Zur Basisdatenpflege von PDF-Dokumenten zählt die Bearbeitung der PDF-Metadaten sowie der Dokumenteninformationen. Beides kann vom Bearbeiter eines Dokuments editiert und angepasst werden. webPDF bietet die Möglichkeit, diese Basisdaten auch nachträglich zu bearbeiten.
Suchmaschinen wie Google, Yahoo und Bing sind wertvolle Lotsen im Internet-Dschungel. Deshalb haben Suchmaschinen und die entsprechende Optimierung des eigenen Web-Auftritts auch für Unternehmen eine wachsende Bedeutung. Das Ranking in der jeweiligen Suche ist stark abhängig von den verwendeten Stichworten und Themen - dies gilt sowohl für Webseiten als auch PDF-Dateien. Bei letzteren spielen Metadaten eine wichtige Rolle, diese werden ebenfalls berücksichtigt und bei der Darstellung der Suchergebnisse übernommen. Entsprechend sollte genau überlegt werden, welche Daten an dieser Stelle hinterlassen werden.