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Der dritte Teil unserer Reihe zum Thema PDF/A behandelt das PDF/A-3 Format, welches als aktueller Standard in Bezug auf Archivierung und E-Rechnungen gilt. Das bedeutet aber nicht, dass die Formate PDF/A-1 oder PDF/A-2 keine Gültigkeit mehr hätten oder nicht mehr verwendet werden dürften. Je nach Einsatzzweck, können die bisher verwendetet PDF Formate weiterhin völlig ausreichen. Die PDF-Anzeigeprogramme sind immer rückwärtskompatibel, das heißt PDF/A-1 ist weiterhin gültig, auch wenn es weiterentwickelte PDF-Formate gibt. Trotzdem gilt PDF/A-3 als das derzeitige Standardformat.

Wie bereits im ersten Teil unserer Blogreihe „PDF/A - Das Format der Zukunft - Teil 1: PDF/A-1" beschrieben, wird das PDF/A-Format (A=Archiv) bereits sehr erfolgreich für die Archivierung von Daten eingesetzt.

Seit vielen Jahren hat sich das PDF (Portable Document Format) etabliert, um Dokumente in einer Form übermitteln zu können, die übergreifend funktioniert. Elektronische Dokumente können so originalgetreu weitergegeben und unabhängig von Betriebssystemen oder Programmen geöffnet und gedruckt werden. Der Autor kann vorher festlegen in welcher Form das Dokument sichtbar sein soll. Alle Probleme, die sonst bei der Übermittlung von Dokumenten auftauchten, wie Formatierungsfehler oder Probleme, die dadurch entstehen, dass der Empfänger mit anderen Systemen arbeitet als der Versender sind mit dem PDF passé.