Einer der größten Vorteile von PDF-Dokumenten ist, dass sie für viele unterschiedliche Einsatzzwecke flexibel genutzt werden können. Sie sind ideal für den Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens oder mit Geschäftspartnern.
Seit 1993 ist Adobe Systems Portable Document Format (PDF) auf dem Markt und hat sich schnell zum Standardisierungsformat der digitalen Welt entwickelt. Mit den Jahren hat Adobe immer wieder neue Versionen des Formats publiziert, die um zahlreiche neue Eigenschaften erweitert wurden bis das Softwareunternehmen PDF/A - einen Standard für die stabile Langzeitarchivierung - präsentierte.
Die Übermittlung von vertraulichen Dokumenten mithilfe des WWW hat in den letzten Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewonnen. Ein gutes Beispiel sind Rechnungen, die heutzutage oft nur noch per Mail versendet werden. Aber auch Verträge, notariell beglaubigte oder sonstige offizielle Dokumente werden immer häufiger auf digitalem Wege ausgetauscht.