Effizienter Dokumenten Workflow

Dokumenten-Management

Mehr Produktivität im Unternehmen durch sinnvolles Dokumentenmanagement​

Der Umgang mit Dokumenten ist ein häufig unterschätztes Thema, wenn Arbeitsprozesse optimiert oder die IT-Infrastruktur innerhalb eines Unternehmens überarbeitet wird. Dabei verbirgt sich gerade hier ein großes Potenzial, Zeit und Geld einzusparen.

Wie kann man mit einem durchdachten Lebenszyklus von Dokumenten konkret Verbesserungen erreichen?​

  • Schnelles Auffinden von Dokumenten - nichts geht verloren
  • Geschäftsprozesse und Workflows werden optimiert
  • Arbeitsabläufe werden automatisiert und effizienter
  • Unproduktive Arbeitsschritte (z. B. ständiges Neuformatieren von Dokumenten) können abgeschafft werden
  • Die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen wird vereinfacht
  • Notfallwiederherstellung wird deutlich verbessert

Ein Dokument hat in der Regel einen bestimmten Lebenszyklus (DLM, Document Lifecycle Management). Die sogenannten Lebensphasen lassen sich grob unterteilen in:

  • Entstehung bzw. Erstellung oder Erfassung des Dokuments: Eingang von extern, Erstellung innerhalb des Unternehmens oder automatisierte Erstellung (z. B. Rechnungen)
  • Be- und Verarbeitung des Dokuments
  • Zugriff auf Dokumente oder Akten für Recherchezwecke
  • Aufbewahrung und Archivierung: Hier müssen gesetzliche Fristen beachtet werden
  • Löschung des Dokuments (wichtig für Speicherplatz, Performance und Übersichtlichkeit)

Zum Lebenszyklus gehören also Entstehung, Speicherung (plus Bearbeitung), Archivierung und Entsorgung. Eine klare Empfehlung ist die Vereinheitlichung aller Dokumente in ein Format wie PDF mit anschließender Langzeitarchivierung in PDF/A.

Wieso sollte man Dokumente in ein Format vereinheitlichen?​

Chaos und Unübersichtlichkeit entstehen häufig dadurch, dass Dokumente im Unternehmen nicht vereinheitlicht sind und in unterschiedlichsten Formaten vorliegen. Struktur bringt hier die automatisierte Umwandlung aller Dokumente in ein einheitliches Format.

Regelung des Dokumentenzyklus​

Um mit der digitalen Transformation Schritt zu halten, müssen Unternehmen Arbeitsprozesse digital umstellen. Davon profitieren sie insbesondere dann, wenn sie gleichzeitig Ordnung in ihre digitalen Dokumente bringen.

Ein Unternehmen sollte seine Dokumentenqualität und -prozesse aktiv steuern. Dazu gehört auch die Frage, wie eingehende Dokumente mit unterschiedlicher Qualität und in unterschiedlichen Formaten behandelt werden.

Wichtig ist, dass alle Dokumente, die das Unternehmen erhält (und auch die, die es verlassen), auf Relevanz geprüft und anschließend nachvollziehbar gespeichert werden. Für das digitale Archiv sind geltende Gesetze, Vorschriften, Unternehmensrichtlinien und vertragliche Klauseln zu beachten.

Um den Dokumenten-Workflow dauerhaft effizient zu halten, sollten Maßnahmen zur Bereinigung der Dokumentenvielfalt getroffen sowie klare Richtlinien für Quellen, Formate und Kanäle definiert werden.

Externe Dokumente müssen nach Eingang in den Dokumentenkreislauf überführt werden. Das bedeutet: eingehende Dokumente prüfen, freigeben und sauber in den Prozess übergeben. Ebenso sollte festgelegt sein, wie mit eingehenden Dokumenten konkret umzugehen ist. Ziel ist, dass Dokumente jederzeit durchsuchbar und wieder auffindbar bleiben.

Dafür braucht es feste Regeln für Dokumentenkontrolle, OCR, Konvertierung, Klassifizierung und Kanalisierung.

Ein Beispiel: Handschriftlich unterzeichnete Verträge, die per Fax eingehen, müssen später zuverlässig auffindbar sein. Sie sollten per OCR in eine durchsuchbare Form gebracht und für Weiterverarbeitung sowie Recherche korrekt abgelegt werden.

Workflow und automatisierte Prozesse​

Alle Dokumente sollten möglichst einen durchgängigen Workflow durchlaufen, damit Zuständigkeiten klar definiert sind und Sicherheit sowie Datenschutz jederzeit gewährleistet bleiben. Der Fokus sollte auf sauberer Automatisierung liegen, da sie besonders effizientes Arbeiten ermöglicht.

Im Optimalfall ist der digitale Workflow so gestaltet, dass beispielsweise eine Eingangsrechnung den Prozess der Rechnungsprüfung und Freigabe durchläuft und die Zuweisung an zuständige Rechnungsprüfer digital und vollautomatisch erfolgt.

Unternehmen sollten in jedem Fall automatisierte digitale Workflows aufbauen und anpassen, um papierbasierte Abläufe und Prozesse erheblich effizienter zu gestalten.

Grundsätzlich gilt: Werden Dokumente elektronisch und automatisch verwaltet, werden Prozesse konsistenter und besser skalierbar.

Ein digitaler Workflow im Dokumentenmanagement hilft Mitarbeitenden außerdem dabei, keine Zeit für Weitergabe und Nachverfolgung von Dokumenten zu verlieren. Vorgänge sind zentral verfügbar, sodass mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben bleibt.

Workflows im Unternehmen verbessern​

Dokumente sollten in ein einheitliches Dateiformat überführt werden. Viele unterschiedliche Formate in einem Unternehmen verursachen Nachteile wie Inkompatibilitäten, ständige Versionsupdates und den Einsatz verschiedener Anwendungen.

Wenn digitale Schriftstücke und Grafiken in unterschiedlichen Dateiformaten bearbeitet und versendet werden, entstehen häufiger Fehler und zusätzlicher Aufwand. Zusätzlich sollten Dokumente in einem einheitlichen Datenformat vorliegen, damit sie optimal und gesetzeskonform archiviert werden können.