KI verändert Dokumenten-Management
Moderne Dokumentenverarbeitung: Künstliche Intelligenz wird auch im Zusammenhang mit PDF-Technologie genutzt
KI (Künstliche Intelligenz) ruft zunächst bei vielen Menschen erstmal futuristische Assoziationen hervor. Man denkt vielleicht an selbstfahrende Autos, High-End-Robotik, KI-gesteuertes Verkehrsmanagement oder ähnliches mehr.
Doch tatsächlich gibt es bereits viele Bereiche, in denen auch im Alltag heute schon KI eingesetzt wird, ohne dass es uns immer so direkt bewusst ist. Beispiele dafür sind Sprachassistenten und Sprachübersetzung, Smart Home, Musikstreaming, Bilderstellung/-erkennung sowie Assistiertes Fahren und Navigation. In vielen Arbeitsbereichen in Unternehmen wird KI inzwischen auch eingesetzt, um Daten zu analysieren. Das ist der Fall, wenn beispielsweise Algorithmen Gerichtsakten durchsuchen, um den Wert von Personenschäden zu bestimmen oder wenn in Krankenhäusern Softwaren eingesetzt wird, um Früherkennung und Therapie zu verbessern.
Künstliche Intelligenz kann bei der Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden
Überall dort wo durch virtuelle Assistenten (auch Chatbots) Arbeitsprozesse automatisiert werden, kann man im weitesten Sinne auch von KI sprechen. Im digitalen Büro beispielsweise geht es darum, teilweise riesige Informationsmengen zu verarbeiten. Dabei können automatisierte Prozesse ungemein hilfreich sein. Bei Dokumentenverarbeitung, die KI-gestützt funktioniert geht es um die Erstellung, Analyse und Verarbeitung von Dokumenten. Hier kann man Kosten und auch Zeit und Aufwand sparen, indem man Daten strukturiert und anschließend in Anwendungen überführt. Solche Geschäftsprozesse sollten optimalerweise automatisiert und KI-gestützt ablaufen.
PDF-Technologie integriert Künstliche Intelligenz
Das PDF-Format wird häufig eingesetzt, wenn Dokumente digitalisiert, verarbeitet und archiviert werden. Um diesen Ablauf in Unternehmen zu optimieren, wird hier immer häufiger Künstliche Intelligenz in Arbeitsabläufe integriert. Das hat den Vorteil, dass Mitarbeiter auf die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments noch schneller und präziser zugreifen und diese vergleichen können. Generell werden durch automatisierte Prozesse auch Fehler und Kosten reduziert.
Wenn identische Dokumente verglichen werden, können Algorithmen innerhalb des Layouts und im Inhalt sehr schnell Fehler und Unterschiede erkennen sowie Änderungen ermitteln. Des Weiteren kann KI Dokumententypen identifizieren und diese dann an entsprechende Bearbeiter weiterleiten, und das alles voll automatisch.
KI-Technik im Zusammenhang mit PDF-Technologie beginnt für Unternehmen dort, wo Papierdokumente auf digital umgestellt werden, also mit der Umstellung aufs papierlose Büro. Dabei wird schlussendlich auch eine Software benötigt, die bei Konvertierung im großen Stil unterstützt. Sobald Papierdokumente oder generell Dokumente im Unternehmen digital vorliegen und ins PDF-Format umgewandelt sind, steht einer intelligenten Verarbeitung der Daten also auch KI bezogen nichts mehr im Weg. Je nach Komplexität sind KI-gesteuerten PDF-Workflows natürlich nicht von heut auf morgen umzusetzen. Allerdings bietet eine solche Vorgehensweise lohnenswerter weise am Ende natürlich auch Kosteneffizienz, mehr Produktivität und mehr Kundenzufriedenheit.
Wie sieht die Dokumenten-Verarbeitung der Zukunft aus?
Für die Zukunft stehen ganz klar Machine Learning Mechanismen und Automatisierung von Prozessen im Vordergrund. Zunächst sollte durch KI automatisch der richtige Typ der Dokumente erkannt werden. Je mehr Dokumente auf diesem Weg vorsortiert und herausgefiltert und dann auch bearbeitet werden können, desto besser. So lässt sich auch schnell und effektiv der Bedarf einer manuellen Nachbearbeitung feststellen. Die Mitarbeiter können so viel einfacher und schneller mit den Dokumenten arbeiten.
Nutzung von IDP-Lösungen
Ein weiteres Beispiel für die Vorteile die KI in diesem Zusammenhang bietet ist, dass diese sensible Daten in großen Dateimengen erkennen kann und somit sehr viel Zeit (des manuellen Suchens) gespart wird. Wenn die Stellen herausgefiltert wurden, können diese anschließend, wenn nötig geschwärzt werden. Diese Technologie ist unter dem Namen Intelligent Document Processing (Intelligente Dokumentenverarbeitung) bekannt und wird immer häufiger in Unternehmen eingesetzt. Durch diese Technologie ist es möglich, automatisiert relevante und wertvolle Daten aus komplexen Dokumenten herauszufiltern und sie anschließend in anderen Geschäftsprozessen zu nutzen.
IDP-Lösungen nutzen oft auch optische Zeichenerkennung, natürliche Sprachverarbeitung, Computer Vision oder Machine Learning. Gerade in den Branchen Versicherungen und Banken sowie Gesundheitswesen und überall dort wo Formulare, Rechnungen, Bestellungen und Kredite bearbeitet werden, ist es möglich durch IDP Lösungen Prozesse zu automatisieren. Auch Behörden können und sollten diesen Vorteil nutzen. Beispielsweise wäre es so möglich, die Verarbeitung von Formularen in großem Umfang zu optimieren.
Lösungen rund um intelligente Dokumentenverarbeitung sind absolut auf dem Vormarsch in vielerlei Branchen und Unternehmen. Man geht inzwischen von einem starken Wachstum in den kommenden Jahren aus. Denn Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen sind gute Argumente für die Einführung von IDP und KI-gestützten Prozessen.
Quelle:
https://zephyrnet.com/de/Intelligente-Dokumentenverarbeitung-IDP-Akzeptanz-nimmt-mit-Unternehmen-zu/
https://www.it-daily.net/it-management/digitalisierung/ki-macht-dokumentenverarbeitung-intelligent