PDF/A – Sichere Archivierung auf rechtsgültigem Niveau
Die Archivierung von Dokumenten gehört in vielen Unternehmen zu den sensibelsten Bereichen der Datenverarbeitung. Elektronische Dokumente müssen gezielt auf den Archivierungsprozess vorbereitet werden, um eine langfristige Lesbarkeit zu garantieren. webPDF erlaubt die Konvertierung von Dateien in das PDF/A-Format und stellt somit sicher, dass Schriftstücke, Bilddateien und andere Dokumente auch in Zukunft noch formatgetreu wiedergegeben werden können. Die verwendeten ISO-Standards entsprechen den gesetzlichen Vorgaben zur rechtsgültigen Langzeitarchivierung und ermöglichen automatisierte und somit effiziente und kostengünstige Routinen im Bereich der Datenaufbewahrung.
Ein anerkannter Standard
Der PDF/A-Standard hat sich in allen Bereichen der elektronischen Datenverarbeitung durchgesetzt, in denen Dokumente zukunftssicher auf eine Langzeitarchivierung vorbereitet werden müssen. Die International Organization for Standardization hat das Format genormt und definiert drei Varianten, deren Spezifikationen jeweils die Auflösung der gesicherten Originaltreue wiedergeben. Die ISO-Standards 19005-1:2005 (PDF/A-1), 19005-2:2011 (PDF/A-2) und 19005-2:2012 (PDF/A-3) bzw. ihre Unterkategorien PDF/A-1b, -1a, …, PDF/A-2a, -2b usw. unterscheiden sich in ihren Strukturanforderungen und darin, welche Formatierungsfeatures entsprechende Dateien führen dürfen bzw. müssen. Entsprechend dem Einsatzzweck und den gesetzlichen Anforderungen können Unternehmen hieraus die jeweils passende Variante wählen. Die einzelnen Normierungen unterscheiden sich hinsichtlich hoch differenzierter Details. Die Entscheidung für eine Unternorm sollte stets präzise auf die Anforderungen an den Archivierungsprozess abgestimmt werden.
Kompatibel, mit Sicherheit auch in Zukunft
Die Abwicklung des Dokumentenverkehrs über das PDF-Format garantiert Kompatibilität in höchstem Maße. Formatierungstreue Wiedergabe und komfortables Handling sind mit einer serverbasierten Konvertierungsinstanz absolut sichergestellt. Wenn die Dokumentenwege Ihres Unternehmens stets über das PDF-Format gelenkt werden, haben Mitarbeiter, Partner und Kunden die Möglichkeit, auf alle relevanten Dateien zuzugreifen, ohne die jeweilige Ursprungssoftware starten oder gar installieren zu müssen. Dieser Effizienzvorteil, der sich aus der systemischen Implementierung des PDF-Standards ergibt, gilt dank PDF/A auch für Einsatzszenarios, die noch in ferner Zukunft liegen. Die Archivierungsprozesse Ihres Unternehmens werden dank der Normierung sicherer, schneller und systematischer. Datenbestände, die in die PDF/A-Form gebracht worden sind, lassen sich automatisiert verwalten und durchsuchen, schnell und originalgetreu einsehen und auch in ferner Zukunft noch verwenden. Die Erfüllung rechtlicher Vorgaben gelingt dank des offiziellen Standards sicher und unkompliziert. Die Archivierungsprozesse Ihrer Unternehmung lassen sich besser auf die internen und externen Prozesse ausrichten und optimieren – um auch das Unternehmensarchiv mit webPDF und PDF/A mit Sicherheit auch für die Zukunft zu rüsten.