Langzeitarchivierung mit PDF/A
Eine zuverlässige und dauerhafte Reproduzierbarkeit sowie eine anerkannte Rechts- und Revisionssicherheit sind für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente unabdingbar.
Rechtssicherheit für die Langzeitarchivierung kann das Format PDF/A bieten – nicht zuletzt ein Grund dafür, dass es seit 2005 ein ISO-Standard ist. Dabei muss mittlerweile unterschieden werden zwischen dem ursprünglichen PDF/A-1-Format und den neueren Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3, die weitere Features beinhalten. Der Vorteil des Dateiformates: Die Dokumente enthalten selbst alle zur Darstellung erforderlichen Bestandteile.
Format der Langzeitarchivierung: Das PDF/A ist eine normierte Variante des herkömmlichen PDF-Formates und wurde – in seiner ursprünglichen Version PDF/A-1 – Ende 2005 als internationaler Standard ISO 19005-1 für die Langzeitarchivierung veröffentlicht. Im Unterschied zum regulären PDF-Format beinhaltet das PDF/A-Format Beschränkungen, welche die Funktionsvielfalt auf ein für die Möglichkeit der digitalen Archivierung verträgliches Maß reduzieren. Dabei ist jedes Dokument für sich zu 100 Prozent autark, da sämtliche für die Darstellung der Inhalte benötigten Komponenten unveränderbar in die Datei integriert werden. Dadurch ist sichergestellt, dass das ursprüngliche Aussehen der Ausgangsdateien mit den entsprechenden Inhalten, wie Texte, Grafiken, Schriften oder Farb- und Schriftinformationen, erhalten bleibt – und zwar zeit- und plattformunabhängig.
Im Juli 2011 beziehungsweise Oktober 2012 wurden die Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3 ebenfalls als ISO-Standard veröffentlicht. Hierbei handelt es sich nicht um neue Versionen im klassischen Sinne, sondern lediglich um Erweiterungen zum Ausgangsformat PDF/A-1, die entsprechende neue Features für den Nutzer bereithalten. Bei dem PDF/A-2 Format sind dies unter anderem die Unterstützung von JPEG 2000 und die Möglichkeit auch sehr große Seitenformate zu verarbeiten. Bei dem PDF/A-3 Format vor allem die Option, beliebige Dateiformate, wie zum Beispiel Original Excel-Dateien oder einer XML-Datensatz mit statischer visueller Repräsentanz, einzubetten. PDF/A-1 Dateien und PDF/A-2 Dateien bleiben auch nach der Normierung von PDF/A-3 gültig. Zusätzlich zu den drei Versionen existieren sogenannte Konformitätsstufen, bei denen es sich um Unterformate der PDF/A-Standards handelt. Mit diesen wird die unterschiedliche Qualität der Dokumente hinsichtlich der Zugänglichkeit (a: accessible), der visuellen Reproduzierbarkeit (b: basic) und der Textdarstellung im Unicode-Format (u: unicode) markiert.
Gerade vor dem Hintergrund, dass geschäftskritische Unternehmensdokumente häufig einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist unterliegen, muss hinsichtlich des Dateiformates eine langfristige Reproduzierbarkeit garantiert sein. Da das PDF/A-Format den Anwendern die nötige Sicherheit bietet, dass elektronische Dokumente ihr Erscheinungsbild und ihre Lesbarkeit dauerhaft behalten – unabhängig davon, welche Anwendung oder welches System zur Erstellung verwendet wurden – wird es in den unterschiedlichsten Branchen zur Langzeitarchivierung verwendet.