PDF/A – Das Format der Zukunft – Teil1: PDF/A-1
Seit vielen Jahren hat sich das PDF (Portable Document Format) etabliert, um Dokumente in einer Form übermitteln zu können, die übergreifend funktioniert. Elektronische Dokumente können so originalgetreu weitergegeben und unabhängig von Betriebssystemen oder Programmen geöffnet und gedruckt werden. Der Autor kann vorher festlegen in welcher Form das Dokument sichtbar sein soll. Alle Probleme, die sonst bei der Übermittlung von Dokumenten auftauchten, wie Formatierungsfehler oder Probleme, die dadurch entstehen, dass der Empfänger mit anderen Systemen arbeitet als der Versender sind mit dem PDF passé.
Das portable Dokumentenformat, das einst in den 1990er Jahren von Adobe entwickelt wurde, ist bis heute immer wieder weiterentwickelt und verbessert worden. 2005 wurde bereits das PDF/A Format zum globalen ISO-Standard (Internationalen Organisation für Normung) für die Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente erklärt und setzt sich inzwischen mehr und mehr durch. Der ISO-Standard gibt vor, welche Inhalte in einem Format zur Langzeitarchivierung erlaubt sind, um zu gewährleisten, dass die Dokumente langfristig lesbar sind. Hier wurde das PDF/A als Norm akzeptiert, da es als eingeschränkte Variante des PDFs perfekt als digitales Archivierungsformat geeignet ist.
Langzeitarchivierung von Dokumenten nach ISO 19005 Norm
Das Dateiformat PDF/A gilt als „ISO-Standard 19005“ für die Langzeitarchivierung. Es ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, PDF/A zu nutzen, es hat aber eine starke Akzeptanz gefunden und bietet alle wichtigen Voraussetzungen (wie weite Verbreitung und eine offene Spezifikation), um gesetzliche Forderungen hinsichtlich Langzeitspeicherung von elektronischen Dokumenten ordentlich und rechtssicher umzusetzen. Hinzu kommt, dass sehr wohl eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren samt Gewährleistung von Authentizität und Integrität und Lesbarkeit der Dokumente für geschäftliche Unterlagen gilt.
PDF/A wird nach ISO Normen unterteilt:
| PDF/A-1 | basiert auf PDF 1.4. | 2005 | ISO 19005-1 Standard | Eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit + Barrierefreiheit | PDF/A-1a & PDF/A-1b |
| PDF/A-2 | basiert auf PDF 1.7 (ISO 32000-1) | 2011 | ISO 19005-2 Standard | Eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit + Barrierefreiheit + Erweiterungen (Unterstützung von JPEG 2000, sehr große Seitenformate können verarbeitet werden usw.) | PDF/A-2a & PDF/A-2b & PDF/A-2u |
| PDF/A-3 | 2012 | ISO 19005-3 Standard | Eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit + Barrierefreiheit + Erweiterungen (auch Original Excel-Dateien oder XML-Datensatz können eingebettet werden + Möglichkeit der E-Rechnung, ISO konform usw.) |
PDF/A-1 wird in zwei Konformitätseben unterteilt – pdf a-1a vs pdf a-1b:
Man unterscheidet PDF/A-1a (Level A) und PDF/A-1b (Level B: Basic). Dieses steht für eindeutige visuelle Langzeit-Reproduzierbarkeit. Bei PDF/A-1b müssen alle eingefügten Bilder fest im Dokument eingebunden sein, so dass es völlig autark funktioniert. Zusätzlich müssen die Textbausteine Unicode-Darstellung aufweisen, um für immer reproduzierbar zu sein.
PDF/A-1a – Level A (Accessible) bietet mehr. Hier wird ist eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit samt Abbildbarkeit von Text nach Unicode und inhaltliche Strukturierung des Dokuments im Sinne der Barrierefreiheit (kann auch von einem Screenreader vorgelesen werden) geboten.
Die Bezeichnungen 1a und 1b beim Format PDF/A bedeuten zwei unterschiedliche Übereinstimmungsgrade mit dem PDF/A Standard ISO 19005. 1a bietet eine vollständige Übereinstimmung und 1b erfüllt alle Mindestanforderungen des ISO Standards. PDF/A-1a sollte dann eingesetzt werden, wenn die Dokumentenstruktur auch für die Anzeige auf mobilen Geräten gedacht ist und wenn die Vorgaben der Barrierefreiheit zu 100 % erfüllt sein müssen. PDF/A-1b hingegen erfüllt „nur“ die Mindestanforderungen. Somit wird, wenn möglich immer dem PDF/A-1a Format Vorzug gegeben.
Archivierung mit PDF/A
Das Format PDF/A-1 eignet sich also bestens für eine Langezeitarchivierung. Sowohl PDF/A-1a als auch PDF/A-1b bieten alle Anforderungen für sichere Übermittlung von Daten sowie deren Archivierung. Es ist gewährleistet, dass die archivierten Dokumente samt ihrer Anhänge jederzeit (auch nach vielen Jahren und unabhängig von der verwendeten Software) lesbar sind. Und es ist sichergestellt, dass alle Dokumente rechtssicher, gemäß der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, gespeichert werden. Die Dokumente bleiben jederzeit lesbar und ihr Erscheinungsbild bleibt dauerhaft erhalten.
Video: Wie konvertiert man ein PDF Dokument in PDF/A (ISO 19005-1 und ISO 190005-2) mit einem „pdf/a-1a converter“ wie webPDF:
Neben dem ursprünglichen PDF/A-1-Format gibt es inzwischen die neueren Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3, die mehr Features beinhalten. In den noch folgenden Teilen unserer Blogreihe PDF/A – Das Format der Zukunft Teil 2 und Teil 3 werden die Formate PDF/A-2 und PDF/A-3 näher beleuchtet. Wichtig: Als Standard gilt derzeit PDF/A-3, welches 2012 von der ISO verabschiedet wurde.