GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GDPdU Grundsätze: Symbolbild

Bei den Stichworten Elektronische Archivierung und E-Mail-Archivierung muss man sich als Unternehmen immer mit der sogenannten GDPdU beschäftigen. Diese Abkürzung steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.

Spätestens wenn eine steuerliche Betriebsprüfung ansteht, kommt die Frage auf: Welche Regeln gibt es zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen?

Diese werden durch eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums sowie durch die GoBD geregelt. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff​

Ein zentraler Punkt ist die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer. Das bedeutet, dass bei einer Betriebsprüfung der Zugriff auf alle relevanten Daten möglich sein muss. Der Prüfer muss die Daten lesen und auswerten können, alternativ muss die Lesbarkeit im Rahmen einer Datenträgerüberlassung gewährleistet sein. Für diese Datenträgerüberlassung sind unterschiedliche Formate zulässig.

GDPdU-Format: Welches Format ist vorgeschrieben?​

Wenn man die GDPdU einwandfrei umsetzen möchte, stellt sich zunächst die Frage, welche Dateiformate von der Finanzverwaltung als zulässig angesehen werden. Was ist bei einer Datenträgerüberlassung im Rahmen einer Prüfung zu beachten? Der Betriebsprüfer benötigt Datenzugriff, und dafür muss man sich am Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung orientieren.

Wann erfüllen Unternehmensdateien die Voraussetzungen der GDPdU? Entscheidend ist vor allem, dass die Finanzverwaltung mit ihrer Prüfsoftware die Daten zuverlässig lesen kann. Als zulässige Dateiformate gelten derzeit:

  • Access
  • ASCII Delimited
  • ASCII feste Länge
  • ASCII-Druckdateien
  • dBase
  • EBCDIC-Daten
  • Excel
  • Lotus 123
  • SAP/AIS-Dateien
  • AS/400-Datenbeschreibungen in RDE-Datenbeschreibungen (Konvertierung möglich)

Alle anderen Formate müssen vor der Betriebsprüfung in lesbare Datenformate umgewandelt werden.

GDPdU Kasse: Welches Kassensystem ist vorgeschrieben?​

Für das Finanzamt müssen bestimmte Anforderungen an Kassensysteme erfüllt sein. Während es früher reichte, Bons und Rechnungsbelege aufzubewahren und zu dokumentieren, müssen seit 2002 die Daten zusätzlich in elektronischer Form gespeichert werden und den Vorgaben der GDPdU entsprechen. Kassensysteme müssen entsprechend ausgerüstet sein. Da es sich um eine Anforderung des Bundesfinanzministeriums handelt, sollte dies für die nächste Betriebsprüfung unbedingt beachtet werden. Aktuell ist es Standard, dass neue Kassensysteme oder Registrierkassen als „GoBD / GDPdU-konform“ ausgewiesen sind.

GDPdU Archivierung: Rechtskonforme elektronische Archivierung durchführen​

Muss eigentlich alles digital archiviert werden? Nein. Wichtige Dokumente in Papierform müssen nicht grundsätzlich digitalisiert werden. Nicht für jedes Unternehmen eignet sich ein elektronisches Archiv. Entscheidend ist, dass alle relevanten Daten bei einer Prüfung zur Verfügung stehen. Die meisten Systeme für Buchhaltung und kaufmännische Prozesse speichern diese Daten und ermöglichen einen Export.

GDPdU BMF: Regeln der Aufbewahrung digitaler Unterlagen​

Das Bundesfinanzministerium legt fest, wie der Datenzugriff im Kontext von Steuern und Steuerprüfungen geregelt ist. Die GDPdU enthalten die Grundsätze, die für das Finanzamt gelten, wenn es bei einer digitalen Betriebsprüfung Zugriff auf Daten benötigt.

Festgelegt ist dabei auch, wie Datenverarbeitungssysteme von Unternehmen ausgestattet sein müssen. Wichtig ist, dass ein Steuerprüfer auf die Daten zugreifen, sie auswerten und sie bei Bedarf auf einem Medium anfordern kann. Dies geschieht etwa über Speichermedien wie CD-ROMs, DVDs oder Disketten.

Hier geht's zu den aktuellen Grundsätzen der Datenaufbewahrung (GoBD)