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Eine verlässliche Langzeitarchivierung gehört zu den großen Herausforderungen des digitalen Schriftverkehrs. Mit dem PDF 2.0, das den strengen Richtlinien der ISO unterliegt, ist diese leichter zu bewältigen

Seit 1993 ist das Portable Document Format (PDF) von Adobe Systems auf dem Markt und hat sich schnell zum Standardformat der digitalen Welt entwickelt. Mit den Jahren hat Adobe immer wieder neue Versionen des Formats publiziert, die um zahlreiche Eigenschaften erweitert wurden, bis das Softwareunternehmen PDF/A - einen Standard für die stabile Langzeitarchivierung - präsentierte.

Wozu PDF/A?​

Die normierte Variante des herkömmlichen PDF-Formates wurde Ende 2005 - in seiner ursprünglichen Version PDF/A-1 - als internationaler Standard ISO 19005-1 etabliert und ist seit Juli 2011 beziehungsweise Oktober 2012 in den erweiterten Versionen PDF/A-2 und PDF/A-3 erhältlich - ebenfalls als ISO-Standard. Seitdem bildet das PDF/A-Format für viele Unternehmen die Grundlage für eine unkomplizierte und sichere Langzeitarchivierung. Der unschlagbare Vorteil des Dateiformates: Die Dokumente enthalten selbst alle zur Darstellung erforderlichen Bestandteile.

Compliance Anforderungen: Einem umsichtigen DLM (Document Lifecycle Management) kommt eine wichtige Bedeutung zu

Der komplette Weg eines Dokumentes, von der Entstehung, über Speicherung und Archivierung bis zur Entsorgung, bedarf einer genauen Verfolgung, um eine Revisionssicherheit zu gewährleisten. Gerade in Zeiten der steigenden Flut an elektronischen Dokumenten bedeutet das für Unternehmen eine Mammutaufgabe, die viele Ressourcen einfordert. Für Entlastung sorgt der Rückgriff auf das PDF-Format zur Vereinheitlichung und das PDF/A Format zur Langzeitarchivierung.