Fax-Dokumente in den Workflow integrieren
Unglaublich, aber wahr: Das Fax-Gerät ist nach wie vor auch im Jahr 2021 immer noch im Einsatz! –
Das Fax-Gerät wurde 1990 zum ersten Mal auf der CeBIT vorgestellt und auch 30 Jahre später – es wird immer noch gefaxt. So gesehen eine echte Erfolgsgeschichte. Allerdings mit einem Wehrmutstropfen:
Wenn man mit Fax-Dokumenten arbeiten muss, dann entsteht häufig ein Problem: Die entsprechenden Dokumente liegen nach dem Einscannen als Grafikdateien oder als PDF-Dokument (nur als Grafik, ohne Inhalt) vor. Doch wie soll man diese Dokumente jetzt mit wenig Aufwand in den Workflow integrieren? Denn eigentlich sollen technische Hilfsmittel ja Arbeit abnehmen und nicht zusätzliche Arbeit schaffen. Doch leider ist es so, dass nach Erhalt eines Fax-Dokuments oftmals per Hand Daten übertragen werden müssen. Ein zusätzlicher Aufwand, der nicht sein müsste und der sehr ärgerlich ist.
Daten aus Fax-Dokumenten aufwändig per Hand übertragen?
Obwohl viele sich schon längst innerlich vom Fax-Gerät verabschiedet hatten und ein Großteil der Menschen im Alltag kaum Berührungspunkte mehr mit dem Fax haben, erlangte das Fax-Gerät mit Beginn der Corona-Pandemie unter anderem auch aus diesem Grund noch einmal traurige Berühmtheit, denn erstaunlich, aber wahr:
Die Übermittlung der Corona-Daten (Infektionszahlen und ggfls. auch Impf-Daten) an die Gesundheitsämter erfolgte in Deutschland tatsächlich per Fax. Und diese Daten mussten anschließend zur Weitervermittlung (beispielsweise ans RKI) und zur eigenen Aufbereitung per Hand in ein Computersystem eingetragen werden. Das wiederum kostet bei der Menge an Daten eben enorm viel kostbare Zeit und Kapazitäten:
https://www.dw.com/de/gesundheits%C3%A4mter-mit-papier-stift-und-fax-gegen-corona/a-56347106
Doch warum wird das Fax-Gerät eigentlich trotzdem noch so viel und gerne genutzt?
Wer nutzt Fax-Geräte und warum
Das Fax-Gerät wird in einigen Unternehmen, häufig auch bei Behörden oder Ämtern weiterhin sogar sehr häufig eingesetzt. Die Nutzung ging in den letzten Jahren zwar deutlich zurück aber einige Branchen halten immer noch fest daran:
Die Gründe dafür sind vielfältig. Meistens stehen keine Ressourcen für eine Umstellung bereit oder man steht in Abhängigkeit zu einer Behörde/einem Unternehmen, welche Fax-Dokumente verlangt. Hinzu kommt, dass Unternehmen häufig aufgrund von Datenschutzgründen und rechtlichen Bedenken auf das (vermeintlich?) sichere Fax setzt.
Wo setzt man auch heute noch auf das Fax?
- Weiterhin sehr wichtig bleiben Wetterfax an Landwirte oder für die Schifffahrt.
- Rückrufe/Warnungen gehen oftmals per Fax an die Supermarkt-Filialen raus.
- Ärzte und Labore tauschen sensible Patientenbefunde aus Datenschutzgründen per Fax aus.
- Faxe sind beliebt bei Hotelreservierungen, in Reisebüros, bei Bestellungen, Terminbestätigungen verschiedener Art.
- Fax gilt immer noch als eines der wichtigsten Kommunikationsmittel bei Öffentlichen Behörden, auch bei Städten und Gemeinden. Software von Behörden sind teilweise auch nicht untereinander kompatibel, dort wird dann das Fax-Gerät eingesetzt.
- Manche Ämter möchten auch Faxe erhalten, wenn die vorhandene IT dem Download von Bauplänen o.ä. nicht gewachsen ist.
- Auch ein bekanntes Beispiel sind Lieferdienste, die Bestellung per Fax rausgeben, damit Pizzabäcker und andere dieses Fax entsprechend aufhängen und die Bestellung bearbeiten können.
- Eines der wichtigsten Beispiele ist auch die Justiz. Hier wird noch sehr viel gefaxt, da so kurzfristig Schriftsätze eingereicht werden können. Ein häufiges Problem ist hier zusätzlich, dass neben dem eigentlichen Fax die Justiz die Schriftstücke auch noch als Original erhält, das bedeutet mehrfacher Schriftverkehr. (Nicht unerwähnt lassen sollte man hier, dass ab 2022 das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) genutzt werden soll, was einen rechtssicheren elektronischen Versand von Schriftstücken ermöglicht). Quelle: https://www.augsburger-allgemeine.de/politik/Digitalisierung-Auslaufmodell-Wann-verschwindet-das-Fax-aus-deutschen-Behoerden-id59042301.html
Generell wird Fax überall dort eingesetzt, wo noch gerne Papier genutzt wird, und man möchte, dass bestimmte Dokumente nicht nur in dem Moment direkt physisch vorliegen, sondern auch sicher lesbar bleiben. Man schätzt den Vorteil der Sendebestätigung beim Fax und, dass es in keinem Spam-Filter landen kann. Hinzu kommt das Gefühl, dass nur unterschriebene und gefaxte Dokumente in der Geschäftswelt als rechtssicher anerkannt werden. Zu dem Thema lohnt es sich einen Überblick zum Thema digitalen Signaturen zu verschaffen.
Kurios, aber es gibt sogar Länder wie Japan wo es geradezu undenkbar ist, auf das Fax-Gerät zu verzichten: https://www.derstandard.de/story/2000128113334/abschaffung-verhindert-japanische-fax-fans-zwangen-regierung-in-die-knie + https://orf.at/stories/3220204/
Zusammenfassend kann man sagen, dass es Bereiche gibt, wo man nicht auf das Fax-Gerät verzichten kann und möchte. Aktuell haben sich auch aus dem Grund vielfach Multifunktionsgeräte etabliert, mit denen es möglich problemlos möglich ist, sowohl zu drucken, zu kopieren als auch zu scannen und notfalls auch zu faxen. Außerdem ist es inzwischen mit Fax to E-Mail möglich, Fax-Dokumente über eine virtuell bereitgestellte Faxnummer zu empfangen und anschließend als Anhang an eine E-Mail zuzustellen. Das Empfangen und Konvertieren des Faxes in einen E-Mail-Anhang übernimmt ein spezielles Gateway oder ein Server. Generell ist es also möglich, Faxe über das Internet zu versenden und zu empfangen, ohne dafür ein Fax-Gerät zu besitzen.
OCR-Technik: Fax-Dokumente ohne großen Aufwand in den Arbeitsprozess einfließen lassen
Aus welchen Gründen auch immer: Sollte man auf Fax-Dokumente angewiesen sein kann man sich mit der OCR-Technik behelfen, damit diese nicht einzeln per Hand aufwändig bearbeitet werden müssen. Denn mit OCR kann man Grafiken in aufgelöste Dokumente umwandeln. Die Grafikdokumente werden so in durchsuchbare PDF-Dokumente transformiert. Auch mit unserer Software webPDF ist es möglich, aus Fax-Dokumenten PDF-Dokumente zu erstellen, welche auch den Inhalt als Text enthalten (also auch durchsuchbar sind), damit Sie die relevanten Inhalte nicht per Hand aus den Dokumenten heraussuchen und händisch übertragen müssen.
Diese Problematik entsteht auch dann, wenn die Fax-Dokumente in digitaler Form vorliegen, denn in diesem Fall sind die PDF-Dokumente lediglich Transportmittel oder Wrapper für die enthaltenen Grafiken und die wichtigen Inhalte wie Auftrags- oder Kundennummern müssen dann nachträglich mühsam herausgesucht und per Hand übertragen werden.
Mit Hilfe von OCR ist es möglich, dass die PDF-Dokumente nicht nur ein visuelles Abbild des Faxes enthalten, sondern einen durchsuchbaren Inhalt, der auch wie gewohnt gesucht, markiert und kopiert werden kann, um die Faxe ideal und schnell in den Workflow integrieren zu können.
Mit webPDF haben Sie zusätzlich auch die Möglichkeiten, gar nicht erst ein neues PDF-Dokument mit OCR zu erstellen, sondern können direkt auf den textlichen Inhalt (als XML) zugreifen und diesen gezielt weiterverarbeiten. Diese OCR-Texterkennung kann auch auf Grafikformate wie TIFF, JPEG oder PNG angewendet werden.
Nutzung von OCR mit der webPDF Software: https://www.webpdf.de/pdf-ocr
Mehr zu OCR im Blog: https://www.webpdf.de/blog/tag/ocr/