KI verändert Dokumenten-Management
Moderne Dokumentenverarbeitung: Künstliche Intelligenz wird auch im Zusammenhang mit PDF-Technologie genutzt
KI (Künstliche Intelligenz) ruft bei vielen Menschen zunächst futuristische Assoziationen hervor. Man denkt vielleicht an selbstfahrende Autos, High-End-Robotik, KI-gesteuertes Verkehrsmanagement oder Ähnliches.
Doch tatsächlich gibt es bereits viele Bereiche, in denen KI im Alltag eingesetzt wird, ohne dass es uns immer direkt bewusst ist. Beispiele dafür sind Sprachassistenten und Sprachübersetzung, Smart Home, Musikstreaming, Bilderstellung/-erkennung sowie assistiertes Fahren und Navigation. In vielen Arbeitsbereichen in Unternehmen wird KI inzwischen auch eingesetzt, um Daten zu analysieren. Das ist der Fall, wenn beispielsweise Algorithmen Gerichtsakten durchsuchen, um den Wert von Personenschäden zu bestimmen, oder wenn in Krankenhäusern Software eingesetzt wird, um Früherkennung und Therapie zu verbessern.
Künstliche Intelligenz kann bei der Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden
Überall dort, wo durch virtuelle Assistenten (auch Chatbots) Arbeitsprozesse automatisiert werden, kann man im weitesten Sinne von KI sprechen. Im digitalen Büro beispielsweise geht es darum, teilweise riesige Informationsmengen zu verarbeiten. Dabei können automatisierte Prozesse ungemein hilfreich sein. Bei dokumentenbezogenen KI-gestützten Prozessen geht es um die Erstellung, Analyse und Verarbeitung von Dokumenten. Hier kann man Kosten sowie Zeit und Aufwand sparen, indem man Daten strukturiert und anschließend in Anwendungen überführt. Solche Geschäftsprozesse sollten idealerweise automatisiert und KI-gestützt ablaufen.
PDF-Technologie integriert Künstliche Intelligenz
Das PDF-Format wird häufig eingesetzt, wenn Dokumente digitalisiert, verarbeitet und archiviert werden. Um diesen Ablauf in Unternehmen zu optimieren, wird hier immer häufiger Künstliche Intelligenz in Arbeitsabläufe integriert. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter auf die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments noch schneller und präziser zugreifen und diese vergleichen können. Generell werden durch automatisierte Prozesse auch Fehler und Kosten reduziert.
Wenn identische Dokumente verglichen werden, können Algorithmen innerhalb des Layouts und im Inhalt sehr schnell Fehler und Unterschiede erkennen sowie Änderungen ermitteln. Des Weiteren kann KI Dokumententypen identifizieren und diese dann an entsprechende Bearbeiter weiterleiten, und das alles voll automatisch.
KI-Technik im Zusammenhang mit PDF-Technologie beginnt für Unternehmen dort, wo Papierdokumente digitalisiert werden, also mit der Umstellung aufs papierlose Büro. Dabei wird letztlich auch eine Software benötigt, die bei Konvertierung im großen Stil unterstützt. Sobald Papierdokumente oder generell Dokumente im Unternehmen digital vorliegen und ins PDF-Format umgewandelt sind, steht einer intelligenten Datenverarbeitung - auch KI-bezogen - nichts mehr im Weg. Je nach Komplexität sind KI-gesteuerte PDF-Workflows natürlich nicht von heute auf morgen umzusetzen. Allerdings bietet eine solche Vorgehensweise am Ende lohnenswerterweise auch Kosteneffizienz, mehr Produktivität und mehr Kundenzufriedenheit.
Wie sieht die Dokumentenverarbeitung der Zukunft aus?
Für die Zukunft stehen ganz klar Machine-Learning-Mechanismen und die Automatisierung von Prozessen im Vordergrund. Zunächst sollte durch KI automatisch der richtige Dokumententyp erkannt werden. Je mehr Dokumente auf diesem Weg vorsortiert, herausgefiltert und dann bearbeitet werden können, desto besser. So lässt sich auch der Bedarf einer manuellen Nachbearbeitung schnell und effektiv feststellen. Mitarbeitende können dadurch deutlich einfacher und schneller mit Dokumenten arbeiten.
Nutzung von IDP-Lösungen
Ein weiteres Beispiel für die Vorteile, die KI in diesem Zusammenhang bietet: Sie kann sensible Daten in großen Dateimengen erkennen und damit viel Zeit beim manuellen Suchen sparen. Wenn die Stellen herausgefiltert wurden, können diese anschließend bei Bedarf geschwärzt werden. Diese Technologie ist unter dem Namen Intelligent Document Processing (Intelligente Dokumentenverarbeitung) bekannt und wird immer häufiger in Unternehmen eingesetzt. Dadurch ist es möglich, automatisiert relevante und wertvolle Daten aus komplexen Dokumenten herauszufiltern und sie anschließend in anderen Geschäftsprozessen zu nutzen.
IDP-Lösungen nutzen oft auch optische Zeichenerkennung, natürliche Sprachverarbeitung, Computer Vision oder Machine Learning. Gerade in den Branchen Versicherungen, Banken und Gesundheitswesen sowie überall dort, wo Formulare, Rechnungen, Bestellungen und Kredite bearbeitet werden, ist es möglich, durch IDP-Lösungen Prozesse zu automatisieren. Auch Behörden können und sollten diesen Vorteil nutzen. Beispielsweise wäre es so möglich, die Verarbeitung von Formularen in großem Umfang zu optimieren.
Lösungen rund um intelligente Dokumentenverarbeitung sind absolut auf dem Vormarsch in vielerlei Branchen und Unternehmen. Man geht inzwischen von einem starken Wachstum in den kommenden Jahren aus. Denn Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen sind gute Argumente für die Einführung von IDP und KI-gestützten Prozessen.
Quellen:
https://zephyrnet.com/de/Intelligente-Dokumentenverarbeitung-IDP-Akzeptanz-nimmt-mit-Unternehmen-zu/
https://www.it-daily.net/it-management/digitalisierung/ki-macht-dokumentenverarbeitung-intelligent