PDF/A - Das Format der Zukunft - Teil 1: PDF/A-1
Seit vielen Jahren hat sich das PDF (Portable Document Format) etabliert, um Dokumente in einer Form übermitteln zu können, die systemübergreifend funktioniert. Elektronische Dokumente können so originalgetreu weitergegeben und unabhängig von Betriebssystemen oder Programmen geöffnet und gedruckt werden. Der Autor kann vorab festlegen, in welcher Form das Dokument sichtbar sein soll. Viele frühere Probleme bei der Übermittlung von Dokumenten, etwa Formatierungsfehler durch unterschiedliche Systeme, werden mit PDF vermieden.
Das portable Dokumentenformat, das in den 1990er Jahren von Adobe entwickelt wurde, ist bis heute kontinuierlich weiterentwickelt worden. Bereits 2005 wurde PDF/A als globaler ISO-Standard für die Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente definiert und hat sich inzwischen breit etabliert. Der ISO-Standard legt fest, welche Inhalte für die Langzeitarchivierung zulässig sind, damit Dokumente dauerhaft lesbar bleiben. PDF/A gilt hier als geeignete, eingeschränkte Variante des klassischen PDF.
Langzeitarchivierung von Dokumenten nach ISO 19005
Das Dateiformat PDF/A gilt als ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung. Zwar ist die Nutzung von PDF/A nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, das Format hat aber eine hohe Akzeptanz und bietet zentrale Voraussetzungen wie offene Spezifikation und breite Verfügbarkeit, um rechtssichere Langzeitspeicherung umzusetzen.
PDF/A wird nach ISO-Normen unterteilt
| Format | Basis | Jahr | ISO-Standard | Eigenschaften | Konformitätsstufen |
|---|---|---|---|---|---|
| PDF/A-1 | PDF 1.4 | 2005 | ISO 19005-1 | Eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit, Barrierefreiheit | PDF/A-1a, PDF/A-1b |
| PDF/A-2 | PDF 1.7 (ISO 32000-1) | 2011 | ISO 19005-2 | Erweiterungen wie JPEG 2000, große Seitenformate | PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u |
| PDF/A-3 | PDF 1.7 (ISO 32000-1) | 2012 | ISO 19005-3 | Zusätzlich Einbettung beliebiger Dateien, z. B. XML oder Office-Dokumente | PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u |
PDF/A-1: Unterschied zwischen PDF/A-1a und PDF/A-1b
Man unterscheidet PDF/A-1a (Level A) und PDF/A-1b (Level B). PDF/A-1b steht für die eindeutige visuelle Langzeit-Reproduzierbarkeit. Dafür müssen z. B. Schriften eingebettet sein und Inhalte korrekt dargestellt werden.
PDF/A-1a umfasst zusätzliche Anforderungen, etwa logische Strukturinformationen und bessere Unterstützung für Barrierefreiheit. Dadurch können Inhalte besser von Hilfstechnologien wie Screenreadern verarbeitet werden.
Kurz gesagt: PDF/A-1a erfüllt die Anforderungen umfassender, PDF/A-1b deckt die Mindestanforderungen für visuelle Reproduzierbarkeit ab.
Archivierung mit PDF/A
Das Format PDF/A-1 eignet sich sehr gut für die Langzeitarchivierung. Sowohl PDF/A-1a als auch PDF/A-1b ermöglichen eine sichere Übermittlung und Archivierung von Daten. Dokumente bleiben lesbar, das Erscheinungsbild bleibt erhalten und Aufbewahrungspflichten können besser eingehalten werden.
Video: PDF in PDF/A konvertieren
Neben dem ursprünglichen PDF/A-1-Format gibt es mit PDF/A-2 und PDF/A-3 neuere Versionen mit zusätzlichen Funktionen. In den weiteren Teilen der Blogreihe werden diese Formate näher beleuchtet: Teil 2 und Teil 3.