PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil 4: PDF/UA
Nachdem in Teil 1 bis 3 zum Thema PDF/A die PDF Formate PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 näher beleuchtet wurden, soll es hier um das PDF/UA Format gehen, also um die Erstellung barrierefreier PDFs mit PDF/UA gehen.
Seit 2012 gilt das PDF/UA Format mit ISO-Standard 14289-1 als Norm zur Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente. Damit wurden die Anforderungen und Bedingungen für Barrierefreiheit festgelegt. UA steht in diesem Fall für „Universal Accessibility“, das heißt dieses Format steht für universelle Zugänglichkeit (also Barrierefreiheit).
Was ist Barrierefreiheit?
Der Grundgedanke hinter Barrierefreiheit ist, allen Menschen uneingeschränkt Zugang zu Informationen und zu Kommunikation zu ermöglichen. Dafür müssen alle existierenden Barrieren möglichst vollständig abgebaut werden. Beispiele für solche Barrieren wäre, wenn eine Person aufgrund einer Sehschwäche oder eine anderen Behinderung nicht auf im Netz bereitgestellte Information zu greifen kann. Das gilt auch für PDF-Dokumente, welche nicht geöffnet oder gelesen (vorgelesen) werden können. Weitere Beispiele für nicht-barrierefreie Websites sind wenn Menschen aufgrund von Alter, sozialer Herkunft oder veralteter Computertechnik das Informationsangebot schlecht oder gar nicht nutzen oder verstehen können.
Es gibt inzwischen viele Technologien, die eingesetzt werden, um Menschen mit Behinderungen die Bedienung eines Computers möglich zu machen und die Inhalte des Internets überhaupt für alle Menschen nutzbar zu machen. Dazu gehören beispielsweise Screenreader, Augensteuerung, Mundmaus oder die Braillezeile.
Barrierefreiheit: Seit 2012 gesetzlich vorgeschrieben
Der Grundgedanke von Barrierefreiheit wird durch das PDF/UA Format entscheidend unterstützt. Vor allem für öffentliche Einrichtungen und Unternehmen spielt der Einsatz von barrierefreien PDF eine Rolle, denn für solche Einrichtungen ist es gesetzlich vorgeschrieben, eine barrierefreie Informationstechnik zur Verfügung zu stellen. Seit 2002 regelt das BGG in §11, dass Internetauftritte der Bundesbehörden per Gesetz barrierefrei sein müssen. Für den privatwirtschaftlichen Bereich wird ein barrierefreies Informationsangebot empfohlen. Das bedeutet, die zur Verfügung gestellten Websites und PDFs sollten möglichst immer barrierefrei sein. Es ist inzwischen aber auch für jedes moderne Unternehmen wichtig, eine solche Zugänglichkeit anzubieten. Denn es gilt sowohl als Zeichen von Seriosität als auch von Sozialverantwortung. Hinzu kommt, dass man mit dem Angebot an barrierefreien Inhalten auch eine breiter gesteckte Kundengruppe ansprechen kann.
Was unterscheidet ein klassisches PDF von PDF/UA?
Die Ansprüche hinsichtlich der Barrierefreiheit sind ein bisschen anders als an übliche PDFs, die vor allem immer das originale Erscheinungsbild wiedergeben sollen. Barrierefreiheit bedeutet allerdings, dass der Nutzer die Darstellung anpassen kann. Dazu gehören: Schriftbild, Schriftgröße, farbliche Darstellung, Tastatur Bedienung, Lesereihenfolge oder Spracherkennung.
Um diese Ansprüche umzusetzen, wurde das PDF/UA-Format entwickelt, welches seit 2012 als ISO-Standard gilt. Davon abgesehen, dass man keine Menschen ausgrenzen sollte und man einen breiter gesteckten Kundenkreis ansprechen kann, ist ein weiterer wesentlicher Vorteil von PDF/UA Dokumenten die Nutzbarkeit auf mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones. PDF/UA konforme Dateien lassen sich hier immer bildschirm-gerecht darstellen.
Hinzu kommt außerdem, dass barrierefreie Webseiten und auch barrierefreie PDF-Dokumente die Usability (Gebrauchstauglichkeit) für die Leser bzw. Anwender stark erhöhen. Das wiederum empfinden nicht nur Menschen, sondern auch Google (als Suchmaschine) als angenehm. Suchmaschinen erfreuen sich nämlich an nutzerfreundlichen (also gut gepflegten und verlässlichen) Informationen und werten diese auf.
Fazit: Barrierefreie PDF-Dokumente sollten für alle Menschen mit und ohne Einschränkungen die gleiche Qualität besitzen und gut lesbar sein.
Die wichtigsten Voraussetzungen für barrierefreie PDFs sind:
- Tags, um das Dokument zu strukturieren (mit sinnvoller Reihenfolge): Bei tagged PDFs handelt es sich um Dokumente bei denen Überschriften, Listen, Links oder Grafiken auf einer Strukturebene mit Tags gekennzeichnet werden. Da Tags die Dokumentenstruktur abbilden, sind sie wichtig, um eine Leserichtung erkennbar zu machen und die Navigation im PDF zu vereinfachen. Durch die PDF-Tags können die Dokumente sehr viel besser von einem Screenreader vorgelesen werden.
- Dokumentensprache muss vorher festgelegt sein
- Vernünftige Gliederung des Dokuments und eine logische Lesereihenfolge
- Überschriften und andere Formatvorlagen
- Links, Inhaltsverzeichnis oder Lesezeichen als Navigationshilfen
- Keine Bilder oder grafischen Elemente (oder diese sind in Textform beschrieben, damit ein Screenreader sie vorlesen kann) – Grafische Elemente, sowie alle Links und Formularfelder benötigen generell immer einen Alternativtext
- Bilder sollten nicht umfließend um den Text herum eingebunden sein, sondern „Mit Text in Zeile“
- Kontrast bei Texten muss ausreichend sein, Leerzeichen müssen vorhanden sein
- Sicherheitseinstellungen dürfen den Einsatz eines Screenreaders nicht behindern
- Tabellen müssen immer korrekt erstellt und ausgezeichnet werden
- Formularfelder müssen immer zugänglich sein
- Schriftgröße sollte variabel einstellbar sein
Wie erstellt man ein Dokument im PDF/UA Format?
VOR der Erstellung eines PDFs sollte im Textverarbeitungsprogramm generell immer mit Formatvorlagen, Überschriften und Absätzen gearbeitet werden. Jedes Bild sollte einen Alternativtext erhalten, Hyperlinks sollten im Textdokument ausgewiesen sein. Damit spart man sich hinterher die Arbeit bei der Erstellung eines barrierefreien PDFs. Als Arbeitsablauf sei also immer empfohlen: Die Dokumente sollte immer schon im vornerein (beispielsweise mit Word) barrierefrei gestaltet sein. Vor der Konvertierung in PDF/UA sollte man nochmal das Word Prüf-Tool für Barrierefreiheit verwenden:
Danach kann das PDF Dokument dann nachträglich noch mit den meisten PDF Readern geprüft und optimiert werden. Voraussetzung sind in jedem Fall gut strukturierte und ausgezeichnete Textdokumente. Dadurch ergibt es sich dann auch fast automatisch, dass die Lesereihenfolge klar und eindeutig ist.
Man muss zugeben: Damit ein PDF barrierefrei wird, fällt zusätzliche Arbeit an. Es entsteht ein Mehraufwand, allein dadurch, dass Tags und Lesezeichen erstellt werden. Man muss sich aber darüber im Klaren sein, dass man trotz dieses Mehraufwands auch einen Nutzen hat. Denn gut strukturierte und formatierte Textinhalte sind auch für Menschen gut lesbar, die nicht auf Barrierefreiheit angewiesen sind, aber trotzdem die Übersichtlichkeit zu schätzen wissen.
Barrierefreiheit von PDFs prüfen:
Eine ordnungsgemäße Prüfung und Validierung der Dokumente auf ihre Tauglichkeit hinsichtlich von Barrierefreiheit ist enorm hilfreich. Hier finden Sie eine hilfreiche, ausführliche Anleitung zur Erstellung von PDF/UA Dokumenten: Checkliste: barrierefreie PDF-Dokumente.
Weitere hilfreiche Tipps zur Prüfung von PDF/UA:
- Man kann PDFs auch ohne eine spezielle Software auf Barrierefreiheit testen, indem man in Word über den Dialog Datei/Informationen/auf Probleme überprüfen/Barrierefreiheit überprüfen
- Um zu prüfen, ob sich bei einem bereits erstelltem PDF um ein „PDF mit Tags“ handelt, kann man beim Acrobat Reader den Dialog Datei/Eigenschaften/Beschreibung öffnen (Shortcut Strg + D). Hier sollte bei Tags im PDF „Ja“ eingetragen sein.
- Zur Erzeugung von einem PDF mit Tags muss das PDF über das Menü Speichern und Senden erzeugt werden, nicht über das Druckmenü.
- Man sollte zu Beginn immer einen Dokumententitel und die Hauptsprache des Dokuments festlegen.
Weitere PDF Formate in der Übersicht:
- PDF/X (zum Drucken)
- PDF/E (Für technische Dokumente)
- PDF/H (Format für Dokumente im Gesundheitswesen/ Healthcare)
- PDF/VT (Format für hoch-volumigen und Transaktionsdruck)