PDF-Dokumente mit OCR optimieren
OCR für PDF nutzen? Das wirkt zunächst wie ein Widerspruch, da PDF-Dokumente bereits digital sind und die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) vor allem dafür bekannt ist, Papierdokumente zu digitalisieren.
OCR kann jedoch auch dabei helfen, die Arbeit mit PDF-Dokumenten deutlich zu erleichtern. Ein gutes OCR-Tool sollte gescannte, digital erzeugte und gemischte Dateien verarbeiten können.
PDF-Dokumente mit OCR editierbar machen
Bestimmte Bearbeitungsfunktionen für PDF-Dokumente werden erst durch den Einsatz von OCR möglich, zum Beispiel Textbearbeitung, Volltextsuche, Schwärzung, Tabellenextraktion sowie der Vergleich von Dokumenten. Mit OCR lassen sich PDFs also nicht nur durchsuchbar, sondern auch editierbar machen.
Wird OCR auf PDF-Dokumente angewendet, entsteht eine vollständig editierbare Darstellung der Datei, mit der Inhalte deutlich effizienter bearbeitet und weiterverarbeitet werden können.
Warum OCR für PDF-Dokumente nutzen?
Sobald Informationen aus einem PDF analysiert, verändert oder wiederverwendet werden sollen, entstehen oft Probleme: Entweder liegt nur ein gescanntes Bild ohne Text vor oder die Struktur des vorhandenen Textes ist nicht ausreichend erkennbar.
An dieser Stelle kommt OCR ins Spiel. Mit OCR kann sichtbar gemacht werden, welche Teile des PDF-Dokuments aus Text, Bildern, Linien oder anderen Elementen bestehen und wie diese Elemente zueinander in Beziehung stehen. Dadurch werden Bearbeitungsfunktionen möglich, die vorher nur eingeschränkt nutzbar waren.
Ein PDF enthält von sich aus nicht immer ausreichende Informationen über Wörter, Zeilen, Absätze und andere Strukturelemente. OCR kann diese Struktur erkennen und damit Aufgaben ermöglichen, die ohne OCR nur schwer umsetzbar sind. (Mehr zum Thema Barrierefreiheit: https://www.webpdf.de/blog/koennen-pdf-dokumente-barrierefrei-sein/)
Beispiel: OCR ermöglicht die PDF-Bearbeitung auf Absatzebene. Textabsätze bleiben bei der Bearbeitung konsistent, da OCR relevante Markierungen erkennt.
Vorteile von OCR
Die Bearbeitung eines Absatzes in einer PDF-Datei mit OCR läuft in mehreren Schritten ab. Der Text wird aus der PDF-Datei übernommen, OCR erkennt die Markierungen und schafft damit die Grundlage für eine saubere Bearbeitung.
Da das Programm die Absatzstruktur kennt, lassen sich Textänderungen reibungslos durchführen. Möglich werden unter anderem konsistente Zeilen- und Zeichenabstände, automatische Schriftzuordnung sowie das Anpassen von Absatzrändern entsprechend der Änderungen. Bearbeitungen können dem Benutzer in Echtzeit angezeigt werden. (Quelle: https://www.pdfa.org/how-ocr-facilitates-digital-transformations-for-pdfs/)
Zusammengefasst kann man sagen: Mit OCR lässt sich eine digitale Darstellung der PDF-Struktur erzeugen, um Inhalte effektiver zu analysieren, zu vergleichen, zu verändern oder zu extrahieren.
Was macht OCR konkret mit einem PDF?
Folgende Schritte finden statt:
- Dokumentenanalyse: Sobald ein Benutzer mit der Bearbeitung beginnt, verarbeitet die Dokumentenanalyse das Rasterbild der Seite und erkennt Elemente wie Text und Bilder.
- Die Textstücke aus der Dokumentenanalyse werden mit OCR gelesen und in digitalen, editierbaren Text umgewandelt.
- Anschließend wird eine temporäre Kopie der Seite erstellt, der erforderliche Markierungen hinzugefügt werden. Die Teile werden also synthetisiert und in digitaler Form zusammengeführt, um die Dokumentenstruktur wiederherzustellen.
Nach Analyse und Synthese sowie der richtigen Zuordnung kann der Benutzer den Text editieren. Anschließend wird das PDF aktualisiert. Da die Bearbeitungen im Originaldokument vorgenommen werden, bleibt alles, was nicht bearbeitet wurde, unverändert erhalten.
Fazit: OCR für PDF-Dokumente sinnvoll nutzen
OCR ist sowohl für Scans als auch für digital erzeugte Dokumente sinnvoll. In digital erzeugten PDFs ist Text zwar oft maschinenlesbar, jedoch fehlen häufig Strukturinformationen. Mit OCR können diese Strukturdetails erhalten oder ergänzt werden, etwa durch Unicode-Anreicherung bei problematischen Schriften, Texterkennung in eingebetteten Bildern und die Erzeugung fehlender Strukturdaten.
Damit können Sie den Workflow rund um Ihre PDF-Dokumente im Unternehmen deutlich verbessern. Alle Prozesse, bei denen Dokumente schnell gefunden, effizient verarbeitet und archiviert werden sollen, lassen sich auch mit webPDF durch OCR optimieren.
Mehr Infos auf unserer Website:
Mehr zum Thema im Blog:
https://www.webpdf.de/blog/ocr-texterkennung/