Im Auftrag der Zukunft – Digitale Personalakte bei REMONDIS Maintenance & Services
REMONDIS Maintenance & Services ist mit seinen Tochtergesellschaften Teil der REMONDIS-Gruppe, einem der führenden Dienstleister für Recycling, Service und Wasser mit Niederlassungen und Beteiligungen in über 30 Staaten weltweit.
Unter dem Dach der REMONDIS Maintenance & Services GmbH & Co. KG erbringen die Tochtergesellschaften von BUCHEN und XERVON mit insgesamt rund 10.000 Mitarbeitern umfassende Industriedienstleistungen für nationale und internationale Unternehmen. Von ihrem Hauptsitz in Köln aus übernimmt die Gesellschaft koordinierende Aufgaben sowie Service- und Beratungsleistungen für die operativen Bereiche von BUCHEN und XERVON. Nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit, sondern auch weil es zeitgemäß ist und einige handfeste Vorteile bietet, ist nun die Personalabteilung der REMONDIS Maintenance & Services GmbH & Co. KG auf die Digitale Personalakte umgestiegen.
REMONDIS Maintenance & Services: Einführung der Digitalen Personalakte
Um den reibungslosen Ablauf in einem solch großen Unternehmen zu sichern, braucht es eine gut strukturierte Personalabteilung, die zukunftsorientiert ist und schnell und effizient arbeitet, trotz des großen Arbeitsaufwands. Diese muss sich, gerade in einem Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern, voll und ganz auf alle Personalangelegenheiten konzentrieren und auch bei großen Datenmengen den Überblick behalten sowie die Langzeitarchivierung organisieren. Die Personalabteilung hat einerseits die Personaldatenverwaltung, aber auch die Mitarbeitergewinnung bis zur Personalentwicklung in der Hand. Dabei ist sie immer auch Anlaufstelle für alle Mitarbeiter bei sämtlichen Personalangelegenheiten. Ein gutes HR-Management erfordert demnach ein modernes Ablagesystem und im Idealfall eine zeitgemäße Digitale Personalakte, wie sie aktuell bei REMONDIS Maintenance & Services umgesetzt wurde.
Vorteile einer Digitalen Personalakte:
- Mehr Überblick über alle Personaldaten
- Schneller Zugriff (auf die digitale Plattform kann jeder Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten auch mobil zugreifen)
- Dokumente könnte einfach digital eingereicht werden
- Alle Datenschutzanforderungen werden automatisch eingehalten
- Die Verwaltungsarbeit wird optimal organisiert und verteilt
- Dokumente, E-Mails und Anhänge werden vereinheitlich (in ein einheitliches Format konvertiert) und in der Personalakte abgelegt
- Zuführung von Dokumenten und Mails per Drag & Drop ganz komfortabel möglich
- Auch automatisierte Eingangsprozesse sind möglich
- Zusätzlich auch Papiereinsparung
webPDF rundet die Digitale Personalakte bei REMONDIS Maintenance & Services, Köln ab
Um den Einsatz der Software webPDF detailliert zu beschreiben, haben wir uns mit Anwendern aus der Personalabteilung ausgetauscht, die webPDF täglich in Verwendung haben: Bianca Köllen (Ansprechpartnerin der Personalabteilung bei REMONDIS Maintenance & Services in Köln) beschreibt die Nutzung von webPDF von SoftVision Development:
„Seit Anfang des Jahres haben wir webPDF im Rahmen unserer Digitalen Personalakte im Einsatz. Alle Dokumente werden vereinheitlicht im PDF/A Format abgelegt. Die Digitale Personalakte wurde mit Unterstützung der IT-Abteilung implementiert, die den Einsatz von webPDF ausdrücklich empfohlen hat, da man mit dieser Funktionalität bereits in der Vergangenheit sehr gute Erfahrung sammeln konnte: Die Software-Lösung sollte vor allem alle Formate vereinheitlichen können und dabei schnell und zuverlässig arbeiten“
Wie ist die Personalakte bei REMONDIS Maintenance & Services aufgebaut?
„Die Digitale Personalakte enthält alle organisatorischen Daten der Mitarbeiter. Das sind neben den reinen Personaldaten auch amtliche Dokumente, Verträge, Informationen zu Entgelt und Prämien, zur Sozialversicherung/Steuern, Bescheinigungen jeglicher Art, Daten zu Auslandseinsätzen, Zeugnisse/Beurteilungen, Weiterbildung/Qualifikationen bis hin zur betrieblichen Altersvorsorge. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können nun die zahlreichen Unterlagen digital organisieren, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet“, fasst Bianca Köllen zusammen:
„Aktuell wird webPDF an zwei Standorten eingesetzt und von etwa 35 Anwendern verwendet. Aus meiner Sicht bringt die Anwendung eine erhebliche Zeitersparnis in der täglichen Arbeit. Beispielsweise können alle Dokumente einfach durch Drag-and-drop in die Akte eingefügt oder innerhalb der Akte verschoben und automatisch konvertiert werden. Der Prozess der Konvertierung läuft dabei unbemerkt im Hintergrund ab. Hinzu kommt, dass sämtliche Dokumente sehr übersichtlich und einheitlich zur Verfügung stehen. Beispielsweise werden alle Dokumente in 300dpi Auflösung vereinheitlicht und in schwarz/weiß dargestellt.“
SAP- Experte XFT aus Walldorf setzte Digitale Personalakte mit webPDF um
Die Arbeit der Personalabteilung bündelt die wichtigen Bereiche Buchführung, Materialwirtschaft, Controlling oder Personalwesen. Sehr häufig werden diese mit der Software SAP organisiert. Um SAP auf die Ansprüche der Unternehmen entsprechend anzupassen, besteht die Möglichkeit diese durch externe SAP-Partner erweitern zu lassen, um die SAP- Anwendungsplattform optimal ausnutzen zu können. Einer dieser Partner ist die XFT GmbH mit Sitz in Walldorf.
Vor allem beim Einsatz der elektronischen Personalakte für SAP-Systeme ist XFT Experte. XFT implementiert webPDF dabei so, dass die Konvertierung der verschiedensten Dokumente in ein einheitliches Format (PDF/A) sichergestellt ist. webPDF ergänzt hier eine XFT eigene Softwarelösung. XFT setzt bereits seit 7 Jahren webPDF im Zuge der Einführung digitaler Personalakten erfolgreich ein – die Vorteile sind dabei klar ersichtlich:
- Das Tool ermöglicht die Konvertierung von hunderten Dateiformaten,
- die Dokumente können aufgeteilt oder verbunden werden,
- einzelne Seiten können rotiert oder gelöscht werden,
- digitales Signieren und Zertifizieren kann angewendet werden,
- Sicherheitseinstellungen bei PDF-Dokumenten können gesetzt oder aufgehoben werden.
XFT hat auch REMONDIS Maintenance & Services bei der Implementierung von webPDF unterstützt. Die Software erweitert SAP um nützliche und für die tägliche Arbeit hilfreiche Funktionalitäten. Mit den Add-ons von XFT kann insbesondere die Arbeit von Anwendern in der Personalabteilung effizienter gestaltet werden: Die Dokumente sind übersichtlich an einer Stelle abgelegt und gesichert. Dabei spielt es keine Rolle, ob SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM), SAP S/4HANA oder SAP SuccessFactors eingesetzt wird.