SAP Partner XFT aus Walldorf setzt auf Konvertierungslösung webPDF
SAP ist der größte europäische Softwarehersteller mit Sitz in Walldorf und hat sich vor allen Dingen durch Software einen Namen gemacht, mit der man Geschäftsprozesse wie Buchführung, Controlling, Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung und Personalwesen effizient organisieren kann. Eins der Hauptprodukte von SAP ist neben CRM Systemen das betriebswirtschaftliche Standardsoftwarepaket SAP ERP.
XFT als Spezialist für Enterprise Information Management mit Fokus auf SAP
Aufgrund der Nachfrage von SAP-Nutzern hat sich der bekannte Softwareentwickler und langjährige SAP-Partner XFT darauf spezialisiert, das Verknüpfen vom SAP-System mit anderen Anwendungen möglich zu machen. Das Softwarehaus aus Walldorf mit weiteren Standorten in Berlin und USA hat ein breites Spektrum an Produkten und Lösungen im Angebot, mit denen SAP-Prozesse durchgängig gesteuert und vernetzt werden können.
Mit Hilfe von XFT können die SAP-Systeme von Unternehmen individuell angepasst, erweitert und verbessert werden. Dahinter steht die Anforderung alle Geschäftsprozesse aus SAP heraus effizient und rechtssicher zu gestalten. Das SAP-Partnerunternehmen bietet also Zusatzsoftware an, mit der man die Anwendungsplattform optimieren und auf die eigenen Bedürfnisse anpassen kann. Speziell die digitale Personalakte von XFT wurde genau für die SAP-Systeme angefertigt und für diesen Einsatzzweck mit webPDF als Konvertierungstool ausgestattet.
webPDF – Konvertierungstool perfekt für den Einsatz mit SAP
Bei dem fachlich übergreifend nutzbaren Basisprodukt XFT Document Composer wird aktuell webPDF als wichtiger Baustein eingesetzt. Mit Hilfe des XFT Document Composer sind Sie in der Lage, Word- und Excel-Dokumente unmittelbar im SAP-System zu erstellen und zu bearbeiten. Dieser Prozess kann automatisiert stattfinden. Der Vorteil ist, dass die Dokumente in der sicheren SAP-Umgebung erstellt werden und ein Systemwechsel vermieden wird. Um das Einsatzgebiet von webPDF bei XFT detailliert beschreiben zu können, haben wir uns im Vorfeld mit Marcus Bonn (Beratungsleitung Human Capital Management bei XFT) ausgetauscht:
Die zwei Haupt-Einsatzgebiete von webPDF
„webPDF ist für uns die erste Wahl unter den verfügbaren Konvertierungslösungen. Benötigt wird eine solche Lösung, wenn man SAP nutzt und verschiedene Eingangsformate in ein einheitliches Format (PDF/A) umwandeln möchte. Als SAP-Partnerunternehmen haben wir dafür nach einem Drittanbieter gesucht.
Das zweite Einsatzgebiet von webPDF findet im Rahmen unserer Produkts XFT Document Composer statt. Das betrifft den Schriftverkehr aus SAP heraus (Geschäftsbriefe etc.), welchen man am Ende nicht in Word vorliegen haben möchte, sondern in PDF oder PDF/A. Hier geht es auch um die ordentliche Vorbereitung für den Druck. Zu diesem Einsatzgebiet gehört auch unsere Verwendung der Barcode-Generierung und Erkennung. Durch Barcodes können wichtige Dokumente sehr schnell erkannt und weiterverarbeitet werden.“
XFT Document Composer – Einblick hinter die Kulissen
Der XFT Document Composer ist direkt ins SAP ERP oder im SAP-SuccessFactors-System integriert. PDF-Dokumente werden hier unmittelbar verarbeitet, ohne dass man das System wechseln muss. Ausgefüllte PDF-Formulare werden z.B. automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt.
M. Bonn beschreibt, wie es zu der inzwischen langjährigen Zusammenarbeit mit SoftVision Development aus Fulda kam:
„Wir wollten es im Rahmen der Produktentwicklung unserer Aktenlösung für die Digitale Personalakte möglich machen, dass alle Dokumente in ein einheitliches Ablageformat konvertiert werden. Vorgabe für eine Langzeitarchivierung war/ist hier TIF oder PDF/A. Für unsere Aktenlösung unserer Personalakte ergab sich dann die Frage, ob man eine Eigenentwicklung nutzen kann oder ein entsprechendes Tool findet, das alle Anforderungen erfüllt. Fest stand: XFT musste für die Kunden einen bestimmten (einheitlichen) Standard anbieten. Auch individuelle Kundenwünsche mussten mitberücksichtigen werden, wie zum Beispiel, dass Dokumente automatisiert gesplittet und/oder zusammengeführt werden sollten. Die Kontaktaufnahme mit SoftVision begann dann etwa 2010 und wurde seither kontinuierlich weitergeführt.“
Nach der Kontaktaufnahme und ersten Gesprächen wurde ein Auswahlverfahren gestartet. „Wir haben uns mit einer Entwicklergruppe zusammengesetzt und herausgearbeitet, wie eine Konvertierung aus SAP heraus aussehen kann und welche Tools eine entsprechende Schnittstelle bieten. Nach der Recherche musste man ganz klar sagen: Wenn man eine Software sucht, die stabil läuft, günstig und zuverlässig ist, dann ist webPDF die erste Wahl!“ so Bonn.
„Das Wichtigste war, dass eine große Anzahl an Dokumenten gut und zuverlässig konvertiert werden kann. webPDF bot für uns eine ideale Implementierbarkeit, damals schon mit Webservices und die Offenheit der API und der Entwicklungen von SoftVision überzeugten uns damals wie heute. In diesem Zusammenhang kann man außerdem vor allen Dingen dem Support von SoftVision Development ein großes Lob aussprechen. Die Kommunikation funktioniert sehr gut. Die Ansprechpartner sind immer sehr kompetent und wir erleben den Support als absolut unkompliziert und durchweg positiv.“
Das Partner- und Kundennetzwerk von XFT
Das Walldorfer Unternehmen hat sich inzwischen ein großes Netzwerk an Partnern aufgebaut, welche beim Implementieren, dem Vertrieb oder als Technologiepartner Ansprechpartner sind oder durch ihre Kooperation XFT und somit auch deren Kunden unterstützen. SoftVision Development ist seit einigen Jahren einer dieser Partner. Kontakt besteht schon seit etwa 2010. Marcus Bonn betont die Spannbreite an Kunden, bei denen webPDF seither als Grundkomponente der XFT-Produkte im Einsatz ist:
„Als Teil unserer Software-Lösung XFT Document Composer ist webPDF bei einer großen Anzahl an Kunden im Einsatz. Feststeht, dass es eine enorme Spannbreite an Kunden gibt, die so webPDF (als ein Baustein unserer Software) einsetzen. Zeit und somit Kostenersparnis haben unsere Kunden durch webPDF definitiv. Sie müssen ja nun die Dokumente nur noch ablegen und keine Worddokumente mehr per Hand in PDF umwandeln. Die Software tut zuverlässig im Hintergrund ihren Dienst und tritt somit in der Regel für die Anwender nicht in Erscheinung.“
In der Vergangenheit wurde zusammen mit SoftVision schon an verschiedenen individuellen Anpassungen gearbeitet. Beispielsweise wurde eine Vorschau-Funktion in das Produkt integriert. Somit war es dann möglich, PDF-Dokumente samt Vorschaubild zu erzeugen und zugleich die Zugriffsrechte zu regeln. Mit Hilfe von webPDF konnten wir unseren SAP-Kunden dadurch etwas bieten, was zuvor so in der Form nicht möglich war. M. Bonn fasst die weitere, zukünftige Zusammenarbeit zusammen: „Wir konzentrieren uns weiterhin auf das Anwendungsgebiet Konvertierung. Allerdings muss man dazu sagen, dass wir in stetigem Kontakt stehen und versuchen die Schnittstellen kontinuierlich weiterzuentwickeln. Hier ruhen wir uns nicht aus!“