PDF-Standards im Überblick
Eines der größten Vorteile von PDF-Dokumenten ist sicherlich, dass sie für viele unterschiedliche Einsatzzwecke flexibel genutzt werden können. Sie sind ideal für den Austausch an Informationen innerhalb eines Unternehmens oder mit Geschäftspartnern.
Aus diesem Grund sind verbindliche Aussagen nötig, um die Interoperabilität sicherzustellen, welche das PDF-Format als einen großen Benefit mitbringt. Somit hat man sich für die Erstellung von PDF-Dokumenten auf Standard-Formate geeinigt, damit die Qualitätsanforderungen definiert und deren Einhaltung vereinfacht werden.
Ausführlichere Informationen zu den PDF-Standards und mehr technische Hintergründe finden Sie hier: https://www.pdfa.org/
Verbindliche PDF ISO-Standards
Durch die ISO-Standards wird sichergestellt, dass trotz vieler unterschiedlicher Programme für die PDF-Erzeugung immer eine zuverlässige (und valide) PDF-Verarbeitung garantiert ist.
Da PDFs vielseitige Einsatzzwecke haben, gibt es nicht einen einzigen Standard, sondern mehrere, damit es die Anwender so einfach wie möglich haben mit dem Format zu arbeiten und für ihre Zwecke ein gutes PDF erstellt wird. Aus diesem Grund unterscheiden sich beispielsweise die Standards für High-End-Druck, Langzeitarchivierung oder Barrierefreiheit. Somit ist sichergestellt, dass die Anwender immer das PDF erhalten, das für ihren spezifischen Zweck am besten geeignet ist.
Alle wichtigen PDF Standards in der Übersicht:
- ISO-Standard PDF 2.0: Aktueller ISO-Standard für PDF. Wurde 2020 in neuer Version aufgelegt mit Detailverbesserungen und Klarstellungen. Details zum aktuellen Standard: https://www.webpdf.de/blog/revision-von-pdf-2-0-alles-zu-pdf-a-4/ + https://www.webpdf.de/blog/die-neuen-pdf-standards-2020/
- PDF/X: Hierbei handelt es sich um den Standard für die Druckindustrie. Die Anforderungen unterscheiden sich hier von der reinen Darstellung am Monitor oder Vorgaben, die für eine Archivierung oder Barrierefreiheit eher von Bedeutung sind. Es geht dabei darum, die Materialien für den Druckbereich zu optimieren. Der Standard PDF/X ist in der Druckindustrie etabliert und wird von vielen Softwarelösungen unterstützt. Auch hier gibt es regelmäßig Weiterentwicklungen und Verbesserungen. Erst 2020 wurde PDF/X-6 veröffentlicht basierend auf PDF 2.0: https://pdf-aktuell.ch/pa/language/de/pdf-x-6-iso-15930-9-ist-endlich-veroffentlicht/
- PDF/A: Dieses Format wurde für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt. Es wird also überall da eingesetzt, wo vor allen Dingen Dokumenten-Management wichtig ist. Gerade Unternehmen und öffentliche Einrichtungen arbeiten mit PDF/A, um digitale Dokumente dauerhaft und rechtssicher zu archivieren. Alle früheren Versionen ab PDF/A-1 sind dafür gültig, wobei empfohlen wird immer den aktuellen Standard zu verwenden. Sehr wichtig auch beim Einsatz von digitalen Akten oder beispielsweise ZUGFeRD-Rechnungen.
- PDF/VT: Hierbei handelt es sich um den Standard für variablen Datendruck und Transaktionsdruck und bietet eine gute Alternative zu den Formaten PCL, PPML, AFP und mehr. Die aktuelle Version ist PDF/VT-3, diese basiert auf PDF/X-6 und PDF 2.0:2020. Mehr zum Thema personalisierter Druck und Digitaldruck finden Sie auch bei uns im Blog: https://www.webpdf.de/blog/personalisierter-druck-pdfvt/ + https://www.webpdf.de/blog/iso-16612-2/
- PDF/UA: Ein sehr wichtiger Standard neben Druck und Archivierung ist der Standard für barrierefreie Dokumente. UA steht in diesem Fall für Universal Accessibility. Eine PDF/UA-konforme Datei muss so beschaffen sein, dass die Texte, Bilder, Formulare usw. maschinenlesbar ist und auch von allen Menschen (auch mit Behinderungen) gelesen und genutzt werden kann. Hintergrund ist die gesetzliche Vorgabe, dass elektronische Informationsangebote für jedermann uneingeschränkt zugänglich sein muss. Das betrifft vor allem auch öffentlichen Einrichtungen, Versicherungen und Banken. Von allen Standards stellt dieser die höchsten Anforderungen an die Erzeugung. Mehr zu PDF/UA: https://www.webpdf.de/blog/pdfa-das-format-der-zukunft-teil-4-pdfua/ + Mehr zum Matterhorn Protokoll (als Hilfe für Anwendern das PDF/UA Formats): https://www.webpdf.de/blog/matterhorn-protokoll-1-1-verfuegbar/
Index-Übersicht von pdfa.org
Die pdfa.org hat zusätzlich eine detaillierte Übersicht veröffentlicht, auf der alle ISO-Veröffentlichungen als Index mit allen ISO-Normen aufgelistet sind, die mit PDF zu tun haben. Sie bietet außerdem eine Zuordnung zwischen ISO-Dokumentennummern, Teilen und Veröffentlichungsjahren und der in der Industrie gebräuchlichen PDF-Nomenklatur. Auch aktuelle ISO-Arbeiten und solche, die noch veröffentlicht werden sollen, sind hier aufgeführt. Nutzen Sie dieses hilfreiche Tool: