Fallbeispiel Digitaler Freigabeprozess
Mehrere Mitarbeiter sollen PDF-Dokumente lesen und unterschreiben können
Dieses Szenario zeigt, wie wir gemeinsam mit einem Kunden eine Lösung für einen digitalen Freigabeprozess erarbeitet haben. Es handelt sich um eine individuelle, kundenspezifische Anwendung. Unser Anwendungsfall zeigt, wie mittels verschiedener webPDF-Webservices eine passende Lösung umgesetzt wurde.
Ausgangsszenario des Kunden war die Optimierung eines Workflows für interne Freigabeprozesse.
Anforderung des Kunden
Die Anforderung des Kunden war, eine Möglichkeit zu schaffen, dass verschiedene Anwender PDF-Dokumente in einem Workflow lesen und signieren können, bis abschließend ein berechtigter Anwender die finale Schließung des Dokuments vornimmt.
Der Kunde hatte ursprünglich an der entsprechenden Stelle im Workflow jeweils eine Unterschrift als Grafik hinterlegt. Es sollte zukünftig weiterhin bei einer lokalen Anwendung bleiben. Als Ausgangspunkt und Ideengeber fungierte das webPDF Webportal, durch das die Idee aufkam, eine entsprechende Erweiterung zu entwickeln, um den bisherigen Workflow zu optimieren.
Im PDF sollte per Mausklick (mit Nutzung eines Vorschaubilds) das Lesen, Blättern und Zoomen möglich sein. Anschließend sollte ein Rahmen für die Unterschrift aufgezogen werden, in den die jeweilige Unterschrift des Bearbeiters eingefügt wird. Zusätzlich sollte auswählbar sein, ob der Nutzer der finale Unterzeichner ist. Am Ende wird das PDF final gekennzeichnet und optional gegen Änderungen geschützt.
Es sollte möglich sein, das PDF-Dokument im Rahmen einer Vorschau visuell zu prüfen und dann digital zu unterzeichnen (mit freier Positionierung einer Unterschriftsgrafik). Dieser Vorgang muss für verschiedene Mitarbeiter wiederholbar sein, bis zur finalen Unterschrift und Freigabe.
Für den Prozess sollten verschiedene webPDF-Webservices genutzt und in einer Anwendung zusammengeführt werden, in diesem Fall für die Vorschau webpdf toolbox image export und für das Unterschriftsfeld webpdf toolbox signature.
Entwicklung im Rahmen dieses Kundenprojektes
Auf Grundlage der beschriebenen Anforderungen wurde im Rahmen des Projekts eine lokale Java-Anwendung für den Kunden entwickelt. Die Java-Anwendung sollte von jedem Mitarbeiter-Client aus nutzbar sein, und jeder angemeldete Benutzer sollte auf seine persönliche Unterschrift zugreifen können.
Dafür wurde für die einzelnen Nutzerprofile in einer zentral zugänglichen Windows-Freigabe die persönliche Unterschrift bereitgestellt. Die Basisfunktionen für Vorschaugenerierung und Signierung werden über die REST-API der entsprechenden webPDF-Webservices im Hintergrund bereitgestellt und verarbeitet.
Da die notwendigen Schritte und Interaktionen für die Benutzer so gering wie möglich gehalten werden sollten, übernimmt die Java-Anwendung die aktuellen Rechte und greift ohne zusätzliche Nutzerinteraktion auf die erforderlichen Daten zu.
Nutzung der Anwendung
Die Anwendung wird vom Benutzer über das Kontextmenü des Windows-Dateimanagers bei Auswahl der zu signierenden PDF gestartet.
Das PDF wird in der Anwendung als Vorschau geladen, deren Generierung und Bereitstellung der webPDF-Server im Hintergrund übernimmt. Dies erlaubt dem Nutzer, vor der Einbindung der Unterschrift das PDF zu prüfen und die zu signierende Seite auszuwählen. Die Aktion "Signieren" in der Anwendung startet den Signaturprozess.
Der Nutzer kann über eine einfache Bereichsauswahl mit der Maus Größe und Position des Unterschriftsfeldes definieren. Das Unterschriftsfeld kann frei auf der gewählten Seite positioniert werden.
Anschließend kann in der Anwendung über die Aktion "Unterzeichnen" das Dokument mit der elektronischen Unterschrift des Nutzers versehen werden.
Der Nutzer kann das Dokument entweder nur unterschreiben oder zusätzlich zur Unterschrift abschließen und so vor weiteren Bearbeitungen und Änderungen schützen.
Weitere ausführliche Berichte über den Einsatz von webPDF in der Praxis mit Interviews unserer Kunden finden Sie in der Kategorie Anwenderberichte.