Metadaten sind für Unternehmen ein nützliches Instrument bei der Organisation ihrer Daten und Dokumente​

Grundsätzlich gilt: Je mehr Zeit bei der Erfassung von Daten in eine intelligente Verwaltung sowie den Aufbau und die Pflege der Datenbestände investiert wird, umso größer ist der mittel- und langfristige Mehrwert. Eine Investition, die sich offensichtlich lohnt. Mithilfe von Metadaten lassen sich Abläufe ressourcensparender durchführen, indem beispielsweise Suchvorgänge - durch die Verwendung des entsprechenden einheitlichen Vokabulars - erheblich vereinfacht werden.

Wozu PDF/A?​

Die normierte Variante des herkömmlichen PDF-Formates wurde Ende 2005 - in seiner ursprünglichen Version PDF/A-1 - als internationaler Standard ISO 19005-1 etabliert und ist seit Juli 2011 beziehungsweise Oktober 2012 in den erweiterten Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3 erhältlich - ebenfalls als ISO-Standard. Seitdem bildet das PDF/A-Format für viele Unternehmen die Grundlage für eine unkomplizierte und sichere Langzeitarchivierung. Der unschlagbare Vorteil des Dateiformates: Die Dokumente enthalten selbst alle zur Darstellung erforderlichen Bestandteile.

PDF/H wurde im Jahr 2008 veröffentlicht: Das Format, das für den Einsatz im Gesundheitswesen gedacht ist (H für Healthcare), ist jedoch kein ISO-Standard

PDF/H umfasst eine Reihe von Best-Practice-Empfehlungen für das Gesundheitswesen, die durch die Association for Information and Image Management, Adobe und ein amerikanisches Firmenkonsortium zusammengetragen wurden. Ziel ist es, Erfassung, Austausch, Aufbewahrung sowie den Schutz von Informationen im Gesundheitswesen zu erleichtern.