Fax-Dokumente in den Workflow integrieren
Unglaublich, aber wahr: Das Faxgerät ist auch im Jahr 2021 weiterhin im Einsatz.
Das Faxgerät wurde 1990 zum ersten Mal auf der CeBIT vorgestellt und auch 30 Jahre später wird noch gefaxt. So gesehen eine echte Erfolgsgeschichte, allerdings mit einem Wermutstropfen.
Wenn man mit Fax-Dokumenten arbeiten muss, entsteht häufig ein Problem: Die entsprechenden Dokumente liegen nach dem Einscannen als Grafikdateien oder als PDF-Dokumente (nur als Grafik, ohne Textinhalt) vor. Doch wie sollen diese Dokumente mit wenig Aufwand in den Workflow integriert werden? Technische Hilfsmittel sollen Arbeit abnehmen und nicht zusätzliche Arbeit verursachen. In der Praxis müssen nach Erhalt eines Fax-Dokuments oft Daten per Hand übertragen werden. Das ist ein unnötiger und ärgerlicher Mehraufwand.
Daten aus Fax-Dokumenten aufwändig per Hand übertragen?
Obwohl sich viele längst innerlich vom Faxgerät verabschiedet hatten und ein Großteil der Menschen im Alltag kaum Berührungspunkte mit dem Fax hat, erlangte das Faxgerät mit Beginn der Corona-Pandemie erneut traurige Berühmtheit:
Die Übermittlung der Corona-Daten (Infektionszahlen und gegebenenfalls auch Impfdaten) an die Gesundheitsämter erfolgte in Deutschland tatsächlich per Fax. Diese Daten mussten anschließend zur Weiterverarbeitung (beispielsweise ans RKI) und zur eigenen Aufbereitung per Hand in Computersysteme eingetragen werden. Das kostet bei der Datenmenge enorm viel Zeit und Kapazität.
https://www.dw.com/de/gesundheits%C3%A4mter-mit-papier-stift-und-fax-gegen-corona/a-56347106
Doch warum wird das Faxgerät trotzdem noch so viel genutzt?
Wer nutzt Faxgeräte und warum?
Das Faxgerät wird in einigen Unternehmen, häufig auch bei Behörden oder Ämtern, weiterhin regelmäßig eingesetzt. Die Nutzung ging in den letzten Jahren zwar deutlich zurück, aber einige Branchen halten weiterhin daran fest:
Die Gründe dafür sind vielfältig. Oft fehlen Ressourcen für eine Umstellung oder es bestehen Abhängigkeiten zu Behörden bzw. Unternehmen, die Fax-Dokumente verlangen. Hinzu kommt, dass Unternehmen aufgrund von Datenschutzgründen und rechtlichen Bedenken weiterhin auf das (vermeintlich) sichere Fax setzen.
Wo setzt man auch heute noch auf das Fax?
- Wetterfax bleibt für Landwirte oder in der Schifffahrt weiterhin wichtig.
- Rückrufe und Warnungen gehen oft per Fax an Supermarkt-Filialen.
- Ärzte und Labore tauschen sensible Patientenbefunde aus Datenschutzgründen per Fax aus.
- Faxe sind verbreitet bei Hotelreservierungen, in Reisebüros, bei Bestellungen und Terminbestätigungen.
- Fax gilt weiterhin als wichtiges Kommunikationsmittel bei öffentlichen Behörden, auch bei Städten und Gemeinden. Teilweise sind Behörden-Softwares nicht kompatibel; dann wird das Faxgerät eingesetzt.
- Manche Ämter möchten Faxe erhalten, wenn die vorhandene IT etwa dem Download von Bauplänen nicht gewachsen ist.
- Auch Lieferdienste geben Bestellungen per Fax aus, damit diese direkt aufgehängt und bearbeitet werden können.
- In der Justiz wird weiterhin viel gefaxt, da so kurzfristig Schriftsätze eingereicht werden können. Häufig werden Schriftstücke zusätzlich noch im Original zugestellt, was zu doppeltem Schriftverkehr führt. Ab 2022 sollte hier das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) stärker genutzt werden. Quelle: https://www.augsburger-allgemeine.de/politik/Digitalisierung-Auslaufmodell-Wann-verschwindet-das-Fax-aus-deutschen-Behoerden-id59042301.html
Generell wird Fax überall dort eingesetzt, wo weiterhin papierbasierte Prozesse wichtig sind und Dokumente dauerhaft physisch sowie sicher lesbar vorliegen sollen. Geschätzt wird auch der Vorteil der Sendebestätigung und dass Fax-Nachrichten nicht in Spam-Filtern landen. Hinzu kommt das Gefühl, dass unterschriebene und gefaxte Dokumente in der Geschäftswelt rechtssicherer sind. Dazu lohnt sich ein Überblick zum Thema digitale Signaturen.
Kurios, aber wahr: Es gibt sogar Länder wie Japan, in denen ein Verzicht auf das Fax lange undenkbar war: https://www.derstandard.de/story/2000128113334/abschaffung-verhindert-japanische-fax-fans-zwangen-regierung-in-die-knie
Zusammenfassend kann man sagen: Es gibt Bereiche, in denen man nicht auf das Fax verzichten kann oder möchte. Deshalb haben sich vielerorts Multifunktionsgeräte etabliert, mit denen man drucken, kopieren, scannen und bei Bedarf faxen kann. Außerdem ist es mit Fax-to-E-Mail möglich, Fax-Dokumente über eine virtuell bereitgestellte Faxnummer zu empfangen und als E-Mail-Anhang zuzustellen. Empfang und Konvertierung übernimmt dabei ein spezielles Gateway oder ein Server. Generell können Faxe also auch über das Internet versendet und empfangen werden, ohne eigenes Faxgerät.
OCR-Technik: Fax-Dokumente ohne großen Aufwand in den Arbeitsprozess einfließen lassen
Aus welchen Gründen auch immer: Wenn man auf Fax-Dokumente angewiesen ist, kann man sich mit OCR behelfen, damit diese nicht einzeln und aufwändig per Hand bearbeitet werden müssen. Mit OCR lassen sich Grafiken in aufgelöste Dokumente umwandeln. Grafikdokumente werden so in durchsuchbare PDF-Dokumente transformiert. Auch mit webPDF ist es möglich, aus Fax-Dokumenten PDF-Dokumente zu erstellen, die den Inhalt als Text enthalten und damit durchsuchbar sind. Relevante Inhalte müssen dann nicht mehr händisch aus dem Dokument übertragen werden.
Diese Problematik entsteht auch dann, wenn Fax-Dokumente bereits digital vorliegen. In diesem Fall sind PDF-Dateien oft nur Transportmittel für enthaltene Grafiken, während wichtige Inhalte wie Auftrags- oder Kundennummern nachträglich mühsam herausgesucht und manuell übertragen werden müssen.
Mit Hilfe von OCR ist es möglich, dass PDF-Dokumente nicht nur ein visuelles Abbild des Faxes enthalten, sondern einen durchsuchbaren Inhalt, der wie gewohnt gesucht, markiert und kopiert werden kann, um Faxe schnell in den Workflow zu integrieren.
Mit webPDF haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, nicht zwingend ein neues PDF-Dokument mit OCR zu erzeugen, sondern direkt auf den Textinhalt (als XML) zuzugreifen und diesen gezielt weiterzuverarbeiten. Diese OCR-Texterkennung kann auch auf Grafikformate wie TIFF, JPEG oder PNG angewendet werden.
Nutzung von OCR mit der webPDF Software: https://www.webpdf.de/pdf-ocr
Mehr zu OCR im Blog: https://www.webpdf.de/blog/ocr-texterkennung/