom digitalen Posteingang. Der gesamte physische Posteingang wird digital verfügbar, ohne dass intern großer Zusatzaufwand entsteht.

Damit lassen sich Kundenkommunikation und interne Prozesse verbessern, während gleichzeitig Kosten und Ressourcen gespart werden. Besonders wichtig: Der oft kritische Posteingang wird zuverlässig digitalisiert.

E-POSTSCAN umfasst das tägliche Scannen eingehender Post und bietet modulare Zusatzleistungen zur Integration in bestehende Systeme.

Wichtige Funktionen sind unter anderem:

  • Vorgangstrennung: Sendungsinhalte werden dokumentenweise getrennt und sortiert
  • Durchsuchbarkeit: PDF-Inhalte sind in Folgesystemen recherchierbar
  • optionale Rechnungsauslesung: Erfassung zahlungsrelevanter Daten aus Geschäftsrechnungen
  • Erweiterung auf den Postausgang: Auch die Geschäftskorrespondenz kann vollständig organisiert werden

Mehr zu den Zusatzmodulen: https://www.deutschepost.de/de/e/epost-solutions/input-management.html

Rechnungseingangsverarbeitung: Rechnungen automatisch auslesen​

Die Deutsche Post bietet als Zusatzservice an, erzeugte PDF-Rechnungen per Texterkennung auszulesen und zahlungsrelevante Daten zu erfassen. Anschließend werden die Daten über XML-Dateien für den elektronischen Rechnungsaustausch bereitgestellt, orientiert am ZUGFeRD-Format.

Vorteil für Unternehmen: PDF-Rechnungen mit eingebetteten XML-Daten lassen sich direkt in Workflows zur Rechnungseingangsbearbeitung überführen. Dadurch wird der Prozess deutlich beschleunigt und effizienter.

Vorteile eines vollständig digitalen Posteingangs​

  • Dokumente werden direkt in die Scanstation überführt, interner Aufwand sinkt
  • Kosten für Scaninfrastruktur und personelle Ressourcen können reduziert werden
  • Zusatzfunktionen verbessern nachgelagerte Arbeitsprozesse
  • Tägliche Briefpost ist sofort digital und standortunabhängig verfügbar
  • Datenverarbeitung erfolgt gemäß Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)

Quellen​

https://www.pdfa.org/deutsche-post-schickt-digitale-kopien-als-pdf-a/

https://www.deutschepost.de/de/e/epost-solutions/input-management/digitaler-posteingang-kmus.html