Verstärkte PDF-Nutzung durch Pandemie
Digitale Arbeitsprozesse und die dafür nötigen digitalen Tools waren in der Pandemie mehr gefragt denn je und haben den Einsatz des PDF-Formats sowie entsprechender PDF-Software deutlich beflügelt.
Aufgrund der Herausforderungen der Corona-Pandemie suchten die meisten Unternehmen digitale Lösungen, um papierlose Geschäftsprozesse umzusetzen. Viele mussten kurzfristig auf digitale Prozesse und Homeoffice umstellen oder bestehende analoge Abläufe anpassen. Der Bedarf an digitalen Lösungen stieg dadurch deutlich und die Nachfrage bleibt hoch.
Umfragen zeigen, dass die Arbeitsleistung durch die Pandemie oft weniger beeinträchtigt war als erwartet, obwohl viele Mitarbeitende ins Homeoffice wechseln mussten. Das lag vor allem daran, dass digitale Prozesse bereits vorhanden waren oder schnell eingeführt werden konnten. Viele Unternehmen haben daher seit Beginn von COVID-19 den Einsatz papierloser Geschäftsprozesse und von Dateiformaten wie PDF stark erhöht - und davon profitiert.
Immer weniger Unternehmen arbeiten heute noch papierbasiert. Online-Dokumente, PDF-Bearbeitung und E-Signatur-Lösungen waren schon vor der Pandemie im Aufwind und sind heute - neben Cloud-Lösungen - zentrale Voraussetzungen, um effizient zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Das papierlose Büro durch Corona beflügelt
Viele Behörden und Verwaltungen sowie Unternehmen stellen schrittweise auf digitale Arbeitsprozesse um. Gleichzeitig haben sich während der Pandemie zahlreiche digitale Angebote etabliert, sodass viele Prozesse kontaktarm und ortsunabhängig stattfinden können.
Online-Handel, Online-Meetings, Telefonberatung, Videosprechstunden, Online-Schulungen und digitale Terminvereinbarungen haben stark zugenommen. Die Pandemie hat die Arbeit zwar erschwert, gleichzeitig wurde dort erstaunlich produktiv weitergearbeitet, wo digitale Strukturen und Homeoffice bereits möglich waren.
Vorteile der PDF-Nutzung
Das PDF-Format wird immer dann bevorzugt eingesetzt, wenn Dokumente zuverlässig übertragen werden sollen. Neben der Übertragbarkeit bieten PDF-Dokumente Sicherheit, Flexibilität und die Möglichkeit elektronischer Unterschriften. PDFs sind kompakt, gut archivierbar und je nach Anwendungszweck in der Dateigröße optimierbar. Dadurch können sie weltweit schnell, verlustfrei und layouttreu versendet werden.
Mit dem Umstieg auf Homeoffice und flexiblere Arbeitsmodelle stieg auch die Nachfrage nach PDF-Bearbeitung und E-Signatur-Lösungen. Besonders in der Kommunikation mit Kunden ist effizientes Arbeiten mit PDF-Dokumenten entscheidend. In vielen Fällen lassen sich analoge Schritte vollständig ersetzen - bis hin zur digitalen Unterschrift.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Seit Beginn der Pandemie werden Dokumente häufiger auf mobilen Endgeräten gelesen und bearbeitet. Immer dann, wenn gemeinsamer Zugriff auf Informationen nötig ist und papierloses Arbeiten im Fokus steht, ist PDF besonders geeignet. PDF-Dateien bieten zudem Sicherheitsfunktionen zum Schutz vertraulicher Daten und zur Vermeidung ungewollter Änderungen.
Wie sieht modernes Arbeiten nach der Pandemie aus?
Mit dem Homeoffice rückte auch die Arbeit per Videokonferenz in den Mittelpunkt. Viele Unternehmen wollen diese Arbeitsweisen langfristig beibehalten und weiterentwickeln. Mobiles und flexibles Arbeiten ist längst nicht nur ein Pandemie-Effekt, sondern ein dauerhafter Trend.
Hybride Veranstaltungen, Fortbildungen, Konferenzen und Sitzungen sind inzwischen alltäglich. „Hybrid“ bedeutet die Kombination aus Online-/Video-Sitzungen und Präsenzveranstaltungen. Klassische Geschäftsreisen wurden in vielen Fällen durch Videokonferenzen ersetzt.
Insgesamt setzt sich der Trend zu Technologien und Lösungen durch, die Arbeiten flexibler machen. Dazu gehören neben Cloud-Lösungen insbesondere PDF- und E-Signatur-Lösungen.
Digitalisierungsschub durch die Corona-Krise - Studie der Bitkom
Laut einer repräsentativen Bitkom-Befragung wollen viele Unternehmen ihre Briefpost vollständig auf digitale Kommunikation umstellen. Dabei zeigt sich deutlich, dass das Digital Office für die Mehrheit der Unternehmen eine zentrale Rolle spielt.
Seit Beginn der Pandemie war die Digitalisierung ein entscheidender Faktor dafür, arbeitsfähig, produktiv und kommunikativ zu bleiben. Sie ist zugleich Voraussetzung für flexible Arbeitsmodelle.
Büro- und Verwaltungsprozesse, die digitalisiert wurden, halfen Unternehmen, die Herausforderungen der Pandemie besser zu bewältigen. Es zeigt sich: Zukunftsfähige Geschäftsprozesse laufen zunehmend digital.
Das Bitkom-Positionspapier zur Arbeitswelt nach Corona unterstreicht, dass vor allem jene Unternehmen den Betrieb stabil halten konnten, die schnell Homeoffice ermöglichten und kurzfristig neue Abläufe einführten. Dafür sind digitale Tools die Basis.
Die Bedeutung digitaler Lösungen und Formate wie PDF ist daher nicht zu unterschätzen - insbesondere dort, wo sichere digitale Zusammenarbeit und belastbare Infrastrukturen erforderlich sind.
Bitkom Publikationen zum Thema
https://www.bitkom.org/Themen/Corona/Homeoffice-in-Zeiten-der-Corona-Pandemie
https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Digitale-Arbeitswelt-nach-der-Corona-Krise