So sicher wie das PDF im Unternehmen
IT-Sicherheit ist so eine Sache. Viele Unternehmen setzen sie einfach voraus – nur die wenigsten Mitarbeitenden beschäftigen sich gerne und im Detail damit. Immer öfter werden jedoch durch Cyberangriffe und Datenlecks große Schäden in Unternehmen angerichtet. Spätestens dann kommt das Thema Sicherheit auf den Tisch:
- Wie können wir unser Unternehmen und unser IT-System schützen?
- Wie sieht eine möglichst sichere System-Architektur aus?
- Welche Sicherheits-Kniffs gibt es beim Dokumentenmanagement?
- Worauf sollten Mitarbeitende tagtäglich beim Umgang mit Dokumenten achten?
Sicherheit bei PDF-Dokumenten
Wir werfen einen Blick auf unser Spezialgebiet, die PDF-Dokumente, und schauen uns an, welche Sicherheitsfunktionen es beim PDF-Format gibt. Und wenn es sie schon gibt, sollten sie logischerweise auch angewendet werden.
Die gute Nachricht vorneweg: Ein PDF bietet – im Vergleich zu vielen anderen Formaten – zahlreiche Sicherheitsfunktionen, die dazu beitragen, die Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität von PDF-Dokumenten zu gewährleisten. Alles wichtige Aspekte, die insbesondere auch für die Langzeitarchivierung von Dokumenten eine wesentliche Rolle spielen.
Passwortschutz
Wir beginnen mit einer der grundlegendsten Sicherheitsfunktionen schlechthin: dem Passwortschutz. PDF-Dokumente lassen sich mit einem Passwort versehen, das zum Öffnen erforderlich ist. Dadurch wird unbefugten Personen der Zugriff auf den Inhalt des Dokuments verwehrt. Achten Sie darauf, ein starkes Passwort zu wählen, das aus einer Kombination von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen besteht. Je länger und kryptischer das Passwort, umso schwieriger ist es, dieses zu knacken.
- webPDF und Passwortschutz
Legen Sie ein Passwort fest, das zum Öffnen oder Bearbeiten des Dokuments erforderlich ist. Dadurch wird der Zugriff auf das Dokument vor unbefugten Personen geschützt.
Weiterlesen im webPDF Blog: Wie Sie den Passwortschutz im webPDF Portal setzen
Verschlüsselung
PDF bietet auch die Möglichkeit, Dokumente zu verschlüsseln, um sie vor unautorisiertem Zugriff zu schützen. Während der Passwortschutz für das Öffnen des Dokuments verantwortlich ist, wird bei der Verschlüsselung der Inhalt des Dokuments vor unbefugtem Zugriff geschützt, selbst wenn jemand das Dokument öffnen kann. Die Verschlüsselung kann verschiedene Sicherheitsstufen haben, abhängig vom verwendeten Algorithmus und der Schlüssellänge. Eine höhere Verschlüsselungsstufe bietet in der Regel einen stärkeren Schutz, aber auch eine größere Dateigröße.
- webPDF und Verschlüsselung
webPDF unterstützt die Verschlüsselung von PDF-Dokumenten, um sie vor unautorisiertem Zugriff zu schützen. Wählen Sie aus verschiedenen Verschlüsselungsstufen aus, wie zum Beispiel eine 128-Bit-Verschlüsselung, um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
Weiterlesen im webPDF Blog: Verschlüsselung von PDF-Dokumenten
Digitale Signaturen sind ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität von PDF-Dokumenten. Sie können das Dokument digital signieren und somit Ihre Identität bestätigen. Eine digitale Signatur sorgt auch dafür, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde. Empfänger können die Signatur überprüfen, um sicherzustellen, dass das Dokument von Ihnen stammt und nicht verändert wurde.
- webPDF und Digitale Signaturen
Verwenden Sie digitale Zertifikate, um das Dokument elektronisch zu signieren und um seine Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Empfänger können die Signatur überprüfen, um sicherzustellen, dass das Dokument nicht manipuliert wurde und von der angegebenen Quelle stammt.
Weiterlesen im webPDF Blog: Dokumente mit Digitalen Signaturen sichern – Teil 1 – Teil 2 – Teil 3
Wasserzeichen
Ein weiteres nützliches Sicherheitsmerkmal in PDF-Dokumenten sind Wasserzeichen. Wasserzeichen sind transparente Texte oder Bilder, die über den Inhalt des Dokuments gelegt werden. Wasserzeichen können beispielsweise aus dem Firmennamen, einem Logo oder einem „Vertraulich“-Vermerk bestehen.
- webPDF und Wasserzeichen
Mit webPDF lassen sich Wasserzeichen zu PDF-Dokumenten hinzufügen. Sie können zum Beispiel transparente Texte oder Bilder als Wasserzeichen verwenden, um das Dokument als vertraulich zu kennzeichnen oder den Urheber zu identifizieren.
So geht’s: Text oder Grafik als Wasserzeichen im PDF einfügen
Zugriffsrechte
PDF bietet die Möglichkeit, bestimmte Zugriffsrechte für ein Dokument festzulegen. Dies umfasst die Steuerung, ob Benutzer das Dokument drucken, kopieren, bearbeiten oder Kommentare hinzufügen können. Durch die Festlegung von Zugriffsrechten können Sie genau kontrollieren, was mit Ihrem PDF-Dokument möglich ist und wer darauf zugreifen kann.
- webPDF und Zugriffsrechte
webPDF ermöglicht es Ihnen, bestimmte Zugriffsrechte für PDF-Dokumente festzulegen. Sie können steuern, wer das Dokument anzeigen, drucken, kopieren oder bearbeiten darf. Dadurch haben Sie volle Kontrolle darüber, wie das Dokument verwendet werden kann.
Durch die Kombination dieser Sicherheitsfunktionen stellen Sie in Ihrem Unternehmen sicher, dass Ihre PDF-Dokumente geschützt sind und vertrauliche Informationen nicht in falsche Hände geraten. Dies ist besonders wichtig, wenn es um den Austausch von vertraulichen Daten, rechtliche Dokumente oder den Schutz sensibler Unternehmensinformationen geht.
3 wichtige Gründe, warum PDF-Formate sicher sein sollten
1. Vertraulichkeit und Datenschutz
Viele PDF-Dokumente enthalten sensible und vertrauliche Informationen, sei es in Unternehmen, im Gesundheitswesen oder im rechtlichen Bereich. Ein angemessener Sicherheitsschutz gewährleistet, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Informationen haben. Durch den Einsatz von Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen können Sie sicherstellen, dass Ihre vertraulichen Daten nicht in falsche Hände geraten.
2. Authentizität und Integrität
Bei vielen geschäftlichen oder rechtlichen Transaktionen ist es wichtig, die Authentizität und Integrität von Dokumenten sicherzustellen. PDF bietet Sicherheitsfunktionen wie digitale Signaturen, mit denen Sie die Identität des Absenders verifizieren und sicherstellen können, dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert wurde. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Dokumente rechtsgültig sind und nicht gefälscht wurden.
3. Compliance-Anforderungen
Viele Branchen und Organisationen haben spezifische Compliance-Anforderungen, wenn es um die Sicherheit von Dokumenten geht. Dazu gehören Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (wie die DSGVO), die Einhaltung von Industriestandards oder interne Sicherheitsrichtlinien. Durch die Implementierung angemessener Sicherheitsmaßnahmen in PDF-Dokumenten können Unternehmen sicherstellen, dass sie diese Anforderungen erfüllen und potenzielle Haftungsrisiken minimieren.
PDF-Format – so sicher wie das Amen?
Das PDF-Format hat sich weltweit als Standardformat in der Unternehmenswelt durchgesetzt, weil es als besonders vertrauenswürdig und sicher gilt. Die Sicherheit von PDF-Dateien hängt im Unternehmen von verschiedenen Faktoren ab, wie wir in diesem Beitrag erfahren haben. Eine 100%ige Sicherheit kann nie absolut gewährleistet werden. Es ist wichtig, einen ganzheitlichen Ansatz bei der Sicherheit von PDF-Dokumenten zu verfolgen.
Darüber hinaus ist es wichtig, geeignete Sicherheitsmaßnahmen auf technischer Ebene zu implementieren. Dies umfasst beispielsweise den Einsatz von Antivirenprogrammen und Firewalls, um PDF-Dateien vor Malware oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Regelmäßige Aktualisierungen von Software und Betriebssystemen sind ebenfalls entscheidend, um Sicherheitslücken zu schließen und die PDF-Sicherheit auf dem neuesten Stand zu halten.
Tipp: Wenn Sie webPDF nutzen, empfehlen wir immer die neuesten Sicherheits-Updates zu installieren, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Den webPDF changelog mit allen wichtigen Updates können Sie als RSS feed abonnieren, um immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben.