Alles rechtens: PDF/A in Justiz und Verwaltung
Mit Einführung der E-Akte in immer mehr Behörden, sollen Abläufe in der Verwaltung modernisiert werden. Dabei übernimmt auch das Portable Document Format/A (PDF/A) eine entscheidende Rolle.
Der Ruf nach einem zeitgemäßen Arbeitsplatz hat nun auch Behörden aus den Bereichen der Justiz und Verwaltung erreicht. Dies ist nicht nur dem Wunsch der Mitarbeiter geschuldet, die auf Geräte modernster Technologie vertrauen wollen, um die tägliche Arbeit besser bewältigen zu können. Auch gesetzlich wird diese Entwicklung gefördert.
Mit Inkrafttreten des E-Government Gesetzes, dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, wurde der Grundstein für die digitale Kommunikation in den Behörden gelegt.
„Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz) dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.“ (Bundesministerium des Innern)
Im Zentrum der Modernisierungsbemühungen steht der Einsatz der Elektronischen Akte (E-Akte). Nach Ansicht der PDF Association wird hier besonders ein Datei-Format weite Verbreitung finden: PDF/A, das sich hervorragend für eine rechtskonforme Archivierung eignet. Dies konnte auch mit einer Simulationsstudie der Datev und des Projekts provet nachgewiesen werden, mit der gezeigt wurde, das Richter mittlerweile digitale Dokumente als Beweisstücke akzeptieren – dabei wurde besonders die Beweiskraft von Dokumenten im PDF/A positiv bewertet.
Die Einführung der E-Akte und der damit verbundene Siegeszug des PDF/A kommt nicht nur den Mitarbeitern in Justiz und Verwaltung zugute. Auch die Bürger profitieren von der Entwicklung, die ihnen den digitalen Zugang zu wichtigen persönlichen Dokumenten und Verwaltungsinformationen ermöglichen wird oder bereits ermöglicht.
So gern die elektronische Kommunikation in Justiz und Verwaltung auch gesehen und vorangetrieben wird: Bei der Bearbeitung von Standardverfahren müssen die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung nicht desto trotz eingehalten werden. Mit dem PDF/A ist das möglich.