Mehr Nachhaltigkeit durch PDF
Papiereinsparung durch Digitalisierung
Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein spielen für Unternehmen eine immer größere Rolle. Dabei gewinnen nachhaltiges Arbeiten, Ressourcenschonung und CO2-Reduktion zunehmend an Bedeutung.
Die Nutzung des PDF-Formats bringt viele Vorteile mit sich und kann als eine Art „grüne Technologie" betrachtet werden. Denn das papierlose Büro, das die Ökobilanz deutlich verbessern kann, basiert wesentlich auf digitalen Dokumentenformaten.
Digitalisierung hilft dem Klima: https://www.tagesschau.de/wirtschaft/unternehmen/digitalisierung-klimaschutz-101.html
Was ist der Vorteil digitaler Dokumente wie PDF?
PDF erhöht die Nachhaltigkeit eines Unternehmens vor allem dann, wenn Papier tatsächlich ersetzt wird. Hier besteht in vielen Unternehmen noch Nachholbedarf, weil digitale Dokumente häufig doch noch ausgedruckt werden.
Wenn PDF jedoch konsequent als Ersatz für Papier, Fax und Druckerprozesse genutzt wird, wirkt sich das messbar auf Umwelt und Ressourcen aus. Bei vollständig digitalen Dokumentenprozessen entfallen zusätzlich Transportwege (Post), Papierentsorgung sowie physischer Stauraum für Aktenarchive.
Ein Unternehmen, das auf Nachhaltigkeit setzt, kann heute nahezu alle Unterlagen grundsätzlich im PDF-Format führen, zum Beispiel Anträge, Verträge, Rechnungen, Beschreibungen und Marketingmaterialien.
Wie umweltbelastend ist Papier?
Schon der Verzicht auf Papierrechnungen steigert die Nachhaltigkeit eines Unternehmens deutlich. Papierherstellung ist ressourcenintensiv und umweltbelastend. Für eine DIN-A4-Seite werden in der Produktion beispielsweise rund 10 Liter Wasser benötigt.
Die Energiebilanz eines Büros mit hohem Papierverbrauch fällt daher oft schlecht aus. Digitale Lösungen bieten an dieser Stelle erhebliches Einsparpotenzial.
Neben Nachhaltigkeit gibt es weitere konkrete Vorteile der digitalen Umstellung:
- Arbeitsabläufe werden deutlich beschleunigt
- Dokumente sind in Sekunden am nächsten Ort oder bei der nächsten zuständigen Person
- PDF-Dokumente sind maschinell auslesbar, wodurch Bearbeitungszeiten sinken und Fehlerquellen reduziert werden
- Zusammenarbeit an Dokumenten wird durch ECM-Lösungen effizienter
- klassische „Zettelwirtschaft" wird durch moderne, nachvollziehbare Prozesse ersetzt
Mehr Transparenz und effektives Arbeiten durch PDF
Ein zentraler Vorteil digitaler Dokumente ist die höhere Transparenz. Mitarbeitende können jederzeit auf Dokumente zugreifen. Durch OCR-Technologie sind Inhalte zudem durchsuchbar, was Dokumente in Sekunden auffindbar macht.
Außerdem sind PDF-Dokumente ortsunabhängig nutzbar, was flexibles Arbeiten unterstützt. In Verbindung mit einem intelligenten ECM-System lassen sich auch Compliance und revisionssichere Archivierung zuverlässig umsetzen.
Der Verzicht auf Papier kann sich daher nicht nur positiv auf die Nachhaltigkeit, sondern auch auf Datenschutz, Compliance und Nachvollziehbarkeit von Prozessen auswirken.
Mehr Nachhaltigkeit durch Digitalisierung und PDF-Dokumente
- Die Produktion und der Transport von Papier belasten Luft und Umwelt
- Papiernutzung erzeugt große Mengen Abfall
- Weniger Papierverbrauch schützt Bäume
- Papierproduktion benötigt viel Wasser, digitales Arbeiten reduziert den Verbrauch
- Digitale Prozesse ermöglichen flexibles Arbeiten von verschiedenen Standorten aus
- Transport- und Fahrtwege können reduziert werden
- Kosten für physische Papierarchive (Fläche, Energie, Personal) entfallen teilweise oder vollständig
- Auch Druckprozesse können zur Belastung werden, etwa durch Feinstaub in schlecht gelüfteten Räumen: https://www.quarks.de/technik/drucker-so-gefaehrlich-sind-sie-wirklich/
Quellen
https://www.pdfa.org/so-tragt-pdf-zu-mehr-nachhaltigkeit-bei/